Файл эксель много весит что делать

Очистите рабочую книгу Excel, чтобы она использовала меньше памяти - Office

Статья
05/16/2022
Чтение занимает 7 мин
1 участник
Применяется к:

Excel 2016, Excel 2013

Были ли сведения на этой странице полезными?

Да Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку "Отправить", вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Симптомы

После обновления до Microsoft Office 2013/2016/Office 365 появляется один или несколько следующих симптомов:

Компьютер использует больше памяти, когда вы открываете несколько рабочих книг Microsoft Excel 2013, сохраняете их или выполняете вычисления в них.
Вы больше не можете открыть столько рабочих книг Excel в одном экземпляре, сколько было до обновления до Excel 2013/2016.
При вставке столбцов в рабочую книгу Excel возникает ошибка касательно доступной памяти.

При работе с электронной таблицей Excel появляется следующее сообщение об ошибке:

There isn't enough memory to complete this action. Try using less data or closing other applications. To increase memory availability, consider: - Using a 64-bit version of Microsoft Excel. - Adding memory to your device.

Причина

Начиная с Excel 2013, были внесены улучшения, которые требуют больше системных ресурсов, чем требовалось в предыдущих версиях. В этой статье определяются области в рабочих книгах Excel, которые используют много памяти, и описывается, как можно повысить эффективность работы с файлами рабочих книг.

Дополнительные сведения об изменениях, которые мы внесли в Excel 2013, см. в разделе Использование памяти в 32-разрядной версии Excel 2013.

Решение

Чтобы решить эту проблему, воспользуйтесь приведенными ниже способами в указанном порядке. Если один из этих способов не помогает, переходите к следующему способу.

Примечание

Многие рабочие книги Excel имеют ряд проблем, которые могут вызвать затруднения. После устранения этих проблем ваша рабочая книга будет работать более эффективно.

Дополнительная информация

Если ни один из этих методов не помог, вам следует рассмотреть возможность перехода на 64-разрядную версию Excel или разбить проблемную рабочую книгу на разные рабочие книги.

Как устранить ошибки "доступные ресурсы" в Excel

Excel: Как устранить сбои и проблемы "не отвечает" в рабочей книге Excel

Как уменьшить размер файла Excel

При работе с файлами Excel, может сложиться ситуация, когда файл неожиданно стал весить непростительно много мегабайт, в этой статье мы рассмотрим основные методы, как возможно уменьшить размер файла Excel.

Способ 1. Удаление лишних строк в Excel

Итак, у нас есть файл из нескольких строк, который вдруг начал тормозить и весить десятки мегабайт. Самая распространенная причина – это лишние строки. Формат файла Excel устроен таким образом, что он сохраняет информацию о всех ячейках, в которых есть какие либо данные, в том числе информация о форматировании ячейки.

Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+End, что бы переместиться в конец области с данными. Если вы переместились на строку, в которой нет нужной вам информации, то их можно удалить.

Для этого выделите строку, кликнув на ее номер левой клавишей мышки:

Далее нажмите клавишу Shift и удерживая ее, кликните на номер строки, находящейся сразу под вашей таблицей. Таким образом вы выделите лишний диапазон строк, которые нужно удалить:

Далее нажмите правой кнопкой мыши в любом месте выделенного диапазона и выберите команду «Удалить».

Теперь сохраните файл, его размер должен значительно уменьшится.

Способ 2. Удаление скрытых имен в Excel

Еще одной причиной излишнего размера файла, является наличие скрытых имен. Обычно это происходит, когда вы копируете лист из другого файла, где они уже есть, таким образом они копируются в ваш файл.

Что бы удалить скрытые имена, вам понадобится следующий макрос:

Sub DeleteHiddenNames()
Dim n As Name
Dim Count As Integer
On Error Resume Next
For Each n In ActiveWorkbook.Names
    If Not n.Visible Then
    n.Delete
    Count = Count + 1
    End If
Next n
MsgBox "Скрытые имена в количестве " & Count & " удалены"
End Sub

Запустите его и подождите выполнения. После этого сохраните файл и оцените результат.
Если вы не умеете работать с макросами, то прочитайте нашу статью «Как удалить скрытые имена в Excel», в ней все подробно описано.

Способ 3. Удаление лишних стилей в Excel

Как и в случае со скрытыми именами, при копировании листов из других файлов, в ваш файл могут попасть стили, которые вы не используете, но они увеличивают размер файла.

Для того, чтобы их удалить воспользуйтесь следующим макросом:

Sub StyleKiller()
Dim N As Long, i As Long
With ActiveWorkbook
    N = .Styles.Count
    For i = N To 1 Step -1
        If Not .Styles(i).BuiltIn Then .Styles(i).Delete
    Next i
End With
MsgBox ("Лишние стили удалены")
End Sub

Запустите его, дождитесь окончания выполнения, сохраните файл.Если вы не знакомы с макросами, то прочитайте нашу статью «Как удалить лишние стили в Excel», в ней мы подробно описали, что надо делать.

Способ 4. Уменьшение размера рисунка в Excel

Вы вставили рисунок в Excel и файл неожиданно стал весить слишком много. Это можно исправить изменением этого рисунка.

Для этого нажмите на рисунок, далее на вкладке «Формат» выберите команду «Сжать рисунки»:

В открывшемся диалоговом окне выберите то качество рисунка, которое подходит для вашей задачи. Чем ниже качество, тем меньше будет весить рисунок:

Это были основные способы, при помощи которых можно уменьшить размер файла Excel.

Как сжать файл эксель для отправки

Уменьшение размера файла в Microsoft Excel

Смотрите также худеет после сжатия больше метра. бы один из размер фотографии в основе одного диапазона (если его не давно устарел и открыть исходный документ, выберите рисунки, к (150 пикселей на не будет доступен можно будет сделать многие сторонние программы, уместными: границы, числовые шрифтов, границ, числовых большой разрыв междуПри работе в Экселе с 344 доУменьшил рисунок. Сжал размеров (длину/ширину) равными excel изменил, но данных, то сократить видно, то выберите имел много неприятных просто щелкнув архив. которым необходимо применить дюйм)

в меню "Файл". с документами xlsx

Процедура уменьшения размера книги

которые не умеют форматы и т.д. форматов, но в фактическим рабочим диапазоном некоторые таблицы достигают 49,5 кил, то рисунок. Книга стала 0: в файле данные размер файла здорово в меню недостатков (большой размер,Если презентация содержит аудио-или сжатие.

Способ 1: уменьшение рабочего диапазона

. Чтобы использовать параметр или xls, но обрабатывать более поздниеВышеописанные действия помогут существенно первую очередь это и тем, который довольно внушительного размера. не худеет... весить 30 кило.Sub Draws_0D_Select() 'выбор о нём хранятся помогает метод, когдаView - Project Explorer непрозрачность внутренней структуры видеофайлы, можно уменьшитьПерейдите на вкладкуОтправки в сообщении электронной "Уменьшить размер файла", не с xlsb. варианты документов Excel. уменьшить размер книги касается заливки ячеек за него принимает

Это приводит кТак что, послеsubtlety объектов с нулевыми как о большой все сводные таблицы) данных, легкую повреждаемость эти размер файловФормат рисунка почты сохраните документ в Но, если выНужно отметить, что книга Excel и ускорить различными цветами. Так Excel, бывает довольно тому, что размер обработки рисунков по
: Я было удивился размерами картинке, соответственно получается, после первой строятсяудалите все модули и и т.д.) мультимедиа, чтобы уменьшитьи нажмите кнопкуВыберите вариант новом формате DOCX. не планируете перенос с расширением xls работу в ней. что перед тем, редко, и мы документа увеличивается, иногда одному вес файла таким диаметрально противоположнымDim oDraw As что прайс занимает на основе уже все формы (правойНачиная с верии Excel общий размер файла.СжатьДля электронной почты (96Во всплывающем меню данных ни в имеет гораздо больший Но лучше изначально как дополнительно отформатировать взяли такое большое достигая даже десятка получается уже нормальным

мнениям по такому Shape очень много места созданного для первой кнопкой мыши - 2007 Microsoft ввела Выполните действия, указанные. пикселей на дюйм)Качество рисунка какую-то стороннюю программу, размер, чем современный использовать форматирование только файл, нужно дважды
количество строк для мегабайт и более. что ли? простому вопросу.For Each oDraw (в этом можно таблицы кэша. ВRemove новые форматы сохранения в сжатие файловВо всплывающем меню.выполните одно из
то смело можете её аналог формата там, где оно подумать, а обязательно наглядности. Хотя, иногда Увеличение веса книгиИли не всегда?Сейчас разобрался. Описанная In ActiveSheet.DrawingObjects.ShapeRange удостовериться, если на Excel 2000-2003 это- дальше в

файлов, использование которых мультимедиа в презентации.Качество рисункаСохранения текущего разрешения с следующих действий: сохранять документ в xlsx, который в по-настоящему уместно и ли стоит это бывают даже случаи, Excel приводит не (тогда я ещё
Вами, Alex, схемаIf oDraw.Width = картинке нажать правой делается выбором переключателя окне с вопросом заметно облегчает жизньЕсли в один прекрасныйвыполните одно из минимальными изменениями вЦель сжатия рисунков формате xlsb. Это нынешнее время Эксель необходимо, чем потом
делать или без когда рабочей областью только к увеличению больше склоняюсь к отлично работает в 0 Or oDraw.Height
кнопкой мыши "размер на первом шаге о экспорте перед и - ваши момент вы осознаете, следующих действий: изображенииНеобходимые действия позволит вам уменьшить использует, как главный. тратить время на данной процедуры можно считается вся площадь
занимаемого им места достаточно распространенному в 2003 и 2010. = 0 Then и свойства"/"размер"/"сброс" - Мастера сводных таблиц удалением - файлы: что ваш основнойЦель сжатия рисунковВыберите вариантПечати размер документа и В первую очередь, оптимизацию документа. легко обойтись. листа. на жестком диске, сети мнению, что В 2007 через oDraw.Select (False) она сразу становиться при построении:NoXLSX - по сути рабочий файл в

Необходимые действияСохранить текущее разрешениеВыберите вариант увеличит скорость работы это связано сУрок: Форматирование таблиц вОсобенно это касается книг,Для того, чтобы устранить

Способ 2: устранение избыточного форматирования

но, что ещё Офис-2007 - это раз. (Удивительно ноNext первоначального размера). КакВ Excel 2007-2016 кнопку): является зазипованным XML. Excel разбух доПечати.Для печати (220 пикселей в нем. тем, что файлы Экселе содержащих большое количество эту проблему, нужно более важно, к выкидыш Микрософта)

факт! Сейчас специальноEnd Sub можно сделать, чтобыМастера сводных таблицТакже код может содержаться Размер файлов в нескольких десятков мегабайтВыберите вариантСовет: на дюйм)Процедура сохранения файла в xlsx, по сути,В некоторых документах очень информации, которые сами удалить все строки, замедлению скорости выполненияЕсли обработка по

несколько раз прогонялНу а уж картинки занимали стольконужно добавлять на в модулях листов таком формате по и во времяДля печати (220 пикселей Если вы обрезали какие-то. расширении xlsb аналогична являются сжатыми архивами. большое количество ссылок, по себе уже начиная от первой различных действий и одному помогает, то цепочку) с найденными и

же места, насколько панель вручную - - проверьте их сравнению с Excel открытия файла можно на дюйм) из изображений, тоПросмотра на экране той, какую мы Поэтому, если вы откуда подтягиваются значения. имеют немалый размер. пустой и до процессов в ней. запишите макрорекордером такуюА я изначально выделенными объектами можете

они отображаются в на ленте такой тоже. Также можно 2003 меньше, в смело успеть налить. размер файла можноВыберите вариант проделывали для расширения используете расширение xls, Это тоже может Добавление форматирования в самого конца листа. Попросту говоря, при
обработку и пройдитесь пытался ужать картинки делать что угодно самой ячейке? Отдельно команды нет. Для просто сохранить файл среднем, в 5-7 себе кофе, тоПросмотра на экране дополнительно уменьшить, установивДля просмотра на экране xlsx. Во вкладке но желаете уменьшить серьезно тормозить скорость книгу может увеличить Для этого выделяем работе с таким
процедурой в цикле именно в 2007, :) обрабатывать изображение в
этого щелкните по в формате XLSX раз. попробуйте пробежаться поВыберите вариант флажок (150 пикселей на«Файл» вес книги, то работы в них. её вес даже первую ячейку, которая документом программа Excel по всем картинкам т.к. мне кажется,
Guest графической программе, а панели быстрого доступа
без поддержки макросовXLSM - то же описанным ниже пунктамДля просмотра на экранеУдалить обрезанные области рисунков

дюйм)кликаем по пункту это можно сделать Особенно сильно на в несколько раз. находится сразу же начинает тормозить. Поэтому всех страниц книги. что проблему с: Я макросами никогда потом вставлять в

правой кнопкой мыши - все макросы

Способ 3: удаление ссылок

самое, но с - возможно один (150 пикселей на..«Сохранить как…» просто пересохранив её этот показать влияют Поэтому нужно выбрать под таблицей, и актуальным становится вопросНу, ладно, новичок сохранением исходных размеров не пользовался. Можете excel - очень и выберите и формы умрут поддержкой макросов. или несколько из дюйм)Сжатие выделенного рисункаОтправки в сообщении электронной. В открывшемся окне в формате xlsx. внешние ссылки на «золотую» середину между набираем сочетание клавиш

оптимизации и сокращения mutabor99, а уж я как-то решил подсказать, как его муторно и долго.Настройка панели быстрого доступа автоматически. Также можноXLSB - двоичный формат, них укоротят вашего.Нажмите и удерживайте клавишу

почты сохранения в полеДля конвертирования документа из другие книги, хотя наглядностью представления информации
Ctrl+Shift+стрелка вниз размеров подобных книг. Вы, subtlety, наверное именно в нем. применить (поэтапно) илиGuest (Customize Quick Access воспользоваться инструментом Очистить т.е. по сути "переростка" до вменяемыхОтправки в сообщении электронной SHIFT, после чегоВыберите вариант«Тип файла» формата xls в
и внутренние ссылки в документе и. Давайте разберемся, как

это сумеете сделать?Так что ТС где я могу: Toolbar) книгу от макросов - что-то вроде размеров и разгонят почты выберите рисунки, к

Способ 4: изменения формата

Для электронной почты (96нужно выбрать вариант формат xlsx переходим тоже негативно отражаются размером файла, применятьКак видим, после этого можно уменьшить размерЯ, конечно, попробую, на заметку: если подробно прочесть это?

Guestи затем найдите из надстройки PLEX. скомпилированного XML. Обычно его "тормоза" :)Выберите вариант которым необходимо применить пикселей на дюйм)«Двоичная книга Excel (*.xlsb)» во вкладку на быстродействии. Если форматирование только там, были выделены все файла в Экселе. но у меня у Вас 2007v__step: Я читал эту в полном спискеЕсли в вашем файле в 1.5-2 разаЕсли ваша таблица занимаетДля электронной почты (96 сжатие... Затем щелкаем по«Файл» источник, откуда ссылка где оно действительно

элементы первого столбца,Скачать последнюю версию 2003-й, поэтому может Excel попробуйте поиграться: Потому что действуют статью. К сожалению, команд кнопку используются именованные диапазоны меньше, чем XLSX. 5 на 5 пикселей на дюйм)Перейдите на вкладкуСохранения текущего разрешения с кнопке. берет информацию, не необходимо. начиная от указанной Excel не дать ожидаемых

с настройками. порознь. Раз на это особого результатаМастер сводных таблиц (PivotTable (особенно с формулами, Единственный минус: нет
ячеек, то это.Формат рисунка минимальными изменениями в«Сохранить»В открывшемся окне сразу является постоянно обновляемым,Ещё одним фактором, связанным ячейки и доОптимизировать разросшийся файл следует вами результатов на
По-моему, сжатие отрабатывает эту тему есть не даёт. До and PivotChart Wizard) динамические или получаемые совместимости с другими отнюдь не означает,Сохранения текущего разрешения си нажмите кнопку изображении. обращаем внимание на то есть, смысл с форматированием, утяжеляющим конца таблицы. Затем сразу по нескольким 2007-ом. корректно при поставленной серьезные коммерческие программы, изменений файл excel: при фильтрации), то приложениями кроме Excel, что Excel запоминает
минимальными изменениями вСжатьВыберите вариантСмотрим на вес документа раздел заменить ссылочные адреса вес, является то, щелкаем по содержимому направлениям. Многие пользователиGuest галке "Применять только значит её надо занимал 44 Мб,Если в вашем файле имеет смысл от но зато размер при сохранении этого изображении

.Сохранить текущее разрешение в разделе«Сведения» в ячейках на что некоторые пользователи правой кнопкой мыши. не догадываются, но: Размер фала меняется к выделенным рисункам" решать коллективом единомышленников после 41 Мб. включен общий доступ них отказаться в - минимален. файла только 25Выберите вариантВо всплывающем меню.«Сведения», где указано, что обычные значения. Это предпочитают отформатировать ячейки В открывшемся контекстном зачастую книга Excel с 45 доmutabor99Красивая идея -

Конвертировал в PDF на вкладке пользу экономии размераВывод: всегда и ячеек с данными.Сохранить текущее разрешениеКачество рисункаСовет:. Как видим, он в настоящее время способно увеличить скорость «с запасом». То меню выбираем пункт содержит много ненужной 41 Мб вне: Спасибо, почитаю проверить размер объектов размер снизился доРецензирование - Доступ к книги. Посмотреть список везде, где можно, Если вы в.выполните одно из Если вы обрезали какие-то уменьшился ещё больше вес документа составляет

работы с документом. есть, они форматируют«Удалить» информации. Когда файл зависимости обрабатываю яmutabor99subtlety 1,2 Мб. Понятно, книге (Review - имеющихся диапазонов можно переходите от старого прошлом использовали какие-либоСовет: следующих действий: из изображений, то и теперь составляет 40 Кбайт. Далее

Посмотреть, ссылка или не только саму. небольшой на это каждую картинку отдельно: У меня office: Alex_ST, проблема именно

что PDF и Share Workbook) нажав формата XLS (возможно, ячейки на этом Если вы обрезали какие-тоЦель сжатия рисунков размер файла можно всего 11,6 Кбайт. щелкаем по наименованию значение находится в таблицу, но иМногие пользователи пытаются произвести никто особого внимания или же все 2010. Картинок в в картинках. XLSX это разные, то внутри вашегоCtrl+F3 доставшегося вам "по листе, то они из изображений, то

Необходимые действия

lumpics.ru⁪>

Уменьшение размера файла в Office для Mac

 дополнительно уменьшить, установивПодводя общие итоги, можно«Сохранить как…» конкретной ячейке, можно диапазон, который находится удаление, нажав на не обращает, но сразу. После того, файле очень много.Напоминаю: вещи, но всё файла Excel наили открыв окно наследству" от предыдущих автоматически включаются в размер файла можноПечати флажок сказать, что если. в строке формул под ней, иногда

кнопку если документ стал как сделал сжатие, Применял сжатие ко"Они высокого качества. же, размеры изображения специальном скрытом листеДиспетчера имен (Name Manager) сотрудников) к новым используемый диапазон (так дополнительно уменьшить, установивВыберите вариантУдалить обрезанные области рисунков вы работает сОткрывается окно сохранения. При после выделения элемента. даже до концаDelete

громоздким, нужно оптимизировать проверил одну и всем файлам. Сохранял, Чтобы уместить их зрительно остались теми начинает сохраняться всяна вкладке форматам.

