Правила подписи в электронных письмах


Подпись в электронном письме – как ее правильно и красиво оформить

С помощью подписи в письмах электронной почты можно:

  • развивать личный бренд и повышать узнаваемость компании
  • доносить до клиентов и партнеров свои ценности
  • развивать многоканальную коммуникацию с клиентами и партнерами – например, переводить их на сайт, в соцсети, мессенджеры компании или конкретного специалиста

В статье расскажем, как подготовить подпись и оформить ее в популярных почтовых клиентах. А также покажем пример правильной подписи в конце делового письма.

Зачем нужна деловая подпись электронного письма?

Чаще всего переписка по email – это основной и «официальный» канал общения с клиентами и партнерами. Чтобы правильно создать подпись электронного письма, нужно понимать, какие дополнительные действия нужны от читающего.

Привлечь внимание к компании

Если вы делаете рассылку от лица компании, обязательно используйте в подписи ссылку на сайт и логотип бренда.

Оформление подписи в рассылке от Tinkoff.ru

Перевести на другие каналы взаимодействия

Из почтового ящика пользователей можно вести на каталог или связанные сайты компании, которые могут быть интересны получателю письма.

Ссылки на другие каналы в подписи к письму

Персонализировать общение с клиентами и партнерами

Если от лица бренда с пользователем по email общаются разные отделы и специалисты, персонализируйте их для лучшего контакта.

На вопросы о сотрудничестве отвечает исполнительный директорРассылка дайджестов и материалов блога ведется от лица редактораНа технические вопросы отвечает техподдержка

Мотивировать совершить целевое действие

Если подписчики email-рассылки часто пользуются вашими услугами офлайн, сообщите, какое действие вы от них ждете.

Например, пригласите в магазин

Как сделать подпись в Яндекс.Почте

Образец официальной подписи компании в электронном письме зависит от того, каким почтовым клиентом вы пользуетесь.

Как сделать подпись в Яндекс.Почте
  1. Открываем настройки – значок находится в верхнем правом углу, слева от аватарки (1)
  2. Выбираем блок «Личные данные, подпись, портрет» (2)
  3. Кликаем «Добавить подпись» (3)

У Яндекса простой текстовый редактор, который позволяет персонализировать шрифт, добавить изображение и поставить ссылку.

Подпись руководителя в Яндекс.Почте

Чтобы вставить ссылку в текст, выделите его и используйте инструмент «Вставить ссылку».

Чтобы вставить логотип компании, используйте инструмент «Вставить изображение». Желательно использовать картинки небольшого размера, например, 100х100. Крупные изображения будут выглядеть неорганично.

Как сделать форму подписи отправителя на Gmail

Процесс оформления подписи в электронном письме на Gmail.com мало отличается от предшествующего. Но интерфейс немного сложнее.

Как сделать подпись в почте Gmail

Открываем настройки (1) и переходим на вкладку «Все настройки» (2)

Дальше в длинном списке надо найти блок «Подпись» и создать новую

Особенность Gmail в том, что можно создать несколько подписей и использовать их для писем разных типов, например: для писем, которые пишете вы, – одну, а для ответов другим людям – другую.

Можно настроить отправку так, чтобы подпись ставилась только в новых письмах или только в ответах

Как сделать красивую подпись электронного письма в сервисе рассылок

Возможности оформления в стандартных почтовых клиентах ограничены. Подписи выглядят скучно и просто, не бросаются в глаза и плохо выполняют свои главные задачи: привлечь внимание и мотивировать совершить какое-то действие.

Создать рассылку с действительно эффектной и запоминающейся подписью можно при помощи сервиса рассылок Sendsay. Давайте посмотрим, как это можно сделать.

Этот функционал доступен в бесплатной версии сразу после регистрации

В меню выберите вкладку «Контент» (1), затем – Email (2), а потом нажмите кнопку «Создать Email» (3).