Word

называемый Used Range), флажок

Для печати (220 пикселей

. файлом в формате желании можно перейтиВыделяем область, в которой листа, с расчетом

на клавиатуре, но его по всем ту же картинку открывал файл, картинки в ячейку, размер же, а вот история изменений документа:Формулы (Formulas)Сложное многоцветное форматирование, само-собой, который и запоминается
Удалить обрезанные области рисунков на дюйм)Сжатие выделенного рисунка xls, то наиболее

в нем в	содержатся ссылки. Находясь
на то, что,	это не правильно. возможным параметрам. сколько она занимает очень сильно теряли
фотографии в excel	размер файла, за кто, когда и: негативно отражается на при сохранении книги.
..	Выберите рисунок, который вы эффективным способом уменьшить новую директорию, но во вкладке
когда в таблицу Данное действие очищаетРабочий диапазон – это	в исходном файле в пикселях (растягивал изменил, но в

 счёт снижения параметров как менял ячейкиТакже вычищайте именованные диапазоны размере вашего файла. Проблема в том,ЩелкнитеПросмотра на экране хотите сжать.

 его размер является

большинству пользователей удобнее«Главная»
будут добавляться новые содержимое ячеек, но та область, действия и в сжатом изображение и мелкие

файле данные о изображения, снизился. И всех листов. По с ошибками (их А условное форматирование что при очисткеТолько к выделенным рисункамВыберите вариантПерейдите на вкладку
пересохранение в современных хранить новый документ, щелкаем по кнопке строки, не нужно

не удаляет их	в которой запоминает
- получилось 344	детали уже были нём хранятся как нужен именно XLSX. умолчанию, такой журнал
можно быстро отобрать	еще и ощутимо используемых ячеек Excel.Для просмотра на экранеФормат рисунка
форматах xlsx или там же, где	«Копировать» будет каждый раз сами. Поэтому в Excel. При пересчете
и 49,5. Картинки не видны), но о большой картинке"	Alex_ST сохраняет данные изменений с помощью кнопки

 замедляет его работу, далеко не всегдаОбрезка рисунка (150 пикселей наи нажмите кнопку xlsb. Если же и исходник. Наименованиекоторая расположена на
форматировать их снова. нашем случае оно документа программа пересчитывает

Дополнительные материалы

все однотипные (копировались

PowerPoint

однако, после всегоДело действительно в

: А сжатие рисунков

за последние 30Фильтр т.к. заставляет Excel автоматически исключает ихПримечание:
дюйм)Сжать вы уже используете книги при желании

ленте в группе	Но неизвестно, когда именно
не поможет.	все ячейки рабочей с одного и этого разница в этом (см вложение).
не помогает?	дней, т.е. прив правом верхнем пересчитывать условия и из используемого диапазона,Мы стараемся как
..	данные расширения файлов, можно сменить в настроек будут добавляться новые
После того, как мы области. Но она того же каталога,	размере составила всего Я как-то с(скриншот для 2003-его

 активной работе с углу этого окна) обновлять форматирование при т.е. начинает запоминать можно оперативнее обеспечиватьОтправки в сообщении электроннойЕсли документ сохранен в то для уменьшения

 поле «Имя файла»,

«Буфер обмена» строки и как выбрали пункт не всегда соответствует поэтому, полагаю, что
лишь 3 Мб этим боролся, не в аттаче) Прикрепленные файлом, может запросто - они вам
каждом чихе. в файле больше вас актуальными справочными почты

более старом формате	их веса следует
хотя и не	. много их добавится,«Удалить…» тому диапазону, в
разница у всех	(изначально 44 Мб, помню как... Прикрепленные файлы post_325762.gif (15.18 занимать несколько мегабайт. точно не пригодятся.
Оставьте только самое необходимое, данных, чем реально	материалами на вашемВыберите вариант DOC, то кнопка правильно настроить рабочую
обязательно. Самым важнымВ качестве альтернативы после а таким предварительным	в контекстном меню, котором действительно работает будет одинаковая). Я

 после 41 Мб) файлы post_325813.PNG (34.44 КБ)Мораль: не используйте общийЕсли речь идет о не изощряйтесь. Особенно имеется. языке. Эта страница
Для электронной почты (96 "Сжатие" не будет область, убрать избыточное

Дополнительные материалы

в данной процедуре

Excel

выделения диапазона можно форматированием вы утяжелите

 открывается небольшое окошко

пользователь. Например, нечаянно с удовольствием выложилsubtlety КБ)Guest
доступ без необходимости фотографиях, добавленных в в тех таблицах,Проверить это просто –

переведена автоматически, поэтому	пикселей на дюйм)
доступна в меню	форматирование и ненужные является выставить в использовать сочетание горячих файл уже прямо
удаления ячеек. Выставляем	поставленный пробел далеко бы файл в: Сколько весит однаAlex_ST: В ссылке, которую
или сократите количество книгу (особенно когда	которые кроме вас нажмите на клавиатуре ее текст может.
"Формат рисунка". Чтобы ссылки. Наибольшую отдачу поле	клавиш сейчас, что отрицательно в нем переключатель

 внизу от таблицы файлообменник чтобы Вы несжатая картинка (или: mutabor99 (если, конечно выслали выше - дней хранения данных их много, например никто не видит.

 сочетание клавиш

содержать неточности иСохранения текущего разрешения с использовать возможности сжатия, вы получите, если«Тип файла»
Ctrl+C. также скажется и в позицию расширит размер рабочего помогли мне разобраться.
файл xl с я с вами о сжатии рассказывается. журнала, используя вторую

в каталоге продукции),	Для удаления только
Ctrl+End	грамматические ошибки. Для минимальными изменениями в сохраните документ в произведете все эти
значение	После того, как скопировали на скорости работы«Строку» диапазона до того Напомню, использую office
одной несжатой картинкой)? продолжаю общаться :)	Я применял сжатие, вкладку то они, само-собой, форматов (без потери
и посмотрите куда нас важно, чтобы изображении	новом формате DOCX. действия в комплексе,«Книга Excel (.xlsx)»

 данные, не снимаем с данным документом.и щелкаем по элемента, где этот 2010.Сколько весит одна ) но это особых
Подробнее (Advanced) увеличивают размер файла. содержимого!) выделите ячейки

Дополнительные материалы

переместится активная ячейка.

support.office.com⁪>

Сжатие файла

 эта статья былаВыберите вариантВо всплывающем меню а не ограничитесь. После этого можно выделения с области, Поэтому, если вы кнопке пробел находится. Получается,Alex_ST сжатая картинка (илипро макросы почитайте изменений не сделало.в окне Советую сжимать их, и выберите в Если она прыгнет вам полезна. ПросимСохранить текущее разрешениеКачество рисунка только одним вариантом. жать на кнопку

а кликаем по и применили форматирование«OK» что Эксель при: Попробовал записать сжатие файл xl с у Дмитрия (The_Prist)Alex_STДоступ к книге уменьшая разрешение до выпадающем списке на фактическую последнюю вас уделить пару

Сжатие презентации в проводнике

.выполните одно изАвтор: Максим Тютюшев«OK» ней правой кнопкой
- к пустым ячейкам,
  . пересчете каждый раз
- картинки... Макрорекордер не одной сжатой картинкой)? здесь для начала: Ну, если сжатие. Там можно найти 96-150 точек наОчистить - Очистить форматы ячейку с данными секунд и сообщить,Совет: следующих действий:Примечание:в нижней части мыши. Производится запуск не входящим вВсе строки выделенного диапазона
будет обрабатывать кучу записал ничего :(
Проведите эти эксперименты, хватит и того, рисунков не помогло, параметр дюйм. На экране (Clear - Clear на листе –

помогла ли она Если вы обрезали какие-тоЦель сжатия рисунковМы стараемся как
окна. контекстного меню. В таблицу, то его были удалены. Обязательно

Сжатие файлов мультимедиа в презентациях

пустых ячеек. Посмотрим,В методах шэйпов это не долго. что написано в то дело, наверное,Хранить журнал изменений в по качеству это Formats)

support.office.com⁪>

Как уменьшить размер файла и ускорить его

отлично. А если вам, с помощью из изображений, тоНеобходимые действия можно оперативнее обеспечиватьПосле того, как сохранение нем в блоке обязательно следует убрать. пересохраняем книгу, нажав как можно устранить тоже ничего неКак видите, Alex_ST разделе "Основные понятия" не в рисунках. течение N дней совершенно не чувствуется,на вкладке вдруг ускачет сильно

Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно

кнопок внизу страницы. размер файла можноПечати вас актуальными справочными произведено, перейдем в«Параметры вставки»Прежде всего, нужно выделить на иконку дискеты данную проблему на нашёл. добился значительного прогресса:Alex_STА если удалить (Keep change history а размер файлаГлавная (Home) правее и/или ниже Для удобства также дополнительно уменьшить, установивВыберите вариант материалами на вашем разделнужно произвести щелчок все ячейки, которые в левом верхнем примере конкретной таблицы.Так что я

1 мб -->: subtlety, все рисунки, файл for N days) уменьшает в разы.: "в пустоту" – приводим ссылку на флажокДля печати (220 пикселей языке. Эта страница«Сведения» по значку расположены ниже диапазона углу окна.Вначале взглянем на её пас. 30 кб (больше,

и что, разве "похудеет" до нормальных

или совсем отключить Для сжатия воспользуйтесь
Особенно "загружают" файл отформатированные дело плохо: все оригинал (на английскомУдалить обрезанные области рисунков на дюйм)
переведена автоматически, поэтомувкладки«Значения» с данными. ДляТеперь посмотрим, как это вес перед оптимизацией,subtlety чем в 30 такие картинки не размеров? его:
кнопкойцеликом
эти ненужные пустые языке) ... ее текст может«Файл». Он имеет вид этого кликаем по нам помогло. Выделяем чтобы сравнить каковым: "Я с удовольствием
раз) удаётся сжать стандартнымиЕсли нет, то

Про эту пакость яСжать рисунки (Compress pictures)строки и столбцы. ячейки Excel тожеДля отправки презентации PowerPoint

Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB

ЩелкнитеПросмотра на экране содержать неточности и, чтобы посмотреть, насколько пиктограммы с изображенными номеру первой пустой любую ячейку таблицы он будет после выложил бы файлСоветую попробовать режим способами (как я ему надо на уже подробно писална вкладке Т.к. размер листа

запоминает внутри файла. другим людям лучшеТолько к выделенным рисункамВыберите вариант грамматические ошибки. Для уменьшился вес. Как цифрами.

строки на вертикальной и набираем сочетание выполнения процедуры. Это в файлообменник чтобы "Применять только к показывал в 9:40) "фитнесс". ранее в статье
Формат (Format) в последних версияхЛечится это, тем не
максимально уменьшить размер.Для просмотра на экране нас важно, чтобы видим, он теперьПосле этого все ссылки панели координат. Выделяется клавиш можно сделать, переместившись Вы помогли мне выделенным рисункам"

?Это много раз о том, как: Excel сильно увеличен менее, достаточно легко: файла. Вы можетеОбрезка рисунка

Проблема 3. Избыточное форматирование

(150 пикселей на эта статья была составляет 13,5 Кбайт в выделенной области вся строчка. ПослеCtrl+End во вкладку разобраться."mutabor99А нафига тогда

уже обсуждалось, но победить ошибку "СлишкомКроме видимых картинок на (>1 млн. строкВыделите первую пустую строку сжать презентацию безВыполните одно из указанных дюйм) вам полезна. Просим против 40 Кбайт будут заменены статистическими этого применяем уже. Как видим, Excel«Файл»Кто бы сомневался: Попробовал применить сжатие

мелко-мягкие это сжатие так универсальную надстройку много форматов ячеек". листе могут содержаться и >16 тыс. под вашей таблицей потери качества, поместив ниже действий.. вас уделить пару до проведения процедуры значениями. знакомую нам комбинацию выделил последнюю ячейку. Переходим в раздел (=. Выкладывайте, посмотрим. к каждому изображению придумали? "фитнес-клуб" никто пока Суть, если кратко, и невидимые изображения столбцов), то для

Нажмите сочетание клавиш ее в ZIP-папкуСжатие всех рисунковОтправки в сообщении электронной секунд и сообщить, конвертирования. То есть,Но нужно помнить, что горячих клавиш таблицы, а это«Сведения»

Пока что все отдельно, а неsubtlety и не допилил… в том, что (рисунки, фотографии, автофигуры). запоминания и обрабокиCtrl+Shift+стрелка вниз в Windows. КромеВ меню

Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA

почты помогла ли она одно только сохранение этот вариант оптимизацииCtrl+Shift+стрелка вниз значит, что именно. В правой части

выглядит будто функция обработать все сразу: Нет.Основы фитнеса:
если вы разворачиваете Чтобы увидеть их, подобного форматирования нужно– выделятся все того, можно сжатьФайл
Выберите вариант вам, с помощью в современном формате книги Excel не. она теперь является открывшегося окна указаны сжатия на 1 - результат такойНафига придумывали, не

1. Очень жиреют на вкладке выделите любую картинку много ресурсов. В пустые строки до файлы мультимедиа, используемыенажмите кнопкуДля электронной почты (96 кнопок внизу страницы. позволило сжать книгу всегда приемлем. ЕгоПосле этого весь диапазон последним элементом рабочей

Проблема 5. Именованные диапазоны

основные свойства книги. рисунке отрабатывает корректно, же. Файл занимает знаю. Но в файлы общего доступа.Главная и на вкладке Excel 2013-2016, кстати, конца листа. в презентации, чтобыУменьшить размер файла пикселей на дюйм) Для удобства также почти в три можно применять только строк ниже части области листа.

Первым же пунктом а на 124 41 Мб. этом случае оно Для похудения такихсписокФормат (Format) появилась надстройкаУдалите их, нажав на

Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры

уменьшить их размер.. приводим ссылку на раза. тогда, когда данные таблицы, заполненной данными,Теперь перемещаемся в раздел свойств является размер сбоит.Взял для сравнения неэффективно. Информация о файлов достаточно отменить,Стили ячеек (Home -нажмите кнопкуInquire клавиатуре и облегчить отправку.Во всплывающем менюСохранения текущего разрешения с оригинал (на английском

Кроме того, в Экселе из первоисточника не будит выделен. Находясь«Сведения» документа. Как видим,"Попробовал записать сжатие одну и ту исходных размерах файла а потом опять Cell Styles)Область выделения (Selection Pane)

, которая содержит инструментCtrl+знак минусОткройте проводник в WindowsКачество рисунка

минимальными изменениями в языке) . существует ещё один являются динамическими, то во вкладкевкладки в нашем случае картинки... Макрорекордер не

Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц

же картинку в сохраняется. дать общий доступ.и видите там. для быстрого избавленияили выбрав на 7, Windows 8,выполните одно из изображенииВы можете уменьшить размер современный формат xlsb есть, не изменятся«Главная»«Файл» он составляет 56,5 записал ничего :(" файле эксель безsubtlety Файл при этом очень много непонятныхДля удаления вообще всех от подобных излишеств

вкладке Windows 8.1 или Windows следующих действий:Выберите вариант файлов и сэкономить или двоичная книга. со временем.кликаем по значку, чтобы узнать насколько килобайт.Это давно известно: обработки и с: Хмм, в 2003 пересохранится (а иначе и ненужных стилей, графических объектов на

- кнопкуГлавная – Удалить – 10 одним изЦель сжатия рисунковСохранить текущее разрешение пространство на диске В нем документЕщё одним способом существенно«Очистить» сократился вес нашегоПрежде всего, следует выяснить,subtlety обработкой (сжатием). Без решения, видимо, не общий доступ ни то это плохо текущем листе можноУдалить избыточное форматирование (Clean Удалить строки с

Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом

следующих способов:Необходимые действия. с помощью сжатия сохраняется в бинарной сократить размер файла, который расположен на документа. Как видим, насколько реальная рабочая: Кстати, прежде, чем обработки изображение занимает существовало: дать, ни взять) - и для использовать простой макрос: Excess Cell Formatting) листа (Home –Нажмите клавишиПечатиСовет: рисунков в документе.