Теперь займемся настройкой внешнего вида – в редакторе можно сделать шаблон подписи в электронном письме

Если вы опытный пользователь, можно настроить внешний вид письма при помощи HTML-редактора. Если не любите возиться с кодом и предпочитаете интуитивно понятный интерфейс, используйте блочный шаблон. В нем можно быстро набросать нужные блоги и наполнить их контентом.

Начинающим рекомендуем воспользоваться уже готовым шаблоном – для этого перейдите в блок «Открыть галерею».

В подразделе с шаблонами доступны несколько прототипов писем со стандартными блокамиШаблоны рассылок в email

А в подразделе тематических шаблонов представлены разные письма по конкретным поводам: например, для подтверждения подписки или напоминания о брошенной корзине. Для примера подписи к электронному письму возьмем пустой шаблон письма для акционного предложения.

Любой элемент на экране можно изменить

Как добавить кнопки социальных сетей в подпись email

Как добавить в подпись email кнопки соцсетей


Ссылки на соцсети оформляются в виде знакомых пользователям логотипов (1). Это выглядит намного интереснее. В зависимости от общего стиля письма, значки могут быть цветными или черно-белыми (3).

В блоке профилей (2) можно галочками выбрать соцсети, в которых у вас есть аккаунты, и добавить активные ссылки.

В блоке 4 можно выбрать выравнивание значков (по правому, по левому краю, по центру) и отступы с каждой стороны.

Как добавить логотип в подпись электронного письма

Как добавить в подпись email логотип

Чтобы добавить в подпись логотип, создадим новый блок. Для этого нажимаем кнопку «Добавить секцию» (1), устанавливаем новый блок в нужное место (2) и с панели «Контент» перетягиваем в окно созданного блока элемент «Картинка» (3).

Как добавить в подпись электронной почты логотипРезультат

При помощи инструмента «Добавить ссылку» можно сделать картинку кликабельной и вести, например, на сайт компании.

Как добавить личную подпись сотрудника в email

Добавляем еще одну секцию с настройкой «2 колонки»

Затем в правую колонку добавляем фото сотрудника, а в левую – информацию о нем: имя, должность, контактные данные. Личную подпись можно дополнить информацией о том, по каким вопросам можно связаться с конкретным сотрудником, а также добавить ссылку на личный аккаунт для связи.

Как добавить кнопку CTA в электронную подпись

Кнопка CTA нужна, если письмо должно мотивировать пользователя совершить нужное нам действие. Например, оставить заявку на сотрудничество.

Как добавить кнопку CTA в подпись электронной почты

Через меню «Контент» создаем блок «Кнопка».

Стандартный вариант выглядит так

Дальше при помощи настроек можно:

  • изменить текст кнопки
  • изменить размер текста
  • установить ссылку на страницу
  • изменить цвет фона и кнопки (можно выбрать корпоративные цвета с помощью палитры RGB)
  • изменить расположение на странице
После всех манипуляций получаем что-то в этом духе

Не очень красиво, правда? Давайте перенесем кнопку на свободное пространство слева от фотографии сотрудника.

Красивая подпись в электронном письме

Обращаем ваше внимание на то, что при помощи Sendsay подобную подпись к электронному письму может создать абсолютно любой человек без специальных навыков в дизайне и верстке.

Для специалистов сервис содержит огромное количество расширенных настроек и редактор HTML-кода для создания уникальных подписей любой сложности.

В блоге Sendsay вы найдете много других полезных статей про email-маркетинг. Подписывайтесь!

Примеры подписей в электронных письмах

Подписи в электронных почтовых письмах следует использовать тогда, когда вы хотите предоставить получателю дополнительные контактные данные, большую информативность и просто проявить профессионализм. Мы в сегодняшней статье постараемся рассказать обо всех наиболее важных правилах оформления подписей с несколькими наглядными примерами.

Подписи в электронных письмах

Вне зависимости от содержимого подписи, руководствуясь правилами оформления, использовать нужно исключительно текстовое наполнение с минимальным количеством изображений. Это позволит получателю более комфортно воспринимать информацию, копировать текст и не тратить время на ожидание загрузки дополнительной графики.