кодировке. Эти файлы является изменение его ленте в блоке он теперь составляет область листа отличается заливать файл, попробуйте 344 Кб, сAlex_ST и похудеет. размера вашего файлаSub Delete_All_Pictures() 'макрос: Delete – Delete+E (в WindowsВыберите вариант Если вы обрезали какие-то Параметры сжатия уменьшают

Проблема 9. Много мусорных стилей

весят ещё меньше, формата. Этот способ, инструментов 32,5 Кбайт. Напомним, от той, которая пункт "Удаление всех обработкой 49,5 Кб.: subtlety,2. Уменьшить в Excel и для для удаления всехОна мгновенно удаляет все rows) 8).Для печати (220 пикселей из изображений, то как размер файл, чем книги в наверное, больше всех«Редактирование» что до проведения действительно нужна пользователю.

данных о редактированииsubtletyсейчас проверил. файле число формул

Проблема 10. Много примечаний

его быстродействия. картинок на текущем излишнее форматирование до.Щелкните правой кнопкой мыши на дюйм) размер файла можно так и размеры формате xlsx. К остальных помогает сжать. Открывается небольшое меню. процедуры оптимизации его Это сделать довольно рисунка" из ссылки: Выигрыш с однойВсё правильно они вне рабочей области.Удалить ненужные стили можно листе Dim objPic конца листа, оставляяПовторите то же самое

planetaexcel.ru⁪>

Как уменьшить размер excel файла, если картинки в нём уменьшены?

 кнопку. дополнительно уменьшить, установив рисунков, в зависимости тому же, язык, книгу, хотя и Выбираем в нем размер составлял 56,5 просто. Становимся в выше. картинки: сделали.3. При удалении с помощью макроса As Shape For его только внутри со столбцами.ПускПросмотра на экране флажок от того, как на котором они выше представленными вариантами позицию Кб. Таким образом, любую ячейку таблицыА именно:344-45.5=294.5~300.Размер-то рисунка остаётся строк/столбцов имевшимися в

 или готовой команды Each objPic In

 ваших таблиц иПовторите все вышеописанные процедурыи выберите командуВыберите вариантУдалить обрезанные области рисунков планируется использовать изображение, записаны, ближе всего тоже нужно пользоваться«Очистить форматы» он был уменьшен и набираем комбинациюОткройте вкладку Файл.Файл похудел всего прежним, а вот них рисунки не из надстройки PLEX. ActiveSheet.Shapes objPic.Delete Next никак не повреждая на каждом листе,Открыть проводникДля просмотра на экране

. например для просмотра для программы Excel.
в комплексе.. более чем в клавиш

В разделе Справка на 3 мб. разрешение урезается. Соответственно удаляются, а становятсяПримечания к ячейкам, конечно, objPic End Sub ваши данные. Причем

 где при нажатии(Windows 7) или (150 пикселей наЩелкните на экране или
Поэтому она работаетВ Экселе существуют несколькоПосле этого действия во 1,7 раза. Но
Ctrl+End выберите элемент Параметры,Т.е. рисунков всего
и вес снижается нулевой высоты или не самый вредныйПо-умолчанию Excel сохраняет данные может это сделать
на
Проводник дюйм)Только к выделенным рисункам в сообщении электронной с такими книгами «родных» форматов файлов всех ячейках выделенного в данном случае. Excel тут же а затем — 10?
(ну, по крайней ширины и потому момент из всех
для расчета сводной даже для всехCtrl+End(.. почты. Сжать можно быстрее, чем с – xls, xlsx,
диапазона форматирование будет главным достижением является перемещается к последней Дополнительно.Здесь явно какое-то мере должен снижаться). - невидимы. Но перечисленных. Но некоторые таблицы (pivot cache) листов книги сразу.
активная ячейка перемещается,Отправки в сообщении электроннойОбрезка рисунка все рисунки в

 любым другим расширением. xlsm, xlsb. Формат удалено. даже не сокращение ячейке, которую программаРядом с разделом несоответствие...Вот попробуйте сами
весят они от файлы могут содержать внутри файла. Можно
Если вы не видите не на фактическую
и Windows 10). почты
Выполните одно из указанных файле или только При этом книга xls являлся базовым
Таким же образом можно
веса файла, а

считает конечным элементом Размер и качествоGuest вставить рисунок на этого не меньше.

 большое количество текста отказаться от этой у себя в последнюю ячейку с Если кнопкаВыберите вариант ниже действий.

 специально выделенные. указанного формата по расширением для программы удалить ненужное форматирование то, что теперь рабочей области. Как изображения выберите файл,

: 124 картинки в страницу.

Можно написать макрос или даже картинок возможности, заметно сократив
интерфейсе вкладку

данными а "вПускДля электронной почты (96Сжатие всех рисунковСжатие рисунка для уменьшения функциональности и возможностям версии Excel 2003 в самой таблице.

программа освобождена от видим, в конкретно из которого необходимо файле.Он вставится в для поиска таких в примечаниях к

 размер файла, ноInquire пустоту" ниже и/илине отображается, наведите пикселей на дюйм)
В меню размера файла меняет применения различных инструментов и ранее. Он Для этого выделяем пересчета фактически незадействованного

 нашем случае это удалить данные о
На форуме можно своих реальных размерах. "невидимок". Но это ячейкам. Если примечания увеличив время на, то ее необходимо
правее. указатель мыши на.

Файл количество деталей, сохраняющихся
(форматирование, функции, графики является уже устаревшим, отдельные ячейки или диапазона, что существенно строка 913383. Учитывая редактировании рисунка.

 выкладывать ссылки наА потом уменьшите не трудно сделать не содержат полезной

 обновление сводной при подключить на вкладке
Сохраните файл (обязательно, иначе
левый нижний уголСохранения текущего разрешения с
нажмите кнопку в исходном рисунке. и т.д.) ни но, тем не диапазон, в котором повысит скорость обработки
то, что реальноВ разделе Размер другие сайты? Я
размеры рисунка и только если вы
для вас информации, следующем открытии книги.Разработчик - Надстройки COM
изменения не вступят экрана. минимальными изменениями вУменьшить размер файла
Это означает, что в чем не

 мене, многими пользователями считаем форматирование минимально документа. таблица занимает только и качество изображения
бы выложил в нажмите "Сжать..." не используете метод то их можно
Щелкните правой кнопкой (Developer - COM в силу!)

Найдите презентацию, которую хотите изображении. после сжатия, рисунок уступает формату xlsx
продолжает до сих полезным, нажимаем наЕсли в книге несколько шесть первых строк, установите флажок Удалить файлообменник этот прайс,Теперь растяните рисунок программного скрытия графических легко удалить с
мыши по сводной Addins)Если в вашей книге сжать.Выберите вариантВо всплывающем меню может выглядеть иначе, и превосходит формат

пор применяться. К кнопку листов, с которыми можно констатировать факт, данные редактирования.
чтобы можно было до исходных размеров. объектов путём обнуления помощью команды на

 таблице и выберите.

 очень много такихЩелкните презентацию правой кнопкойСохранить текущее разрешениеКачество рисунка чем до сжатия. xls. тому же, бывают«Очистить» вы работаете, нужно что 913377 строчекmutabor99 бы посмотреть. Видите, как пиксели их размеров вместо вкладке командуБольшие макросы на Visual листов, то проще,

 мыши и выберите.выполните одно изВыполните одно из указанныхОсновная причина, почему xlsb
случаи, когда приходитсяна ленте и провести подобную процедуру являются, по сути,
: "Удалить данные редактирования"mutabor99

попёрли? управления параметром .VisibleГлавнаяСвойства таблицы (Pivot Table Basic и особенно наверное, использовать короткий

командыСовет: следующих действий:

 ниже действий. не стал форматом возвращаться к работе из списка выбираем с каждым из бесполезным грузом, который - данный параметр: Если можно выкладывать

Значит, рисунок действительноА можно и- Properties) пользовательские формы с макрос.Отправить Если вы обрезали какие-тоЦель сжатия рисунков

Сжатие всех рисунков по умолчанию в со старыми файлами,
пункт

них. Это позволит не только увеличивает

всегда выбирал при ссылки на файлообменники,
сжался. в ручную проверить

Очистить - Очистить примечания- вкладка внедренной графикой могут
Много лет и версий > из изображений, тоНеобходимые действияВ меню Excel, заключается в которые были созданы

«Очистить форматы» ещё больше уменьшить размер файла, но, сжатии (отдельно каждой то я выложуAlex_ST если не слишком

 (Home - ClearДанные (Data) весьма заметно утяжелять
подряд еще сСжатая ZIP-папка размер файла можноПечатиФайл
том, что с много лет назад. размер документа. из-за постоянного пересчета
картики и всех где-то в 18: Всё прекрасно сжимается. много строк на - Clear Comments)- снять флажок вашу книгу. Для
начала девяностых в. дополнительно уменьшить, установивВыберите вариантнажмите кнопку ним практически не ещё во времена
Как видим, форматирование вЕщё одним важным фактором, всего диапазона программой картинок сразу).
или 19 по Не надо хоть листах..Сохранять исходные данные вместе удаления:

 Excel был одинВ Windows будет создан флажокДля печати (220 пикселейУменьшить размер файла умеют работать сторонние отсутствия современных форматов. выделенном диапазоне таблицы который делает документ при выполнении любогоСсылка на оригинальный Москве. тут крошить батонAlex_STmutabor99 с файлом (Saveнажмите формат файлов - ZIP-файл с такимУдалить обрезанные области рисунков на дюйм). программы. Например, если Не говоря уже было полностью удалено. Excel более тяжелым, действия, приводит к файл, в котором

Alex_ST на микрософт!: Вот набросал макрос,: В прайс вставлены
source data withAlt+F11 XLS. Это, конечно,
же именем, как.

.Если документ сохранен в вам нужно будет о том, чтоПосле этого возвращаем данному является избыточное форматирование.
замедлению работы над не делалось никакого: Что-то я неСоздал книгу. Вложил который выделяет на картинки. Они высокого file):, чтобы войти в

убирало проблемы совместимости, у файла PowerPoint.Сжатие выделенного рисунка
Просмотра на экране

 более старом формате экспортировать информацию из с книгами с диапазону некоторые элементы Сюда можно отнести документом. редактирования
понял...

фотку. Сохранил. Книга
активном листе все качества. Чтобы уместитьЕсли у вас несколько редактор Visual Basic
но, сам поОтправьте сжатый файл необходимомуНажмите и удерживайте клавишуВыберите вариант DOC, то параметр Excel в программу
данным расширением работают форматирования, которые считаем применение различных видовКонечно, в реальности такой

Жду помощиУ вас то стала весить чуть рисунки, имеющие хотя их в ячейку, сводных таблиц нанайдите окно Project Explorer’а
себе, этот формат получателю, который сможет SHIFT, после чегоДля просмотра на экране
"Уменьшить размер файла"

planetaexcel.ru⁪>

1C, то это

Как уменьшить размер файла Excel и заставить его работать быстрее | tDots

Каждый, кто часто имеет дело с Excel и созданными в нем документами, рано или поздно сталкивается с проблемой медленной работы файла. «Файл тормозит, что делать?»

Такой вопрос часто можно увидеть на форумах, тематических сайтах или просто в списке запросов поисковика. Чаще всего подобная проблема сопровождается гипертрофированными размерами книги Excel. Из этой статьи вы узнаете несколько самых действенных способов уменьшения размера файла и ускорения его работы.

1. Уменьшаем размер используемого диапазона листа

Наиболее часто проблема увеличения размера книги и ее торможения бывает связана с разросшимся используемым диапазоном листа. Это тот диапазон, который Excel запоминает и с которым каждый раз работает. Если вы используете на листе всего несколько ячеек, но когда то у вас там была таблица в 1000 строк, то даже после ее удаления Excel будет обрабатывать все эти строки, тем самым замедляя работу файла.

Чтобы проверить, есть ли на листе лишние пустые столбцы и строки нужно нажать сочетание клавиш «Ctrl+End». Вы попадете в последнюю ячейку, которую использует программа. Если она явно за пределами ваших данных, то лишние строки и столбцы стоит удалить. Для этого в столбце А встаем в ячейку ниже последней нужной нам строки и нажимаем «Ctrl+Shift+End».

Ручное выделение лишних ячеек

Выделятся все лишние строки. Удаляем их. То же самое повторяем для столбцов. Если их много – файл может зависнуть. В таком случае проще использовать небольшой макрос. Нажмите Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (как ее активировать - показывали здесь), вставьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда код макроса:

Sub УдалениеЛишнихЯчеек()

For Each Sht In ActiveWorkbook.Worksheets

Sht.UsedRange

Next Sht

End Sub

Чтобы запустить его - на той же вкладке (1) нажмите кнопку "Макросы" (2), выберите в списке "УдалениеЛишнихЯчеек" (3) и нажмите кнопку "Выполнить" (4).

После проделывания всех операций обязательно сохраняем книгу.

Запуск макроса

2. Пересохраняем файл в другом формате

Если кто-то еще пользуется файлами в старом формате XLS, но уже сидит на более новом ПО (Excel 2007 и новее), то есть смысл пересохранить файл в один из новых форматов: XLSX, XLSM, XLSB. Они более современные, лучше оптимизированы, весят меньше и работают быстрее. Самый компактный из них – XSLB. При сохранении в этом формате размер файла существенно уменьшится (даже если пересохранить в него "новый" XLSX).

3. Удаляем лишние объекты из книги

Часто при копировании в файл данных из сторонних программ (например, 1С) вместе с ними копируются лишние объекты (фигуры, картинки и прочее), которые не всегда можно сразу заметить на листе. Чтобы проверить, есть ли в файле лишние объекты, нужно найти на ленте команду "Найти и выделить" (1) и выбрать "Область выделения" (2). Откроется список объектов листа (3).

Отображение списка объектов листа

Удалить все объекты можно выделив их и нажав клавишу Delete. Чтобы выделить все объекты снова используем команду "Найти и выделить" (1), выбираем пункт "Выделить группу ячеек" (2) и в открывшемся окне выбираем "Объекты" (3).

Вызываем окно

Удаляем объекты

Если объектов много, то имеет смысл удалять их простым макросом. Код - ниже. Его нужно запустить поочередно на каждом листе.

Sub УдаляемОбъекты()

For each shp in ActiveSheet.Shapes

shp.delete

Next shp

End Sub

4. Уменьшаем размер сводных таблиц

Если в вашем файле есть сводные таблицы, то имеет смысл отключить хранение данных для них вместе с файлом. Это потребует обновления таблицы каждый раз при открытии книги, но уменьшит размер файла.

Для отключения этой опции выберите нужную сводную таблицу, перейдите в ее Параметры (правая кнопка мыши - Параметры сводной таблицы) и на вкладке Данные (1) снимите галочку с пункта "Сохранять исходные данные вместе с файлом" (2).

Изменение параметров сводной таблицы

5. Заменяем формулы на значения

Если в файле содержится очень много формул, то нужно постараться везде, где это возможно, заменить их на значения. Постоянный пересчет сильно замедляет работу файла. И хоть его можно отключить (как - смотри здесь), рекомендуем избавляться ото всех лишних формул на листах.

6. Удаляем лишнее форматирование

Красивые документы нравятся всем, но чем более пёстрый лист у Вас получился, тем медленнее будет работать файл. А условное форматирование сказывается на быстродействии еще больше, так как основано на формулах и постоянно пересчитывается. Рекомендуем удалять все лишние форматы, оставляя только то, что действительно нужно (как очистить форматы - смотри здесь). Минимализм сейчас в моде.

Чтобы удалить лишние правила условного форматирования выбираем на вкладке "Главная" инструмент "Условное форматирование", кнопка "Управление правилами". В открывшемся диспетчере выбираем весь лист (1), выделяем лишнее правило (2) и удаляем его (3). Повторяем, пока не удалим всё лишнее.

Удаление лишних правил условного форматирования

И помните - никогда не используйте формат целиком для всего столбца или строки!

7. Удаляем лишние имена

Именованные диапазоны используют далеко не все, но обнаружить их в своем файле может каждый (например, они могли попасть туда при импорте или копировании данных). Весь список можно увидеть в диспетчере имен ("Формулы" - "Диспетчер имен"). Там же можно и удалить все ненужные имена.

Диспетчер имен

Иногда в книге могут оказаться скрытые имена. Для их удаления придется воспользоваться небольшим макросом.

Sub УдалениеСкрытыхИмен()

For Each Nm In ActiveWorkbook.Names

If Nm.Visible = 0 Then

Nm.Delete

End If

Next Nm

End Sub

Заключение

Предложенные выше способы помогают решить подавляющее большинство "решаемых" проблем с быстродействием и размером книги. Однако, помните - если ваш рабочий файл содержит множество сводных таблиц, сложных формул, связи с другими документами, диаграммы и условные форматы - то вполне может быть, что и после всех проделанных операций он будет работать медленно и весить много. Это естественно, так как вычислительные способности компьютеров и самого Excel не безграничны. В таких случаях стоит задуматься о том, чтобы оптимизировать саму логику работы файла, подумать над перестраиванием всей модели вычислений. Если такая необходимость возникла, но самостоятельно решение придумать не удалось - можете обращаться к нам.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram:

@ExEvFeedbackBot

3 способа уменьшить размер документа в MS Word

Мало кто беспокоится о размере файлов Microsoft Word: по сравнению с играми и видеороликами они практически не занимают места. Но если вы публикуете документ на каком-нибудь сайте или отправляете его по почте, да ещё и с медленным интернетом, то на счету каждый килобайт. Вот три способа уменьшить размер Word-документа.

1. Сохраняйте в формате DOCX

Начиная с версии 2007 года актуальным форматом Microsoft Word считается DOCX, а не DOC. Единственная причина пользоваться последним — необходимость открывать документы в старых текстовых редакторах.

Одно из преимуществ DOCX — меньший размер документа. DOC-файл размером в несколько мегабайт в формате DOCX занимает всего несколько сотен килобайт.

Чтобы конвертировать документ из старого формата в новый, нажмите «Файл», выберите «Преобразовать» и нажмите ОК. После этого сохраните документ как отдельный файл.

2. Сжимайте картинки

Прежде чем вставить изображение в Word-файл, сожмите его в отдельном графическом редакторе. Иначе в документ оно попадёт в первоначальном виде и будет занимать много места.

Не следует просто копировать картинки в документ — лучше вставлять их в легковесном формате JPG, используя функцию «Вставка» → «Рисунки».

Во время сохранения документа можно нажать «Сервис» рядом с кнопкой «Сохранить» и выбрать «Сжать рисунки». Так вы сможете указать единое качество для всех изображений.

3. Удаляйте встроенные шрифты

Если в Word-файле есть пользовательский шрифт, не установленный на компьютере, то он будет выглядеть не так, как должен. К тому же документ будет занимать больше места.

Избавьтесь от таких шрифтов. Нажмите «Файл» → «Параметры» и во вкладке «Сохранение» уберите галочку «Внедрить шрифты в файл».

УЧИМСЯ АРХИВИРОВАТЬ | Наука и жизнь

ШКОЛА НАЧИНАЮЩЕГО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

При работе на персональном компьютере довольно часто возникает необходимость уменьшить размер файла с целью экономии места на диске. Например, требуется перенести файлы с одного компьютера на другой на дискетах. Или нужно переслать большой файл по электронной почте - уменьшив его размер, можно сэкономить и время и деньги. Лучшее решение в таких случаях - создать так называемый архивный файл, или, проще говоря, архив. Это единый файл, в который для компактного хранения информации помещены в сжатом виде один или несколько исходных файлов.

Для работы с архивами предназначены специальные программы, которые называются архиваторами. С помощью архиваторов можно упаковывать файлы в архивы и распаковывать их, а также просматривать содержимое архивов. Упаковка файлов в архив называется архивированием или архивацией, а их извлечение - разархивированием.

Существуют разные форматы архивов: ZIP, ARJ, RAR, CAB, TAR, LZH и др. Когда создается архивный файл, ему присваивается расширение, совпадающее с форматом архива. Например, файл с именем MyDoc.zip - это архив формата ZIP. Формат влияет на эффективность сжатия файлов; к примеру, архив формата RAR занимает на диске меньше места, чем архив формата ZIP, содержащий те же самые исходные файлы. Кроме того, эффективность зависит от типа файлов, упаковываемых в архив. Файлы картинок, имеющие расширение BMP, документы Microsoft Word удается сжать в два-четыре раза, текстовые файлы - приблизительно в два раза. Несколько хуже подвержены сжатию исполняемые файлы (с расширением EXE), а графические файлы, имеющие расширение TIF, практически не сжимаются.

Почти все современные программы-архиваторы для Windows позволяют работать с архивами различных форматов. Принципы управления этими программами во многом схожи.

АРХИВАТОР WINRAR

Приемы работы с архиваторами удобно рассмотреть на примере программы WinRAR. Эта программа обладает большими возможностями. Постараемся перечислить те из них, которые могут пригодиться начинающему пользователю. WinRAR позволяет создавать архивы двух форматов - RAR и ZIP. Кроме того, он поддерживает основные операции (распаковка, просмотр содержимого) с архивами других форматов: CAB, ARJ, LZH, TAR, GZ, ACE, UUE.

ПРОСМОТР СОДЕРЖИМОГО АРХИВА

Запустите программу WinRAR, например, командой Пуск - Программы - WinRAR - WnRAR. При запуске отображается главное окно программы. Выделив в этом окне архивный файл и нажав кнопку Просмотр в панели инструментов, можно увидеть, что находится в архиве (1).

Можно оценить, насколько эффективно сжат тот или иной файл, сравнив числа в столбцах Размер и Сжат. С файлами, находящимися в архиве, программа WinRAR может выполнять любые действия: просматривать их, вносить в них изменения, запускать на выполнение исполняемые файлы (имеющие расширение EXE, COM, BAT). При этом WinRAR сам позаботится о распаковке необходимых файлов во временную папку, которая по окончании работы программы будет автоматически удалена. В этом же окне можно удалять файлы из архива и добавлять новые.

Чтобы добавить файлы, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить, в появившемся диалоговом окне выберите нужные файлы и закройте диалоговое окно кнопкой OK.

Для удаления файлов, содержащихся в архиве, выделите их и нажмите в панели инструментов кнопку Удалить (или клавишу Delete на клавиатуре). Перед удалением файлов программа WinRAR запрашивает подтверждение.

СОЗДАНИЕ АРХИВА

Выделите нужные файлы. Группу файлов удобно выделять мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Нажатие Ctrl+A приводит к выделению всех файлов, отображаемых в окне. Можно также пользоваться соответствующими пунктами меню Файл. Нажмите кнопку Добавить в панели инструментов (или комбинацию клавиш Alt+A). Появится окно Имя и параметры архива (2). В этом окне следует ввести полное имя создаваемого архивного файла. Для этого удобно воспользоваться диалоговым окном Поиск архива, которое вызывается нажатием кнопки Обзор. В окне Имя и параметры архива также можно выбрать формат создаваемого архива: RAR или ZIP. По умолчанию установлен формат RAR, и в большинстве случаев нет необходимости изменять его, так как он обеспечивает значительно лучшее сжатие, чем ZIP. Если вы собираетесь передать архив другому пользователю, поинтересуйтесь, есть ли у него архиватор, поддерживающий данный формат.

Когда нужно сохранить большой архив на дискетах, приходится создавать многотомный архив, т.е. состоящий из нескольких частей, называемых томами. Каждый том представляет собой отдельный файл. Если хотите создать такой архив, в поле Размер тома выберите опцию 1475500 (это размер трехдюймовой дискеты). Рекомендуется также установить флажок Информация для восстановления . Это нужно для того, чтобы архив можно было восстановить в случае повреждения данных, поскольку дискета - ненадежный носитель информации. Многотомный архив удобно создать на жестком диске, а впоследствии копировать тома на дискеты. Прежде чем создавать многотомный архив, учтите одно важное ограничение: он не допускает изменений, то есть файлы, содержащиеся в нем, нельзя изменять или удалять, нельзя также их добавлять. Если пользователь все-таки пытается внести изменения в многотомный архив, на экран выводится окно, сообщающее о невозможности данной операции.

Если вы собираетесь передать архив другому пользователю, но не уверены, что у него есть соответствующий архиватор, можно создать самораспаковывающийся архив. Для этого нужно установить флажок создать SFX archive (SFX - от англ. SelF eXtractor). Такой архив представляет собой исполняемый файл, он имеет расширение .EXE, и архиватор для его распаковки не нужен. Самораспаковывающийся архив занимает на диске больше места по сравнению с обычным. Многотомный архив также может быть самораспаковывающимся.

После того как вы установили необходимые параметры на вкладке Общие, желательно перейти на вкладку Файлы (3).

Убедитесь, что имена всех файлов, которые вы хотите заархивировать, присутствуют в поле Добавляемые файлы. Если это не так, воспользуйтесь специальным диалоговым окном, которое вызывается кнопкой Добавить.

Нажмите кнопку ОК, и программа приступит к созданию архива. На экране при этом появляется специальный индикатор, информирующий пользователя о процессе архивации.

РАСПАКОВКА АРХИВА

Архив можно распаковать весь целиком, а можно - только отдельные файлы, содержащиеся в нем. В первом случае надо выделить заархивированный файл, во втором - перейти в режим просмотра архива с помощью кнопки Просмотр и затем выделить нужные файлы. Нажмите в панели инструментов кнопку Извлечь в (или комбинацию клавиш Alt+E), появится окно Путь и параметры извлечения (4), в нем при необходимости можно указать папку, в которой будут сохранены распакованные файлы. По умолчанию задана папка, в которой находится архив. Щелкните по кнопке OK, и программа начнет разархивировать файлы.

Проще всего дело обстоит с самораспаковывающимся архивом. Его нужно запустить из проводника Windows, как обычную программу, при этом появится диалоговое окно, в котором следует указать папку, предназначенную для сохранения файлов (5).

Но как быть, если вам нужно просмотреть содержимое SFX-архива или извлечь не все файлы, а только часть из них? WinRAR позволяет работать с самораспаковывающимся архивом так же, как и с любым другим.

Распаковывать многотомный архив будет удобнее, если предварительно скопировать все тома на жесткий диск в одну папку. Если этого не сделать, то, закончив распаковывать очередной том, архиватор будет выводить на экран диалоговое окно с требованием указать полное имя следующего тома. Начинать распаковку нужно с первого тома, его имя (если это архив формата RAR) - либо "имя_тома.part01.rar", либо "имя_тома.r00". Первый том многотомного SFX-архива имеет расширение .EXE.

МАСТЕР

Режим мастера (6) появился в WinRAR 3-й версии. Мастер вызывается одноименной кнопкой в панели инструментов. Он предназначен для начинающих пользователей и позволяет предельно упростить выполнение основных операций архивирования и распаковки с помощью простой пошаговой процедуры.

АРХИВАТОР WINZIP

Еще одна популярная программа-архиватор для Windows. Ориентирована в первую очередь на работу с архивами в формате ZIP. Главное окно программы напоминает окно WinRAR, но приемы работы с этими двумя архиваторами несколько отличаются.

ПРОСМОТР АРХИВА.
ИЗВЛЕЧЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ ФАЙЛОВ

Вначале архив нужно открыть, для этого нажмите кнопку Open в панели инструментов. Можно также воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+O. В появившемся диалоге выберите архивный файл и нажмите кнопку OK. Список содержимого архива отобразится в главном окне (7).

Если хотите просмотреть какой-нибудь файл, выделите его и нажмите кнопку View. Будет запущена та программа, которая ассоциирована с данным типом файла. Того же результата можно добиться двойным щелчком по значку файла.

Если нужно удалить файлы из архива, выделите их и нажмите клавишу Delete, в следующем диалоговом окне подтвердите удаление.

Перед распаковкой архива решите, собираетесь ли вы извлекать все файлы или только некоторые из них. Во втором случае нужные файлы следует выделить. В панели инструментов нажмите кнопку Extract, появится диалоговое окно (8), в котором нужно указать папку для размещения извлеченных из архива объектов. Закройте это окно, нажав в нем кнопку Extract.

СОЗДАНИЕ АРХИВА В WINZIP

Скопируйте все файлы, подлежащие архивированию, в отдельную папку на жестком диске. Щелкните по кнопке New, откроется диалоговое окно New archive (9).

Выберите папку, в которую будет помещен архивный файл. Если вам нужен многотомный архив, учтите, что он может быть сформирован только на дискетах - в отличие от WinRAR WinZIP не позволяет сохранить такой архив на жестком диске. В поле Имя файла введите имя архива. Проследите, чтобы был установлен флажок Add dialog (это нужно для дальнейшего определения архивируемых файлов). Закройте окно кнопкой OK.

В следующем диалоговом окне пользователь должен выбрать папку, содержащую исходные файлы. В поле Имя файла по умолчанию присутствует маска "*.*". Это означает, что в архив будут включены все файлы, содержащиеся в выбранной папке. Если такой вариант вас не устраивает, выберите нужные файлы щелчками мыши при нажатой клавише Ctrl.

Если вы создаете многотомный архив, раскройте список Multiple disk spanning (Разбиение на несколько дисков) и отметьте позицию Automatic (Автоматическое). WinZIP присваивает всем томам одно и то же имя, поэтому на этикетках дискет желательно проставить номера.

Нажмите кнопку Add в диалоговом окне. В главном окне программы отобразится содержимое только что созданного архива (если это не многотомный архив). Когда создается многотомный архив, программа время от времени выводит на экран окно (10), требуя заменить дискету в дисководе. Если на дискете уже есть какие-то файлы, которые вы хотите удалить, прежде чем записывать очередной том, установите флажок Erase any existing files on the new disk before continuing. Замените дискету и нажмите OK.

Обычный архивный файл с расширением ZIP можно преобразовать в самораспаковывающийся архив. Чтобы сделать это, откройте архив в главном окне программы. Войдите в меню Actions и выполните команду Make .exe file, после чего появится диалоговое окно (11). Поле Default "UnZip To" folder (папка для распаковки, выбираемая по умолчанию) заполнять необязательно. Если оставить его пустым, будет выбрана папка C:\Windows\Temp. Щелкните по кнопке OK, программа создаст SFX-архив и предложит протестировать его. Под тестированием здесь подразумевается простая распаковка: вы можете проверить только что созданный архив "в действии". Если хотите выполнить такую проверку, выберите Да, появится еще одно окно, в котором следует нажать кнопку Unzip. В противном случае щелкните по кнопке Нет.

ИНТЕГРАЦИЯ С ПРОВОДНИКОМ WINDOWS

Создавать и распаковывать архивы можно в окне программы Проводник или Мой компьютер с помощью контекстного меню. Например, если на вашем компьютере установлен WinRAR, то, щелкнув правой кнопкой мыши по значку файла-архива, вы увидите следующие опции:

Extract files - распаковка архива в произвольную папку;

Extract to имя_папки\ - в текущей папке будет задана папка с данным именем, и в нее распакуется содержимое архива.

Чтобы создать архив, в контекстном меню файла (или папки, или группы файлов) выберите один из следующих пунктов:

Add to archive... - упаковка файлов в архив с произвольным именем;

Add to "имя_архива.rar" - создание в текущей папке архива формата RAR с данным именем.

ПОДДЕРЖКА DRAG-AND-DROP

Абсолютное большинство программ для Windows поддерживают технологию Drag-and-Drop (перенести и положить), и архиваторы - не исключение. Чтобы убедиться в этом, проделайте "эксперимент". Запустите архиватор в режиме просмотра архива. Откройте окно Мой компьютер, а в нем - какую-нибудь папку, например Мои документы. Разместите оба окна так, чтобы каждое из них занимало примерно половину экрана и не закрывало другое. Поместите курсор на значок одного из файлов, содержащихся в архиве, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор в окно Мой компьютер. Теперь отпустите кнопку. Файл, извлеченный из архива, появится в папке, содержимое которой показано в окне Мой компьютер . Аналогичным образом "перетащите" какой-нибудь файл из окна Мой компьютер в окно архиватора. Архиватор отобразит диалоговое окно, спрашивая, действительно ли вы собираетесь изменить содержимое архива. Если ответите утвердительно, в архив будет добавлен новый файл.

Примечание. В зависимости от того, какие версии упомянутых архиваторов установлены в вашем компьютере, одни и те же команды могут обозначаться как по-русски, так и по-английски.

Как отправить большой файл — несколько способов передать, скинуть, загрузить

Бывает, что возникает ситуация, когда вам нужно загрузить файл большого объема (от 15 Мб до 75 Гб), чтобы передать его другому пользователю. В таком случае не работает отправка как вложение email, а отправка, к примеру в Skype может быть затруднена прерыванием скачивания, или пользователь может быть не онлайн.
В таком случае есть удобные бесплатные сервисы для хранения и передачи файлов, но ограничения по максимальному размеру файла у различных сервисов разные.

Смысл сервиса очень прост, вы загружаете файл в "Облако" и вам дается ссылка на ваш файл. Эту ссылку вы передаете нужному человеку, и он может без авторизации и ввода паролей скачать этот файл в удобное ему время.
Если нужно скрыть передаваемую информацию от случайных посторонних глаз, файлы можно архивировать любым архиватором (WinRAR, ZIP или 7z) с указанием пароля на архив.

Рассмотрим четыре, их на самом деле гораздо больше, сервиса по хранению и передачи файлов.

Яндекс.Диск

Ссылка на регистрацию: https://disk.yandex.ru/

Сервис дает 20 Гб (двадцать гигабайтов) пространства. После регистрации вы можете загружать файлы.

Загружаете файл, нажав на кнопку "Загрузить" в необходимой папке. (рис 1)

Рисунок 1

Далее, вы видите процесс загрузки, по завершении нажмите на кнопку "Поделиться" (рис 2)

Рисунок 2.

Во всплывающем окне включите переключатель и скопируйте ссылку, также можете поделиться одним из доступных способов - через соц.сети (рис 3)

Рисунок 3.

Полученная ссылка - это и есть ссылка на файл. Вы можете ей делиться. Готово.

Облако Mail.ru

Ссылка на регистрацию: https://cloud.mail.ru/

Сервис дает 8 Гб (восемь гигабайтов) пространства. После регистрации вы можете загружать файлы.

Процесс прост. Нажмите на кнопку "Загрузить" и в открывшееся окно, путём перетаскивания файла в определённую область, загрузите файлы. (рис.4)

Рисунок 4.

Далее, вы видите процесс загрузки, по завершении нажмите на переключатель (иконка ссылки) чтобы получить ссылку. (рис 5)

Рисунок 5.

Полученная ссылка - это и есть ссылка на файл. Вы можете ей делиться. Готово.

Google Drive

Ссылка на регистрацию: https://drive.google.com

Сервис дает 15 Гб (пятнадцать гигабайтов) пространства. После регистрации вы можете загружать файлы.

Нажимаем кнопку "Создать" (рис.6), во всплывающем окне выбираем "загрузить файлы" (рис.7)

Рисунок 6.

Рисунок 7.

Далее вы видите процесс загрузки, по завершении нажмите на файле правой кнопкой мыши, чтобы открыть меню, выберите пункт "Открыть доступ" (рис. 8)

Рисунок 8.

В открывшемся окне можете добавить email людей, кому хотите открыть доступ, либо нажмите на иконку ссылки, чтобы получить ссылку на файл (рис.9).

Рисунок 9.

Полученная ссылка - это и есть ссылка на файл. Вы можете ей делиться. Готово.

DropBox

Ссылка на регистрацию: https://www.dropbox.com/

Сервис дает 2 Гб (два гигабайта) пространства. После регистрации вы можете загружать файлы.

Авторизуетесь на сайте, далее на странице нажмите на иконку "Загрузить..." (рис. 10)

Рисунок 10.

После загрузки, выделите нужный файл и нажмите "Поделиться" (рис.11)

Рисунок 11.

В открывшемся окне нажмите "создать ссылку" (рис.12).

Рисунок 12.

Далее нажмите на "копировать ссылку" (рис.13).

Рисунок 13.

Полученная ссылка - это и есть ссылка на файл. Вы можете ей делиться. Готово.

Готово. Мы рассмотрели способ решения вопроса загрузки и хранения большого по объему файла..

Тэги: Yandex диск, яндекс диск, разместить большой файл, файлообменник, Облако Mail.ru, Google Drive, Google Disk, DropBox, Drop Box, дроп бокс, дропбокс, диск, облако

Уменьшение размера файла электронной таблицы Excel

Сохранение электронной таблицы в двоичном формате (xslb)

Вы можете уменьшить размер файла, сохранив электронную таблицу как двоичную книгу (xslb) вместо формата по умолчанию (xslx). Формат по умолчанию основан на XML, что важно, если вы используете свои данные в сторонних программах, поскольку XML является открытым стандартом.Однако в большинстве случаев достаточно двоичного формата, и он сохраняется в файле меньшего размера.

Перейдите в меню параметров > и > Сохранить.
В в разделе Сохранить книги в списке Сохранить файлы в этом формате выберите Двоичная книга Excel .

Этот параметр устанавливает двоичный формат по умолчанию. Если вы хотите сохранить значение по умолчанию в книге Excel (.xlsx), но сохранить текущий файл как двоичный, выберите параметр в диалоговом окне «Сохранить как».

Примечание: Если файл находится в библиотеке SharePoint, параметр Сохранить как может быть недоступен. В этом случае вы можете сохранить копию на локальный диск, сохранить ее как двоичный файл, а затем заменить исходный файл новым двоичным файлом.

Перейти к записи Файл > Сохранить Так как, если вы впервые сохраняете файл, выберите его местоположение.
Из списка типов файлов выберите Workbook Excel Binary (*.xlsb).

Сохранение электронной таблицы в двоичном формате (xslb)

Вы можете уменьшить размер файла, сохранив электронную таблицу как двоичную книгу (xslb) вместо формата по умолчанию (xslx).Формат по умолчанию основан на XML, что важно, если вы используете свои данные в сторонних программах, поскольку XML является открытым стандартом. Однако в большинстве случаев достаточно двоичного формата, и он сохраняется в файле меньшего размера.

Перейдите в меню параметров > и > Сохранить.
В в разделе Сохранить книги в списке Сохранить файлы в этом формате выберите Двоичная книга Excel .

Этот параметр устанавливает двоичный формат по умолчанию.

Если вы хотите сохранить параметр по умолчанию для сохранения книги Excel (.xlsx), но сохранить текущий файл как двоичный файл, выберите параметр в диалоговом окне «Сохранить как»:

Перейти к элементу Файл > Сохранить как .
В списке Сохранить как тип выберите Двоичный файл Excel (*.xlsb).

Размер файла книги Excel может неожиданно увеличиться

Симптомы

Размер файла рабочей книги Microsoft Excel может экспоненциально увеличиваться. Кроме того, если все пользователи общей книги сохранят и закроют книгу, книга может не уменьшить размер файла должным образом.

Примечание. Файлы Excel 2007 основаны на сочетании XML и сжатия. Эти типы файлов обычно меньше, чем старые типы файлов XLS.Однако эта проблема может возникнуть с любой из версий Excel, упомянутых в разделе «Относится к».

Причина

Эта проблема может возникнуть, если Excel неожиданно завершает работу. В этом случае пользователи могут быть неправильно отсоединены от общей книги.

Решение

Чтобы решить эту проблему, отключите всех пользователей, которые в данный момент не используют книгу, сохраните книгу, а затем закройте ее.

Важно! Уточните у пользователей, которых вы хотите отключить, действительно ли они больше не работают в рабочей книге. Если вы отключите активного пользователя, несохраненная работа для этого пользователя будет потеряна.

Чтобы отключить пользователей, которые в данный момент не используют книгу, выполните следующие действия в зависимости от используемой версии Excel.

Эксель 2007

Откройте общую книгу в Excel 2007.
Перейдите на вкладку Обзор .
В группе измените , нажмите Поделиться книгой .
На вкладке Изменить щелкните имя каждого пользователя, связь с которым вы хотите отменить, а затем щелкните Удалить пользователя после каждого имени.

Microsoft Office Excel 2003 и более ранние версии Excel

В меню Инструменты щелкните Поделиться книгой , а затем щелкните вкладку Редактировать .
В поле пользователи, у которых в данный момент открыта эта рабочая книга, , просматривают список пользователей.
Щелкните имя каждого пользователя, связь с которым нужно отменить, а затем щелкните Удалить пользователя .

Подробнее

Проблема, описанная в этой статье, может возникнуть независимо от того, использовался ли параметр Не сохранять историю изменений в Excel. Excel отслеживает любые изменения, необходимые для синхронизации между пользователями книги.Excel сохраняет эти изменения в памяти до тех пор, пока вы не сохраните книгу. Когда вы сохраняете книгу, Excel сохраняет эти изменения на жестком диске.

Всякий раз, когда фантом Excel неожиданно выходит из фантома, имена пользователей могут остаться в общей книге. Рабочая книга для отслеживания версии общей рабочей книги, с которой в последний раз выполнялась синхронизация пользователя. Рабочая книга сделана так, что изменения, сделанные после синхронизации, не будут удалены.

Чтобы избежать проблемы, описанной в этой статье, используйте следующие рекомендуемые решения:

Сохраняйте чаще. Чем дольше интервал между операциями сохранения, тем больше памяти используется сохраненными записями изменений, которые не были записаны в файл.
Убедитесь, что каждый пользователь ежедневно закрывает общую книгу.Эта процедура предотвращает псевдонимы пользователей. Дополнительно эта процедура позволяет изменять записи, находящиеся в памяти, будут удалены.
Периодически находите и удаляйте все псевдонимы пользователей, оставшиеся в книге. Затем сохраните и закройте книгу.

8 способов уменьшить размер файла Excel (которые реально работают)

Известно, что рабочие книги Excel

становятся мучительно медленными и тяжелыми по мере добавления в них большего количества данных/формул/изображений.

Иногда легко избавиться от лишнего жира и контролировать размер файла Excel, а иногда нет.

А поскольку Excel не является веб-инструментом, большинство из нас работает и сотрудничает, чтобы отправлять файлы Excel по электронной почте.А большим файлом Excel, который весит 50 МБ, бывает сложно поделиться с коллегами/клиентами.

На моей последней работе мы использовали почтовый клиент Lotus Notes, который медлителен, как улитка, и отправка тяжелых файлов Excel была пыткой.

Несмотря на то, что не существует волшебного способа уменьшить размер рабочей книги Excel, существует несколько методов, которые можно использовать для уменьшения дряблости.

Примечание. Влияние этих методов на уменьшение размера файла Excel зависит от данных.Для некоторых это может помочь вам уменьшить размер на 50%, а для некоторых это может привести только к уменьшению размера на 5%.

Советы по уменьшению размера файла Excel

Ниже приведены методы, которые можно использовать для уменьшения размера файла книги Excel.

Для каждой подсказки я провел несколько тестов и добавил снимки, чтобы показать влияние на размер файла. Полученные результаты будут различаться в зависимости от данных и файлов.

В зависимости от вашей рабочей тетради вы можете использовать один или несколько из этих советов.

Удалить ненужные листы/данные

Лучшие решения часто бывают самыми простыми.

И эта техника Excel более здоровая и менее волшебная.

Если у вас есть рабочая книга Excel, содержащая ненужные листы (и не используемые ни в каких формулах), посмотрите, можно ли от них избавиться.

Это напрямую связано с размером файла Excel. Итак, как только вы удалите несколько листов и сохраните свою книгу, вы сразу увидите уменьшенный размер файла.

Результаты испытаний:

Я создал файл Excel с 10 рабочими листами, каждый из которых содержит 2,6 миллиона точек данных (26 столбцов по 100 000 точек данных в каждом столбце).

Полученный размер рабочей книги составляет 143 МБ (сохранение и открытие занимает некоторое время).

Теперь, когда я удалил пять листов, размер уменьшился вдвое (да).

Как видите, данные на листе напрямую связаны с размером файла.

Преобразование в двоичный формат (XLSB)

Знаете ли вы, что простое сохранение файла Excel в формате XLSB может уменьшить размер файла?

Да, верно.

Достаточно использовать формат .xlsb при сохранении книги.

Вот шаги для этого:

Перейдите на вкладку «Файл».
Щелкните Сохранить как.
Щелкните Обзор.
В диалоговом окне «Сохранить как» измените тип файла на «Двоичная книга Excel» (.xlsb)

Результаты испытаний

У меня была рабочая книга Excel, которая занимала 14,6 МБ места.

После преобразования того же файла в формат XLSB мне удалось уменьшить его размер до 10,4 МБ (уменьшение размера ~28%).

Что такое XLSB?

При сохранении файла Excel (.xlsx или .xlsm) он сохраняется в формате XML.

Например, если я изменю расширение файла XLSX на ZIP, а затем открою его, я получу это.

И если я перейду к папке «xl», а затем перейду к папке с рабочими листами, он покажет мне рабочие листы в этой книге (и эти рабочие листы сохранены как XML-документ).

Теперь давайте сделаем то же самое с файлом XLSB.

Поэтому я сначала меняю расширение файла на ZIP, затем открываю его и нахожу лист1. Вот что вы получаете:

Вы заметите, что и XLSX, и XLSB сохраняют рабочий лист в другом формате.

XLSX/XLSM сохраняет его как файл XML, а XLSB сохраняет его как двоичный файл (.bin).

И без особых технических приемов XML-файлы имеют больший размер по сравнению с двоичным файлом.

Таким образом, при сохранении книги Excel в формате XLSB размер файла уменьшается. В нашем примере выше уменьшение размера составило ~30%.

XLSB против XLSX/XLSM

Когда дело доходит до использования формата XLSB, уменьшение размера является огромным преимуществом.Но вы должны быть немного осторожны при работе с форматом XLSB.

Преимущества формата XLSB:

Уменьшает размер файла Excel. Это может быть полезно, когда у вас есть большие файлы и вы хотите поделиться ими по электронной почте. Вы можете быстро уменьшить размер, сохранив его в формате XLSB.
Файлы XLSB обычно открываются и сохраняются быстрее, чем файлы XML. На основании ограниченного тестирования, которое я провел, файлы XLSB открывались и сохранялись на 25–50 % быстрее.Эта разница заметна только в больших файлах Excel. С файлами меньшего размера и XLSB, и XLSX работают быстро.

Хотя XLSB выглядит великолепно, есть несколько причин, по которым вам следует использовать файлы XLSX/XLSM:

Для формата XLSB у вас нет возможности проверить, есть ли в нем макрос или нет. Это делает его более рискованным, поскольку кто-то может использовать его для выполнения вредоносного кода.
XLSB кодируются в проприетарном формате файлов bin, в то время как XML является читаемым форматом файлов с открытым исходным кодом.Это означает, что если вы используете сторонние инструменты в Excel, лучше использовать формат XML.
Power Query не удалось прочитать данные из файла XLSB. Поэтому, если вы используете Power Query, вам лучше иметь данные в форматах XLSX/XLSM.

Как правило, если размер вашего файла небольшой (менее 5 МБ), вам лучше придерживаться форматов XLSX/XLSM.

Исходя из того, что я слышал от людей и читал на многих форумах, многие люди предпочитают использовать XLSB в качестве формата файла, когда дело доходит до использования Excel.

Вот хорошая статья о понимании XLSB.

Удалить ненужные формулы

Слишком много формул увеличит размер файла книги.

Итак, если у вас есть набор данных, который вам нужен, но формулы в нем не нужны, лучше преобразовать формулы в значения.

Вот шаги для быстрого преобразования формул в значения в Excel:

Выберите весь лист/набор данных.
нажмите клавишу F5 .
В диалоговом окне "Переход" нажмите "Специальный". 90 150
В диалоговом окне "Перейти к специальному" выберите "Формулы". 90 153
Нажмите кнопку ОК.

Вышеупомянутые шаги будут выбирать все ячейки, содержащие формулу.

Теперь сделайте, как показано ниже, чтобы преобразовать эти формулы в значения:

Копировать выбранные ячейки (control + C)
Перейдите на вкладку «Главная».
В группе «Буфер обмена» нажмите «Вставить».
Щелкните значок Вставить значение.

Описанные выше действия преобразуют все ячейки с формулами в значения.

Результаты испытаний

Я создал файл Excel с 2,7 миллионами точек данных (1048576 * 26), а затем добавил три столбца формул (СУММ, СЧЁТ и СРЗНАЧ).

Затем я преобразовал эти формулы в значения и сохранил файл с другим именем.

Результат ниже:

Файл без формул на ~8% меньше по размеру (и обратите внимание, у меня было только 3 столбца с формулами).

Если у вас много формул, это может увеличить размер.

ПРИМЕЧАНИЕ : Нестабильные формулы действительно могут увеличить размер файла. В рамках теста замена формулы СУММ на изменчивую формулу (СМЕЩЕНИЕ) привела к скачку размера файла (со 186 МБ до 198 МБ). Таким образом, если у вас есть изменчивые формулы, которые вы можете заменить энергонезависимыми формулами или преобразовать их в значения, это поможет уменьшить размер файла.

Сжатие изображений (до и после передачи)

Если вы работаете с файлами Excel, содержащими изображения, необходимо оптимизировать изображения и уменьшить их размер.

Проблема с изображениями в том, что при их сжатии также происходит снижение качества, чего вы можете не хотеть.

При работе с изображениями лучший способ уменьшить размер файла Excel — сжать изображения перед их вставкой в Excel.

Хорошим онлайн-инструментом для этого является TinyPNG (вы также можете использовать Photoshop или другой подобный инструмент).

Это бесплатный инструмент, который может уменьшить размер изображения до 90%, сохраняя при этом достойное качество изображения.

Ниже приведен скриншот, на котором мне удалось сжать изображение размером 3,9 МБ до 331 КБ с минимальной потерей качества.

После переноса этих сжатых изображений в Excel их можно дополнительно сжать с помощью встроенной функции Excel.

Вот шаги для сжатия изображения в Excel:

Выберите изображение, которое вы хотите сжать.
Перейдите на вкладку Формат инструментов для работы с рисунками.Это контекстная вкладка, которая появляется только при нажатии на изображение.
В группе «Настроить» нажмите «Сжать изображение».
В диалоговом окне «Сжатие изображений»:
- Снимите флажок «Применить только к этому изображению», если вы хотите сжать все изображения в книге.
- Выберите E-mail (96 пикселей на дюйм) для максимального сжатия.
Нажмите кнопку ОК.
Сохраните файл.

Это сожмет все изображения и поможет уменьшить размер файла рабочей книги Excel.

Результаты испытаний:

Я использовал опцию сжатия изображения в Excel с одним изображением.

Следующие результаты:

Размер файла был уменьшен с 445 КБ до 43 КБ (уменьшение размера файла примерно на 90 %) с помощью параметра сжатия изображения.

Это также зависит от образа. Изображение, которое уже сжато, может не привести к значительному уменьшению размера.

Удалите кэш Pivot для экономии места

Если вы работаете со сводными таблицами и испытываете затруднения с большими файлами Excel, вам может пригодиться знание сводного кэша.

При создании сводной таблицы с использованием набора данных Excel автоматически создает сводной кэш.

Кэш сводки — это объект, содержащий реплику источника данных.

Хотя вы его не видите, он является частью книги и связан со сводной таблицей. Когда вы вносите какие-либо изменения в сводную таблицу, она не использует источник данных, а использует кэш сводной таблицы.

Хотя вы думаете, что напрямую подключены к исходным данным, на самом деле вы получаете доступ к сводному кэшу (а не к исходным данным), когда вносите изменения в сводную таблицу.

Теперь, когда вы создаете реплику набора данных, она занимает некоторое пространство.

Итак, как только вы создадите сводную таблицу, вы заметите, что размер файла Excel увеличился.

В приведенном выше примере, как только я добавляю сводную таблицу, размер файла удваивается.

В настоящее время существует два способа уменьшить размер файла при работе со сводными таблицами.

Сохранить исходные данные и удалить кеш Pivot
Сохранить сводной кэш и удалить

Давайте рассмотрим обе эти техники.

Сохранить исходные данные и удалить сводную кэш-память

После завершения работы со сводной таблицей и ее сохранения можно заставить Excel сохранять только исходные данные и результирующую сводную таблицу, а не сводной кэш.

Это сделает ваш файл Excel легче, и у вас будет возможность воссоздать кеш Pivot в следующий раз, когда он вам понадобится.

Ниже показана разница в размере при сохранении файла Excel со сводным кэшем и без него.

Вот шаги для NO сохранить сводной кэш:

Выберите любую ячейку в сводной таблице.
Перейдите на вкладку Анализ.
Щелкните значок «Параметры» сводной таблицы.
В диалоговом окне "Параметры сводной таблицы" перейдите на вкладку "Данные".
В параметрах данных сводной таблицы снимите флажок «Сохранить исходные данные с файлом». Этот параметр гарантирует, что сводной кэш не будет сохранен при сохранении книги (и помогает уменьшить размер файла Excel).
Установите флажок "Обновлять данные при открытии файла". Этот параметр гарантирует, что как только вы откроете книгу, сводная таблица будет обновлена, а сводной кэш будет создан автоматически. Если вы не выберете этот параметр, вам придется вручную обновить сводную таблицу для создания сводного кэша.
Нажмите кнопку ОК.

Теперь, когда вы сохраняете файл со сводной таблицей, вы заметите, что размер файла уменьшился.

Сохранить сводной кеш и удалить

исходные данные

Другой способ уменьшить размер файла Excel — удалить исходные данные сводной таблицы и оставить только кэш сводной таблицы.

Это работает точно так же, как сводной кэш отражает данные, и вы не получаете доступ к базовым данным, когда вносите изменения в сводную таблицу, вместо этого вы используете сводной кэш.

Ниже приведены результаты после сохранения файла Excel без исходных данных.

Для этого просто удалите данные (путем удаления данных или листа, содержащего данные).

Если вы хотите восстановить исходные данные, дважды щелкните ячейку «Общая сумма» в сводной таблице, и она немедленно создаст весь набор данных на новом листе.

Сжать файл (ZIP IT)

Это то, что вы можете сделать вне Excel.

После сжатия файла Excel вы сразу увидите уменьшение размера примерно на 10-15%.

Затем вы можете отправить этот заархивированный файл по электронной почте, и человек, который его получит, сможет разархивировать файл и использовать книгу Excel.

Вот шаги для упаковки файла Excel (для Windows):

Щелкните правой кнопкой мыши файл Excel
Наведите курсор на «Отправить».
Щелкните "Сжатая (сжатая) папка". 90 345

Будет создан заархивированный файл для выбранной книги Excel.

Вы также заметите уменьшение размера файла (как показано ниже).

Результаты испытаний

С помощью этой методики мне удалось уменьшить размер файла рабочей книги Excel на 8 %.

Этот метод лучше работает с файлами размером 20-50 МБ. По мере увеличения размера файла процент уменьшения не очень высок.

Удалить форматирование данных

Форматирование данных, например применение цвета фона, добавление границ или изменение стиля шрифта, может увеличить размер файла.

Хотя я заметил, основываясь на своем тестировании, что это не имеет большого значения.

Ниже приведены размеры двух книг Excel: одна с 2,6 миллионами точек данных (на одном листе), а другая с теми же данными, но с примененным форматированием (цвет ячейки, граница и курсив).

Результаты испытаний

Вы можете видеть, что разница между двумя файлами не так уж велика (хотя она имеет значение, когда у вас много данных).

Файл данных имеет размер 14,6 МБ, а файл данных и форматирования — 14,9 МБ.

Итак, если вы хотите уменьшить размер файла своей книги Excel, вы можете поискать форматирование, которое вам не нужно. Его удаление может сэкономить место на диске.

Вот шаги для немедленного удаления всего форматирования с сохранением данных:

Выберите весь набор данных (из которого вы хотите удалить форматирование).
Перейдите на вкладку «Главная».
В группе Редактирование нажмите "Очистить".
Нажмите «Очистить форматы».
Сохраните книгу.

Удалить условное форматирование

Как и обычное форматирование данных, условное форматирование также увеличивает размер файла.

Однако, основываясь на моем тестировании, я заметил, что разница меньше (если только вы не применяете несколько правил к нескольким листам с огромными наборами данных).

Тем не менее, было бы неплохо удалить условное форматирование из любого набора данных, где оно вам не нужно.

Помимо размера есть еще одна веская причина для удаления условного форматирования - СКОРОСТЬ.

Условное форматирование нестабильно и пересчитывается при каждом изменении листа. Это может привести к замедлению работы книги.

Результаты испытаний

Я создал файл с 27,2 миллионами точек данных и применил к нему 5 правил условного форматирования.

Разница в размере всего несколько КБ.

  Читайте также : Советы по быстрому созданию электронных таблиц Excel

Советы по повышению производительности Excel

Хотя приведенные выше методы помогут вам уменьшить размер файла Excel, вот еще несколько советов по повышению производительности ваших книг Excel:

Избегайте использования летучих формул. Помимо увеличения размера файла, изменчивые формулы также замедляют работу ваших книг.Примеры функциональных переменных: RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT и т. д.
Если вам нужно обобщить большой набор данных вместо использования формул, проверьте, можно ли вместо этого использовать сводную таблицу. Сводная таблица работает быстро и интуитивно понятна по сравнению с формулами.
Если вы извлекаете данные из нескольких источников или объединяете данные из нескольких файлов, используйте Power Query для извлечения и преобразования данных. Вы можете сохранить данные как подключение Power Query, а не хранить их на листе.Вы можете легко создать сводную таблицу, используя подключения, созданные с помощью Power Query.
Преобразование табличных данных в таблицу Excel и использование таблицы Excel в формулах. Это ускоряет работу вашей книги и упрощает управление формулами, созданными с использованием структурированных ссылок на таблицы Excel (поскольку они более интуитивно понятны).
Избегайте ссылок на всю строку или столбец в формуле. Это поможет повысить эффективность ваших формул.
Если в книге много формул, отключите автоматический расчет и переключитесь на ручной расчет. Это гарантирует, что при каждом изменении рабочих листов формулы не будут пересчитываться. Вы можете внести это изменение, перейдя на вкладку «Формула» и изменив «Параметры расчета».

Надеюсь, метод и советы из этого руководства будут вам полезны.

Что еще я могу добавить в этот учебник, чтобы сделать его более полезным? Дай мне знать в комментариях.

Как уменьшить размер документа Microsoft Word

Документы Word могут быть огромными, чрезвычайно длинными, сложными документами с множеством встроенных изображений, шрифтов и других объектов. Однако кажется, что документы могут выйти из-под контроля без всякой причины. Если вы имеете дело с огромным документом, вот несколько вещей, которые вы можете попробовать, чтобы уменьшить размер файла.

Если у вас есть документ Word, который слишком велик, первое, что вы пытаетесь сделать, это сжать в нем изображения.Отчасти это связано с тем, что такие сайты, как How-To Geek, написали обширные статьи, объясняющие, как это сделать, а отчасти потому, что изображения всегда выбрасывают из головы размер документа Word. Вы должны пойти дальше и следовать советам, которые мы написали в этой статье, потому что, если у вас есть изображения, они вам помогут.

Но если у вас нет фотографий или вы следовали инструкциям и вам нужно уменьшить размер файла, мы вам поможем. У нас есть много советов, которыми мы можем поделиться, поэтому мы разбили их на вещи, которые определенно помогут уменьшить размер документа Word, вещи, которые могут помочь, и некоторые часто предлагаемые советы, с которыми вам не следует беспокоиться..

Начнем.

Советы, которые точно помогут уменьшить размер документа

Не каждый совет будет полезен. Иногда это происходит потому, что они не применимы к вашей ситуации (если у вас нет изображений, советы по сжатию изображений бесполезны), но иногда советы просто неверны. Мы проверили все советы в этом разделе и знаем, что они работают.

Преобразование документа в формат DOCX

Корпорация Майкрософт выпустила формат DOCX в Office 2007, поэтому, если вы все еще используете этот формат.doc, пришло время конвертировать. Новый тип файла .docx в основном работает как ZIP-файл, сжимая содержимое документа, поэтому простое преобразование файла .doc в формат .docx уменьшит размер документа. (Это также относится к другим форматам Office, таким как Excel (.xls в .xslx), PowerPoint (.ppt в .pptx) и Visio (.vsd в .vsdx).)

Чтобы преобразовать файл .doc, откройте его. в Word и нажмите «Файл»> «Информация»> «Преобразовать».

Нажмите «ОК» при появлении запроса, нажмите «Сохранить», и Word преобразует документ в файл.документ Word выполняет это преобразование, создавая совершенно новую версию документа в новом формате, поэтому старая версия .doc по-прежнему будет доступна.

Мы проверили это на образце 20-страничного файла документа, содержащего шесть изображений, различные таблицы и метки форматирования. Исходный файл .doc весил 6001 КБ, но преобразованный файл .docx весил всего 721 КБ. Это 12% от исходного размера. Ничто другое, что мы предлагаем ниже, не увеличит размер вашего файла, поэтому, если у вас есть.doc, который вы можете преобразовать в .docx, ваша работа может быть выполнена.

Вставьте изображения вместо их копирования и вставки

Когда вы копируете и вставляете изображение в документ, Word делает некоторые предположения о том, как с ним обращаться. Одним из таких предположений является то, что вы хотите, чтобы вставляемое изображение было в формате BMP, который является большим типом файла, или иногда в формате PNG, который все еще довольно большой. Простая альтернатива - вставить изображение в программу редактирования, сохранить его в меньшем формате, например.JPG, а затем используйте команду «Вставка»> «Изображение», чтобы вставить изображение в документ.

При вставке небольшого снимка экрана непосредственно в пустой документ Word размер этого документа увеличивается с 22 КБ до 548 КБ.

Вставка этого снимка экрана в Paint, сохранение его в формате JPG, а затем вставка этого JPG в пустой документ привели к тому, что размер документа увеличился всего до 331 КБ. Это чуть более 40%. Более того, использование формата GIF уменьшило размер документа более чем на 60%.Масштабирование — это разница между документом размером 10 МБ и документом размером 4 МБ.

Конечно, этого не всегда можно избежать. Иногда вам понадобится лучшее качество изображения, которое вы можете получить в форматах BMP и PNG. Но если это небольшое изображение или вам не нужно супер высокое качество, вы можете использовать более легкий формат и вставку изображения.

Внесение изменений при сохранении изображения

При редактировании изображения в Word Word сохраняет все изменения изображения как часть документа.Это означает, что если вы обрежете изображение в документе, Word сохранит исходное изображение полностью. Измените изображение на черно-белое, и Word по-прежнему сохранит исходное цветное изображение.

Это увеличивает размер документа без необходимости, поэтому, когда вы вносите изменения в изображения и уверены, что вам не нужно их отменять, Word может отбросить данные редактирования.

Однако лучше, чем удаление ненужных данных из документа, это в первую очередь ненужный сбор данных в документе.Любое редактирование, даже такое простое, как обрезка или добавление стрелки, лучше всего выполнять в графическом редакторе перед вставкой изображения в документ.

Сжимайте все изображения за один раз

Да, мы говорили в начале, что эта статья о еще способах уменьшения размера файла, но в большинстве статей на эту тему говорится о том, как сжимать изображения по одному (включая наша статья), и здесь, в How-To Geek, мы пытаемся найти лучшие способы делать вещи.

Нажмите «Файл» > «Сохранить как» > «Дополнительные параметры». (Вы можете использовать «Сохранить копию» вместо «Сохранить как», если у вас включен OneDrive с включенным автосохранением).

Откроется диалоговое окно «Сохранить как», в котором можно получить доступ к дополнительным параметрам. Щелкните Инструменты > Сжать изображения.

Откроется панель «Сжатие фотографий», где вы можете решить, насколько сильно вы хотите применить сжатие ко всем фотографиям одновременно.

Опция «Применить только к этому изображению» недоступна, потому что это инструмент «все или ничего» — эти опции будут применены либо ко всем изображениям при сохранении документа, либо ни к одному из них. Поэтому, если вы хотите выбрать разные параметры для разных фотографий, это вам не подойдет. Но если вы хотите сжать все изображения за один раз, используйте этот вариант.

Выберите параметры, нажмите «ОК», затем сохраните новую версию документа со всеми сжатыми изображениями.

Прекратить встраивание шрифтов в документ

Если вы не используете необычный шрифт из далекой галактики, почти наверняка любой, с кем вы поделитесь своим документом, сможет прочитать его с помощью своей копии Word (или бесплатной альтернативы например LibreOffice). Итак, почему вы хотите тратить файловое пространство на встраивание шрифтов? Остановите это действие, выбрав «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и отключив «Встроить шрифты в файл».

Вы можете подумать, что это не имеет значения, но вы ошибаетесь.Если включено встраивание шрифтов и отключена опция «Не встраивать общие системные шрифты», разница в размере файла составляет почти 2 МБ. Даже с включенным параметром «Не встраивать общие системные шрифты» (это означает, что такие шрифты, как Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т. д. не включены), файл все еще почти на 1,3 МБ больше.

Итак, прекратите встраивать шрифты в документ.

Если можете, прекратите встраивание других файлов

Недавно мы показали вам, как встроить или связать электронную таблицу Excel с документом Word (вы также можете сделать это с другими файлами, такими как презентации PowerPoint или диаграммы Visio).Если вы создадите ссылку на электронную таблицу вместо ее встраивания, вы сэкономите большую часть размера файла Excel. Вы не сохраните все это, так как связанная электронная таблица все равно добавит определенный размер, но ваш документ будет намного меньше со ссылкой, чем полностью встроенный. Конечно, у стекирования есть и недостатки, и преимущества, поэтому обязательно прочитайте эту статью, чтобы понять их, прежде чем делать это.

Остановить сохранение эскиза документа

В течение дня Word позволяет сохранять эскиз документа, чтобы Windows могла просмотреть его в проводнике.В настоящее время File Explorer может делать это самостоятельно и не нуждается в помощи Word, но этот параметр по-прежнему доступен в документе. В нашем тестовом документе размером 721 КБ включение этой опции увеличило размер файла до 3247 КБ. Это в 4,5 раза больше размера исходного файла — ни за что. Вы найдете этот параметр в меню «Файл»> «Информация»> «Свойства»> «Дополнительные свойства».

Снимите флажок «Сохранить миниатюры для всех документов Word» и нажмите «ОК».

Название этой опции немного сбивает с толку, так как ее отключение влияет только на открытый документ, даже если написано «все текстовые документы». Если он включен по умолчанию при создании документа, вам придется отключить его в шаблоне Normal.dotx, и Microsoft предоставила отличные инструкции для этого, если вы не знаете, как это сделать.

Вы также можете отключить этот параметр в диалоговом окне «Сохранить как», где он называется чуть более правильным диалогом «Сохранить миниатюру».

Удаление личной и скрытой информации из вашего документа

Личные данные не только увеличивают размер документа, но и могут дать читателям нежелательную информацию. Также может быть информация, которая была отформатирована как скрытая, и если вам не нужен этот скрытый текст в вашем документе, почему бы вам не избавиться от него?

Удалите ненужную информацию из документа, выбрав «Файл» > «Информация» > «Проверить наличие проблем», а затем нажав кнопку «Проверить документ».

Убедитесь, что «Свойства документа и личная информация» включены, а затем нажмите «Проверить». После завершения Инспектора нажмите «Удалить все» в разделе «Свойства документа и личная информация».

Это действие уменьшило размер нашего тестового файла на 7 КБ, так что это небольшая сумма. Тем не менее, рекомендуется удалять личные данные из ваших файлов, поэтому вам, вероятно, следует это сделать. Мы предупреждаем вас, что вы не сможете восстановить эти данные после их удаления, поэтому, пожалуйста, убедитесь, что вы довольны, прежде чем удалять их.Вы можете сделать то же самое для параметров «Невидимый контент» и «Скрытый текст», но это сделает ваш файл меньше, если у вас есть скрытый контент.

Отключить автовосстановление (если посмеете)

Одной из замечательных функций Word — фактически одной из замечательных функций любого приложения Office — является автоматическое восстановление. Эта функция регулярно выполняет резервное копирование вашего файла во время работы, поэтому в случае сбоя Word или неожиданного перезапуска компьютера (например, когда Windows обновляет систему ночью) вы увидите автоматически восстановленные версии открытых документов Word при перезапуске.Конечно, все эти версии увеличивают размер файла, поэтому, если вы отключите автовосстановление, ваш файл будет меньше.

Перейдите в «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и отключите «Сохранять информацию об автовосстановлении каждые [x минут]».

Это не изменится немедленно, но остановит добавление новых версий AutoRecover в файл, пока вы над ним работаете.

Имейте в виду, что у вас больше не будет версии AutoRecover, поэтому, если Word неожиданно выйдет из строя или завершится, вы потеряете всю свою работу с момента последнего сохранения.

Скопируйте все в новый документ

Пока вы работаете над документом, Word сохраняет различные вещи в фоновом режиме, которые могут вам помочь.Мы показали вам, как отключить их, если это возможно, и как удалить данные, собранные Word , но возможно в ваших документах все же будут недостающие кусочки. Если вы обнаружите, что подвержены такому расползанию документов, вы можете создать новый документ, а затем скопировать в него все.

Начните с создания нового пустого документа.Выберите все содержимое в текущем документе, нажав Ctrl + A. В новом документе нажмите Ctrl + V, чтобы вставить все. При этом будет скопирован весь текст, разделы, форматирование, параметры макета страницы, нумерация страниц — все, что вам нужно.

В новом документе не будет предыдущих фоновых операций записи, сведений об автовосстановлении или предыдущих версий, и это должно уменьшить размер файла.

Помните, что при этом все отредактированные данные будут скопированы в ваши изображения, поэтому вы можете сначала удалить их из исходного документа, прежде чем копировать все в новый документ.Если нет, ничего страшного. Вы все еще можете удалить его из нового документа.

Мы не можем сказать, сколько это сэкономит, так как это может быть от нескольких килобайт до многих мегабайт, но это всегда стоит сделать, если вы хотите удалить как можно больше жира из вашего документа.

В качестве бонуса мы также увидели этот трюк с копированием/вставкой в новый документ, устраняющий странные ошибки в документах Word, которые иначе было бы трудно отследить.

Советы Power Помогите уменьшить размер документа

Некоторые советы кажутся полезными, но нам не удалось добиться положительных результатов.Мы не говорим, что они не помогут уменьшить размер файла, но, похоже, вам потребуются определенные обстоятельства, чтобы извлечь из них пользу. Мы настоятельно рекомендуем вам сначала попробовать советы из предыдущего раздела, а затем при необходимости предоставить эти советы.

Отключить сохранение в фоновом режиме

Чем сложнее документ и чем больше времени требуется для его сохранения, тем больше времени требуется для сохранения после нажатия кнопки «Сохранить». Чтобы обойти это, в Word есть параметр «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно», который называется «Разрешить фоновое сохранение».

Этот параметр включен по умолчанию и сохраняет документ в фоновом режиме, пока вы над ним работаете. Дело в том, что когда вы нажмете кнопку «Сохранить», будет сохранено меньше изменений, поэтому это сохранит вас намного быстрее. Во многом это возврат к тому времени, когда Word занимал пропорционально больше системных ресурсов, и в современных системах это, вероятно, не требуется, особенно если вы не редактируете очень длинные или сложные документы.

Жюри решает, повлияет ли это на размер файла. Если оставить документ открытым с этой настройкой, размер нашего тестового документа не изменится (при включенном автовосстановлении увеличивал размер файла). Внесение изменений в течение примерно 30 минут также существенно не изменило размер документа, независимо от того, был ли включен или выключен параметр «Разрешить сохранение в фоновом режиме». Кроме того, его отключение не изменило скорость сохранения документа.

Короче говоря, это принадлежит вам. Если его отключение не уменьшает размер файла, оставьте его включенным, поскольку все, что Word делает для автоматического сохранения документов, — это хорошо.

Преобразовать в RTF, а затем преобразовать обратно в DOCX

RTF означает Rich Text Format и является открытым стандартом для документов, которые обеспечивают несколько большее форматирование, чем обычный текст, но не все навороты DOCX. Идея преобразования DOCX в RTF заключается в том, что он удаляет все лишнее форматирование и любые скрытые данные, поэтому при сохранении файла RTF обратно в файл DOCX размер файла будет меньше.

Преобразование нашего 20-страничного тестового документа в формат RTF размером 721 КБ уменьшило размер файла до 19,5 МБ (так что не используйте RTF, если вам нужен небольшой файл). Преобразование обратно в DOCX привело к файлу размером 714 КБ. Это экономия 7 КБ, менее 1%, и, поскольку RTF не мог справиться с простым форматированием таблицы, нам пришлось переформатировать... что увеличило размер до 721 КБ.

Похоже, что это не будет иметь много преимуществ для вашего документа, особенно когда современный DOCX имеет так много параметров форматирования, с которыми RTF не может справиться.

Преобразование в HTML, а затем обратное преобразование в DOCX

Это та же идея, что и преобразование в RTF, за исключением того, что HTML является веб-форматом. Наш тест на преобразование показал почти идентичные результаты с использованием RTF.

Мы попробовали это с нашим файлом DOCX размером 721 КБ и преобразовали его в файл HTML размером 383 КБ. Преобразование обратно в DOCX привело к файлу размером 714 КБ. Это экономия 1%, но это создало беспорядок в форматировании, особенно в заголовках, которые нужно было бы переделать.

Распакуйте документ и сожмите его

Документ DOCX представляет собой сжатый файл, например архив, созданный с помощью 7-Xip или WinRar. Это означает, что вы можете открыть его с помощью одного из этих инструментов и увидеть все содержимое. Один совет, который вы можете увидеть, — это извлечь все файлы из вашего DOCX, добавить их в сжатый архив, а затем переименовать этот архив в расширение файла DOCX. Привет, у вас есть сжатый документ Word! Теоретически это кажется правдоподобным, но, используя и 7-Zip, и WinRar, и разные форматы архивов, мы обнаруживали, что каждый раз, когда пытались открыть файл.docx мы создали, Word сказал нам, что файл был поврежден.

Возможно, в этой идее есть некоторые достоинства — наш файл размером 721 КБ в итоге стал всего 72 КБ — но мы бы не рекомендовали его, если только не хотим потратить много времени, играя с ним, чтобы попытаться запустить его. Кроме того, экономия может быть связана с тем, что в процессе сжатия было удалено/сжато что-то, что мешает Word открыть документ, но мы не можем быть в этом уверены.

Часто предлагаемые советы, которые вряд ли будут иметь какое-либо значение

В Интернете есть несколько предложений, которые звучат разумно, но не будут иметь большого эффекта.Это не означает, что вы не должны попробовать их, просто вы не должны ожидать большого влияния на размер вашего документа.

Удалить предыдущие версии документа

Word сохраняет предыдущие версии документа, пока вы над ним работаете. Это функция автосохранения, и некоторые люди предлагают удалить ее, выбрав «Файл»> «Информация»> «Управление документом» и удалив все старые версии.

Однако в этом нет смысла, так как эти старые версии хранятся в файловой системе Windows, а не в документе Word.Их удаление не уменьшит ваш документ. Если вы хотите удалить любую информацию о предыдущей редакции из вашего документа, скопируйте содержимое в совершенно новый документ или выполните «Файл»> «Сохранить как», чтобы сохранить новый документ, как описано ранее.

Вставить только текст, без форматирования

Если вы хотите скопировать и вставить из одного документа в текущий документ, вы можете использовать различные параметры вставки.

По умолчанию при нажатии кнопки «Вставить» (или нажатии Ctrl + V) используется параметр «Сохранить исходное форматирование».Это копирует нестандартные шрифты и форматирование полужирным шрифтом, курсивом и т. д. Но если вместо этого вы нажали «Сохранить только текст», то — или так гласит теория — уменьшите размер файла, удалив форматирование.

Мы попробовали это с 20-страничным документом, в котором к тексту на каждой странице применялось разное форматирование, а средняя разница в размере составляла чуть менее 2 КБ на страницу. Эта мощность была бы значительной, если бы у вас был документ объемом более 250 страниц, общий размер которого составлял бы около 0,5 МБ, но действительно ли у вас был бы документ Word на 250 страниц без какого-либо форматирования? Вероятно, нет, так как это будет в основном нечитаемо, поэтому вы потеряете свои сбережения при повторном добавлении форматирования.

Любая польза от этого метода, скорее всего, исходит из советов, данных выше: скопируйте и вставьте весь документ в новый документ, чтобы удалить предыдущие версии, старые изменения редактирования и т. д.

Изменение размера страницы

Word позволяет изменить размер страницы, выбрав «Макет» > «Размер» и изменив размер «Буквы» по умолчанию. Есть советы, говорящие о том, что если вы выберете меньший, но похожий размер, такой как «А4», другие читатели не заметят этого, и вы получите небольшую экономию.

Мы попробовали это с 20-страничным документом формата «письмо», который составлял 721 КБ. Мы изменили размер на «A4», «A5» (что в два раза меньше размера «A4») и «B5», и каждый раз наш документ оставался размером 721 КБ. Другими словами, это не имело никакого значения для размера файла.

Прекратить встраивание языковых данных

В меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» есть параметр «Внедрить языковые данные», и подсказки в различных местах говорят вам отключить его.На первый взгляд это звучит разумно — не увеличат ли дополнительные лингвистические данные размер документа?

Короче говоря, если вы используете современный файл .docx, ответ будет отрицательным. Word обрабатывает лингвистические данные за кулисами и не занимает места в вашем документе.

Отключение этого параметра может незначительно повлиять на старые файлы .doc, но даже если вы используете утилиту для рукописного ввода и в Word есть некоторая «информация об исправлении распознавания рукописного ввода», которую необходимо сохранить.В остальном разницы нет.

Это довольно обширный список способов обрезки файлов Word по размеру, но мы всегда ищем новые методы, которые можно попробовать (или опровергнуть). Пишите в комментариях, если знаете технику, которую мы пропустили, и мы ее проверим!
.
Как уменьшить размер презентации PowerPoint 9000 в 10 раз 1
Возникли проблемы с продвижением презентации? Файлы работают слишком медленно на медленных компьютерах? Тогда вы находитесь в нужном месте, чтобы узнать, как его изменить :)

Я ежедневно сталкиваюсь с большим количеством презентаций, которые слишком тяжелы - размер файла превышает 20 МБ, хотя слайдов немного. Затем клиенты отправляют презентацию с помощью внешних веб-сайтов, таких как WeTransfer, поскольку размер файла не позволяет отправить презентацию по электронной почте.Зачастую это не масштабные презентации, например, имеют 15-20 слайдов и размер 20-100 Мб.

Звучит знакомо?

Вот три наиболее распространенные причины, по которым файл PowerPoint слишком велик, и способы их быстрого устранения.

Первые большие изображения в презентации PowerPoint

Но как? Ведь загружаемые фотографии товаров довольно мелкие, их несколько на каждом слайде.

Легко проверить (подробнее об этом чуть позже), действительно ли реальный размер фотографии настолько мал.Бывает, что маленькая иллюстрация на слайде действительно высокого разрешения и весит несколько мегабайт, возьмем с десяток раз, а большой размер презентации гарантирован.

Часто фотографии вставляются с высоким разрешением, а затем уменьшаются, но при уменьшении масштаба разрешение не меняется.

Что сделать, чтобы уменьшить вес фотографий в PPT?

Однако вы можете проверить каждую фотографию с помощью Сбросить изображение и размер . После нажатия на эту опцию фото вернется к исходному размеру, иногда он намного больше площади всего слайда.Следующим шагом будет изменение разрешения фотографии с помощью инструмента Compress Pictures . Вы можете использовать разрешение документа или выбрать вариант 96 или 150 пикселей на дюйм, я не рекомендую более высокие разрешения, если вы хотите уменьшить размер файла.

Второй, прикрепленный шрифт (шрифты) в файле PPT

Хорошо, вы уже проверили фотографии, сжали их, а презентация все равно великовата.

На следующем шаге я предлагаю проверить, были ли шрифты, используемые в презентации, прикреплены к файлу.Включение шрифтов используется при использовании нестандартных шрифтов, не встроенных в PowerPoint. Например, вы используете шрифт без засечек Open Sans в своей презентации, которая была прикреплена к файлу, чтобы другие могли просматривать и редактировать его после того, как вы загрузите его. При прикреплении шрифтов к презентации туда включаются все используемые шрифты, а не только нестандартные. Может оказаться, что там еще были Calibri и Arial в нескольких местах, и каждый включенный шрифт на 2-3 МБ больше. Это может быть немного больно.

Что делать с прикрепленными шрифтами в PowerPoint?

Вы можете прикреплять только символы, используемые в презентации (в опциях Сохранить ), что немного уменьшит размер файла и позволит людям на других компьютерах просматривать презентацию. Однако выбор этой опции имеет тот недостаток, что может не хватить символов для редактирования такой презентации.

В-третьих, шаблон слайда для шаблона презентации

Если эти оптимизации еще не совсем верны, пришло время погрузиться в PowerPoint и взглянуть на образец слайдов.

В образце слайдов присутствует более одного шаблона, даже не два или три. Я видел около 30 из них больше всего!

Иногда в каждый из этих шаблонов вставляется фотография, например, на переходный слайд, а иногда бывает несколько переходных слайдов. Кроме того, заголовок и финальный слайд с иллюстрацией, раз в несколько десятков или около того. Готовый рецепт, чтобы файл весил больше 20 Мб.

Как упростить образец слайдов PowerPoint?

Единственным вариантом здесь является оптимизация образца слайдов.Проверка размера фотографий и возможного сжатия. Однако в первую очередь нужно изменить количество шаблонов и удалить все, что не используется в презентации. Обычно достаточно оставить один.

Что еще можно сделать, чтобы презентация была легкой и профессиональной?

Здесь я описал три наиболее распространенные причины, по которым файл PowerPoint слишком велик. Есть еще несколько конкретных случаев, когда файл содержит мультимедийные файлы (аудио, видео) или прикрепленные листы Excel.

Для получения дополнительной информации и живой демонстрации того, как справляться с различными ситуациями в PowerPoint, я приглашаю вас на мой тренинг по созданию эффективных слайдов PowerPoint
.

.
листов или Excel? Различия, которые помогут вам принять решение

В течение многих лет Excel был наиболее широко используемой электронной таблицей на рынке. Хотя существовали альтернативы (например, Numbers или OpenOffice Calc), ни один местный поставщик программного обеспечения не мог конкурировать с Microsoft. Первым серьезным конкурентом Excel стало веб-приложение Google Sheets. В чем Google обогнал Microsoft, и чего еще не хватает Google Sheets, чтобы стать самым популярным инструментом для расчета таблиц?

Испытайте больше с
листов

FOTC означает более низкие цены на Google Workspace и круглосуточную поддержку без выходных.

Таблицы Google и Microsoft Excel — доступность и популярность

Google Таблицы доступны частным пользователям абсолютно бесплатно - всегда и с полным функционалом. Благодаря тому, что каждый владелец учетной записи Gmail может пользоваться бесплатными офисными приложениями и 15 ГБ облачного пространства , Google достигает своими решениями широкой аудитории, в результате отнимая часть последователей у других производителей.

Google не пытается любой ценой монетизировать отдельных пользователей.Благодаря этому он получает куда более ценные ресурсы — вовлеченность и доверие интернет-пользователей, а также положительную огласку своих инструментов. Эта стратегия приносит компании долгосрочную прибыль. Люди, которые привыкли использовать Google Sheets в частном порядке, с большей вероятностью выберут бизнес-сервис Google Workspace, когда сами начнут управлять компанией, школой или организацией.

В течение многих лет Microsoft сопротивлялась тому, чтобы сделать свое офисное программное обеспечение бесплатным для широкой публики.Стратегия компании заключалась в том, чтобы взимать абонентскую плату за использование пакетов Microsoft 365 как для бизнеса, так и для домашнего использования. Это программное обеспечение имеет 35-летнюю традицию и устоявшуюся репутацию. Однако растущая популярность облачных приложений Google, наконец, побудила Microsoft подготовить свою альтернативу. В настоящее время любой, кто создаст учетную запись Outlook, может бесплатно использовать инструменты Office Online и 6 ГБ в OneDrive . К сожалению, в каждом веб-приложении есть рекламные кнопки «Перейти премиум», которые перенаправляют в магазин с платными пакетами Microsoft для физических лиц.

Excel и Google Таблицы для бизнеса — сравнение стоимости

Ни Microsoft Excel, ни Google Таблицы для коммерческого использования нельзя приобрести отдельно — они всегда являются частью более крупного пакета. Если у компании уже есть система электронной почты, она может выбрать комплекты только для приложений:

Google Workspace Essentials — 6,77 евро — офисные приложения Google, включая Meet и Google Drive (не включая учетные записи Gmail)

Только программы Microsoft 365 — 8 евро.80 — Офисные программы и OneDrive (без учетных записей электронной почты и Microsoft Teams)

В отличие от этого, предложение полных облачных экосистем для офисной работы у обоих производителей разделено на несколько пакетов.

Пакеты Microsoft 365 — Ежемесячная плата за пользователя (нетто):

Microsoft 365 Business Basic — 4,20 евро в год — этот пакет позволяет использовать только Excel Online и не включает лицензию на использование локальных программ Office .

Microsoft 365 Business Standard — 10,50 евро с годовым обязательством / 12,60 евро с ежемесячным обязательством

Microsoft 365 Business Premium — 16,90 евро с годовым обязательством

Ежемесячная оплата Google Workspace за пользователя (нетто)

Google Workspace Business Starter — 4,68 евро с ежемесячным обязательством

Google Workspace Business Standard — 9,36 евро с ежемесячным обязательством

Google Workspace Business Plus — 15 евро.60 с ежемесячным обязательством

Google Workspace Enterprise — три варианта Enterprise предназначены для компаний, которым требуется более 300 лицензий. Для получения точного прайс-листа, пожалуйста, свяжитесь с FOTC.

При определенных условиях вы можете получить дополнительную скидку 10% при годовом обязательстве официального партнера Google Cloud.

Таблицы Google и Excel — сравнение функциональности

Большинство основных задач, связанных с формулами, управлением таблицами, добавлением функций, вставкой данных или печатью листов, можно выполнять одинаково, независимо от того, какая программа для работы с электронными таблицами у вас есть.Однако между Google Sheets и Excel есть немало важных различий, знание которых может помочь вам принять лучшее решение при выборе офисного программного обеспечения для вашего бизнеса.

Простота использования

Ввод "курса Google Sheets" в поисковике выдает 869 тысяч. результатов, а с польским названием этого приложения и того меньше - чуть более 200 тыс. Это ничто по сравнению с почти 44 миллионами результатов по запросу «Курс Excel». Мы можем частично обосновать эту огромную диспропорцию различиями в популярности обеих программ, но главный вывод очевиден — у Excel гораздо более высокий порог входа, чем у Google Sheets .И это видно с первого взгляда по интерфейсу этих приложений.

Большинство функций Microsoft Excel скрыты во вкладках "ленты", которая в новых версиях этой программы заменяет панель инструментов. Люди, привыкшие к программам Office, легко узнают инструменты по их значкам, но для новичков символы остаются загадочными. Новичкам Excel также сложно ориентироваться в программе, потому что у них всегда на виду много кнопок, из-за чего поиск даже самых простых инструментов отнимает много времени.

Чистый и простой дизайн Google Таблиц с первого взгляда очевиден. Базовая панель инструментов содержит только то, что необходимо, а все дополнительные функции организованы в виде раскрывающихся списков. Значки в списке обеспечивают быструю визуальную ориентацию для опытных пользователей, а новички могут использовать всегда видимые названия инструментов.

Расчетные формулы

Формулы являются основой работы с электронными таблицами, поскольку они позволяют пользователям автоматизировать операции с данными в любом диапазоне ячеек.Некоторые формулы используются для простых математических расчетов, а другие имеют специализированное аналитическое, финансовое, логическое или статистическое применение.

Вряд ли кто-либо из пользователей электронных таблиц знает и может применять все функции, но если вы хотите проверить свою память, просмотрите список всех формул в Google Sheets или список всех формул в Microsoft Excel. Вы, вероятно, заметите, что:

Обе программы поддерживают почти 500 различных формул — в Google Таблицах их 494, а в Excel чуть меньше, 481 .Google Sheets имеет несколько уникальных функций, которые позволяют этому приложению использовать возможности других веб-сервисов Google, таких как Sparkline, Translator и Google Finance.

В Google Sheets и Excel имена функций одинаковые - Если у вас есть любимые формулы со времен использования программ Office, вы также можете без проблем использовать их в Google Sheets.

Обновление и сохранение результатов работы

При использовании Google Таблиц вы всегда можете быть уверены, что приложение имеет последнюю версию с полной функциональностью .Новые инструменты, которые разработчики Google внедряют каждый день, просто появляются в раскрывающихся списках с пометкой «Новые». О наиболее важных изменениях пользователям обычно сообщается во всплывающем окне после запуска приложения.

В Google Sheets можно забыть о ручных обновлениях, а также о навязчивом сохранении файла каждые несколько минут, опасаясь потерять результаты работы над проектом в случае аппаратного или программного сбоя. Каждое изменение сохраняется на лету в облаке , поэтому ваша работа в таблице никогда не будет потрачена впустую из-за случайных событий. Вам также не придется создавать дубликаты, которые загромождали бы диск - у вас всегда есть доступ к истории изменений, где вы можете восстановить любую именованную версию файла одним щелчком мыши.

Excel Online следует шаблону «Таблицы», чтобы стать достойной альтернативой, но разработчики Google всегда быстрее внедряют инновации для удобного просмотра.

Локальные пользователи Excel несут ответственность за сохранение своей работы и обновление программного обеспечения до последней версии. Это не мешает их работе, если у них выработается прочная привычка помнить об этих занятиях. Проблема возникает, когда большая часть их рабочих инструментов находится в сети, а Excel они используют лишь изредка — тогда привычка выполнять эти дополнительные действия быстро улетучивается. К счастью, в случае сбоя в Excel есть функция автоматического восстановления, которая сохраняет состояние файла через определенные промежутки времени.

Таблицы и визуализация данных

Создание сводных таблиц в Google Sheets и Excel Sheets практически идентично, но обе программы имеют дополнительные удобства, которые в определенных ситуациях значительно ускоряют процесс.

Google Sheets автоматически обновит сводную таблицу при изменении исходной информации, которую вы хотите сопоставить. В Excel после каждого изменения необходимо вручную нажимать кнопку обновления, чтобы увидеть изменения в сводной таблице.

Microsoft Excel оснащен функцией автоматического форматирования таблиц - всего одним щелчком мыши программа заполнит выбранные ячейки цветами, что улучшит четкость данных.

В Sheets можно добиться аналогичного эффекта с помощью функции Browse , хотя она работает иначе, чем предопределенные стили форматирования в Excel. При нажатии кнопки Обзор отображается окно со списком предложений для множества различных визуализаций, которые можно применить к выбранному диапазону данных.Предложения, подготовленные искусственным интеллектом, всегда сопоставляются с содержимым ячейки, поэтому для каждого выбранного диапазона Обзор генерирует разные возможности. Это интуитивно понятное окно с динамическими подсказками часто высвобождает творческий потенциал пользователей, предлагая решения, о которых они раньше не думали.

В Excel (в версии для Windows) вы найдете до 19 типов диаграмм, включая солнечные лучи или биржевую диаграмму , и каждый из них можно свободно форматировать для создания эстетических и функциональных визуализаций данных.Параметры форматирования в Google Sheets более ограничены, но 17 типов диаграмм, доступных в этом приложении, удовлетворят потребности среднего офисного работника.

Поддержка больших баз данных

Самым большим преимуществом локальной программы Microsoft Excel перед веб-приложением Google Sheets является ее огромная вычислительная мощность и стабильность при больших нагрузках. Для сравнения — Google Sheets может обрабатывать операции с базами данных, содержащими до пяти миллионов ячеек, а Microsoft Excel — до семнадцати миллиардов ячеек..Немногие повседневные пользователи электронных таблиц приближаются к тому, чтобы заполнить миллионы ячеек, но те, кто делает это регулярно, то есть мощные аналитики баз данных, определенно предпочтут Excel вместо Google Таблиц.

Работа в автономном режиме
Microsoft Excel
устанавливается на жесткий диск вашего компьютера, поэтому для работы с этой программой вам не нужен интернет — это одно из преимуществ локального Excel, для которого Sheets предлагает лишь полуэквивалент.

Google Таблицы работают только в браузере, но отсутствие интернета не означает перерыва в использовании файловых редакторов, если вы заранее к этому подготовитесь. Вы можете включить автономный доступ к файлам Таблиц, Документов и Слайдов на доверенных устройствах. Вы найдете эту опцию в настройках Google Диска.
90 152
Онлайн-сотрудничество

Microsoft Excel для Windows — мощный инструмент для индивидуальной работы, но когда приходит время поделиться результатами расчетов с вашей командой, последовательность утомительных шагов возвращает неприятные воспоминания из первого десятилетия 21-го века.У кого еще сегодня есть время сохранять, прикреплять, загружать, скачивать, исправлять, переприкреплять и возвращать файлы? Конечно, не команды, использующие Google Sheets — они уже давно по-другому распорядились этими драгоценными часами.

Удобная совместная работа и совместное использование — это категория, в которой Google Таблицы всегда на шаг впереди конкурентов. Создатель файла сохраняет контроль над тем, какие соавторы имеют право просматривать, комментировать или редактировать данные. Каждый может наблюдать за деятельностью других людей на постоянной основе, ведь ячейки, в которых кто-то работает, выделены цветной рамкой.Хотя изменения сохраняются автоматически, любую возможную ошибку другого редактора можно исправить благодаря истории версий файла, а также истории изменений, внесенных в выбранную ячейку. И это лишь некоторые из множества опций, доступных в одном приложении.

Настоящая синергия в командной работе может быть достигнута, если рассматривать офисные инструменты Google как целостную экосистему:

Лист, отправленный в комнату Google Chat, автоматически предоставляется всем участникам, и пользователям даже не нужно переключать вкладки, чтобы открыть его — просмотр и внесение изменений возможны из Gmail.

Каждый комментарий в ячейке листа может быть назначен как задача для определенного соавтора, который будет немедленно уведомлен.

Sheets поставляется с кнопкой для мгновенного представления карты в Google Meet.

Файлы из веб-редакторов Google также можно прикреплять к встречам в Календаре Google, чтобы участники могли прочитать их содержание перед беседой.

Функция Browse с технологией НЛП позволяет искать ответы на вопросы не только в Интернете, но и внутри данных в файле или в домене всей организации.

Примеры удобных интеграций между приложениями Google можно множить, и каждый из них выливается в несколько минут сэкономленного времени сотрудников. Именно поэтому так важно использовать в своей команде все инструменты Google Workspace — одно приложение не реализует весь потенциал этого сервиса.

Вердикт Google Таблиц против Microsoft Excel

Microsoft Excel является комбайном среди вычислительных программ. Для самых продвинутых пользователей электронных таблиц Excel локально в Windows всегда будет лучшим инструментом для глубокого анализа больших файлов .Версия для MacOS не получила такого признания сообщества из-за более слабой интеграции с VBA, отсутствия функций PivotCharts и PowerPivot.

Google Sheets не имеет локальной версии, но может победить во всех категориях, связанных с быстрой ежедневной онлайн-работой. Они просты в использовании, быстры и доступны с любого устройства. Это также лучший инструмент для совместного создания таблиц с другими сотрудниками.

Стоит помнить, что у Google и Microsoft разный подход к созданию своих облачных экосистем, поэтому никакое сравнение сервисов этих двух производителей не будет полным. Как Excel, так и Google Таблицы имеют области специализации, в которых они непобедимы. Из-за этого не всегда следует рассматривать это программное обеспечение как жесткую конкуренцию. У каждого из них есть своя отдельная группа получателей, чьи потребности полностью удовлетворяются. Таким образом, ключом к тому, чтобы быть довольным выбором электронных таблиц производителя, является точное определение собственного стиля работы.

Кому следует выбирать Google Sheets и когда?

Google Таблицы будут лучшим выбором для вас и вашего бизнеса, если:

Вы часто совместно работаете над электронными таблицами с другими пользователями, поэтому хотите удобно делиться ими в облаке и видеть изменения в режиме реального времени.

Вам нужна простая в использовании программа, чтобы не тратить время на дополнительное обучение новых сотрудников.

Вы хотите лучше контролировать хранение файлов, созданных вашей командой во время работы.

Большинство ваших клиентов и деловых партнеров используют Google Sheets.

Ваша компания или учебное заведение использует рабочие учетные записи Gmail как часть Google Workspace.

Для кого Microsoft Excel лучше?
Microsoft Excel
, скорее всего, оправдает все ваши ожидания, если:

У вас уже есть много знаний о работе с этой программой, и вы нанимаете людей с аналогичным опытом.

Вы работаете с рабочими листами в базах данных с миллиардами ячеек.

Вы часто работаете с электронными таблицами без доступа к Интернету, поэтому предпочитаете, чтобы программа была установлена на вашем компьютере.

Большинство ваших клиентов и деловых партнеров используют Excel.

Ваша компания или учебное заведение ежедневно использует рабочие учетные записи Outlook в Microsoft 365.

Какие компании выиграют от одновременного использования обеих программ?

Если у некоторых из ваших сотрудников культура динамичного командного сотрудничества в крови, что особенно распространено в таких отделах, как ИТ, маркетинг, обслуживание клиентов и продажи, им будет проще использовать легкие и простые Google Sheets в облаке. на ежедневной основе.Предоставьте сотрудникам с учетными записями Gmail пакет офисных приложений в составе Google Workspace. Однако для людей, чьи обязанности требуют более индивидуальной работы с таблицами (например, бухгалтерия, расчет заработной платы, управление персоналом), вы можете купить отдельные лицензии на локальное программное обеспечение Microsoft.

Объединение облачных экосистем двух разных поставщиков в одной организации никогда не бывает идеальным решением. Однако, если ваши отделы имеют совершенно разные стили работы, затраты на дополнительное лицензирование будут незначительными по сравнению с преимуществами предоставления сотрудникам программного обеспечения, которое наилучшим образом соответствует их потребностям.

Если вы планируете внедрить Google Workspace в своей компании или объединить его со службой Microsoft 365, обратитесь в FOTC. Как партнер Google Cloud мы подготовим для вас предложение со скидками, проведем миграцию и окажем вашей команде полную техническую поддержку.

См. также:

Смотрите также подборку из 10 крутых трюков в Google Sheets на нашем YouTube-канале:
.
Уменьшение размера файла Excel | 123Office.pl

Здравствуйте,
Файлы Excel, над которыми мы работаем, иногда становятся очень большими. Это не всегда усложняет и замедляет работу, но вызывает проблемы с отправкой электронных писем, быстро забивая наш почтовый ящик. Сегодня я покажу вам, как можно значительно уменьшить размер файла. Для этого я буду использовать тот факт, что файлы Excel 2007 на самом деле представляют собой zip-архивы. Я буду использовать файл размером более 30 МБ, который в основном содержит только данные с небольшим количеством формул.

Я меняю расширение файла с xlsx на zip . Если Windows не позволяет мне это сделать, перейдите в меню Инструменты/Параметры папки в окне просмотра папок. В новом окне я перехожу на вкладку Просмотр и снимаю галочку с опции Скрыть расширения для известных типов файлов.

Исходный файл, используемый для тестирования

Файл после смены расширения

Открываю архив и копирую его содержимое в любое место.

Содержимое распакованного файла Excel

Теперь доступно все содержимое исходного файла. Я упакую его снова, но с более сильным сжатием, чем в Excel. Я буду использовать 7-Zip для этого. Он добавляет дополнительные элементы в контекстное меню, поэтому просто выберите указанные выше элементы и щелкните по ним правой кнопкой мыши, а затем выберите: 7-Zip/Добавить в архив...

При упаковке я выбираю Уровень сжатия: Ультра. Благодаря этому я получу наименьший возможный файл. Процесс упаковки может занять несколько минут в зависимости от вашего компьютера.

Параметры сжатия 7-Zip

Наконец, вам нужно только изменить расширение с zip на xlsx.

Окончательный размер файла

Как видите, нам удалось уменьшить размер файла на треть.Помните, что этот размер не будет постоянным. Если мы откроем этот файл и снова сохраним его в Excel, его размер вернется к прежнему. Так что это хороший метод для загрузки файлов или их размещения в Интернете.
.
Смотрите также

Как подключаются беспроводные наушники к телефону андроид

Как записать iso образ windows 7 на флешку

Проверка устройств apple

Не удается обновить этот компьютер до последней версии windows 10

Не открывается rutracker

Найти смартфон по imei самостоятельно через интернет

Телефон подключить к компьютеру через usb кабель

Как в хл сделать формулу

Как остановить перезагрузку компьютера

Как сделать свои стикеры в ватсап на андроид

Как найти сервер в дискорде

Blender уроки

Категории

Файл эксель много весит что делать

Очистите рабочую книгу Excel, чтобы она использовала меньше памяти - Office

Были ли сведения на этой странице полезными?

В этой статье

Симптомы

Причина

Решение

Рекомендации по форматированию

Способ 1: устранение чрезмерного форматирования

Способ 2: удалите неиспользуемые стили

Способ 3: удаление фигур

Метод 4. Удаление условного форматирования

Проблема не устранена?

Рекомендации, связанные с вычислениями

Метод 1. Открытие книги в последней версии Excel

Метод 2. Формулы

Способ 3: вычисление по всем рабочим книгам

Способ 4: переменные функции

Способ 5: формулы массива

Способ 6: определенные имена

Способ 7: ссылки и гиперссылки

Продолжаем

Дополнительная информация

Как уменьшить размер файла Excel

Способ 1. Удаление лишних строк в Excel

Способ 2. Удаление скрытых имен в Excel

Способ 3. Удаление лишних стилей в Excel

Способ 4. Уменьшение размера рисунка в Excel

Похожие сообщения:

Как сжать файл эксель для отправки

Уменьшение размера файла в Microsoft Excel

Процедура уменьшения размера книги

Способ 1: уменьшение рабочего диапазона

Способ 2: устранение избыточного форматирования

Способ 3: удаление ссылок

Способ 4: изменения формата

Уменьшение размера файла в Office для Mac

Word

Дополнительные материалы

PowerPoint

Дополнительные материалы

Excel

Дополнительные материалы

Сжатие файла

Сжатие презентации в проводнике

Сжатие файлов мультимедиа в презентациях

Как уменьшить размер файла и ускорить его

Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно

Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB

Проблема 3. Избыточное форматирование

Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA

Проблема 5. Именованные диапазоны

Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры

Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц

Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом

Проблема 9. Много мусорных стилей

Проблема 10. Много примечаний

Как уменьшить размер excel файла, если картинки в нём уменьшены?

Как уменьшить размер файла Excel и заставить его работать быстрее | tDots

1. Уменьшаем размер используемого диапазона листа

2. Пересохраняем файл в другом формате

3. Удаляем лишние объекты из книги

4. Уменьшаем размер сводных таблиц

5. Заменяем формулы на значения

6. Удаляем лишнее форматирование

7. Удаляем лишние имена

Заключение

3 способа уменьшить размер документа в MS Word

1. Сохраняйте в формате DOCX

2. Сжимайте картинки

3. Удаляйте встроенные шрифты

УЧИМСЯ АРХИВИРОВАТЬ | Наука и жизнь

Как отправить большой файл — несколько способов передать, скинуть, загрузить

Уменьшение размера файла электронной таблицы Excel

Сохранение электронной таблицы в двоичном формате (xslb)

Сохранение электронной таблицы в двоичном формате (xslb)

Размер файла книги Excel может неожиданно увеличиться

Симптомы