По необходимости можете использовать все возможности стандартного редактора подписей, комбинируя различные цвета для текста и фона. Однако не делайте подпись излишне яркой и притягивающейся большее внимание, нежели основное содержание.

Читайте также: Создание подписи на Яндекс.Почте

Идеальный вариант подписи должен напрямую ссылаться на вас, как на отправителя, с указанием дополнительных контактных данных. Например, часто указываются страницы в соцсетях и сообщества с указанием ссылок. Нельзя забывать также и о правилах приличия в общении, используя уважительную форму обращения.

Необязательно использовать полный вид имени, включающий фамилию, имя и отчество. Вполне можно ограничиться полным или частичным сокращением. Тут же нужно отметить, что инициалы должны быть написаны на одном языке с остальным текстом, создавая ощущение органичности оформления. Исключением являются лишь некоторые сокращения, вроде «E-Mail», и название компании.

Если вы являетесь представителем какой-либо компании и письма отправляются с учетом вашей деятельности, важно упомянуть ее название. По возможности можно указать вашу должность и дополнительные контакты организации.

Читайте также: Создание подписи в программе Outlook

Последним важным аспектом, которому следует уделить особое внимание, является лаконичность содержания. Созданную подпись нужно тщательно проверять на читабельность, отсутствие проблем с грамматикой и емкость. В идеале весь текст должен состоять из 5-6 коротких строк.

Некоторые наиболее оптимальные примеры подписей вы можете наблюдать на скриншотах, представленных по ходу данной статьи. Как видно, оформление может сильно отличаться, но всех случаях отлично дополняет основное письмо. При создании своих подписей старайтесь уделять внимание примерам, комбинируя разные стили и в итоге получая уникальный вариант.

Заключение

Соблюдая все названные в статье правила, вы создадите подпись, прекрасно дополняющую основное содержимое отправляемых писем. После этого останется лишь воспользоваться соответствующим функционалом, чтобы добавить ее. Для этого перейдите в специальный раздел в настройках или отредактируйте HTML-код страницы в браузере.

Читайте также:
Как добавить подпись в электронном письме
Лучшие HTML-конструкторы
Как сделать рамку для электронного письма

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
ДА НЕТ

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Сегодня практически все в своей практике коммуникаций используют электронную почту, ICQ, факс или мобильную связь. Но мало кто понимает, что электронная почта – это показатель вашего профессионализма.

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения.

Вычитывая адреса и темы пришедших сообщений, абонент электронной почты решает, какие письма читать, а какие удалить не раскрывая. К сожалению, мало кто имеет представление о правилах этикета электронной почты. Их нужно знать и соблюдать, иначе мы можем невольно причинить неудобство, вызвать смущение или случайно обидеть того, кому пишем.

Познакомимся с 19 правилами, созданными, основанными на опыте многочисленных пользователей электронной почты.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

Структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.
  2. Адрес получателя.
  3. Тема письма.
  4. Приложение.
  5. Письмо, состоящее из приветствия, основного текста, заключения и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилия или аббревиатура вашей организации, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий ваше настоящее имя и имя вашей организации в названии домена, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

Указанная тема письма значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя вам ничего не говорят. Тема письма должна привлечь внимание получателя, быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще, прямее или заманчивее будет звучать Тема вашего письма, тем больше вероятности, что ваше письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над темой, когда вы в первый раз пишете кому-либо. Помните: тема письма – это красная нить смысла всего сообщения. Если изменяется основная мысль диалога, изменяйте, соответственно, и Тему; а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма, чтобы избежать путаницы при виртуальном общении.

Правило 4. Используйте («Re:»)только для ответа.

При этом открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма. Следует иметь в виду, что функция "ответить" означает «Мой ответ на:». Если при ответе меняется тема обсуждения, то лучше создать НОВОЕ письмо с НОВОЙ темой, чтобы не вводить в заблуждение собеседника.

Правило 5. Адрес получателя вставляйте в письмо в последнюю очередь.

Во избежание преждевременной отправки, когда письмо еще не дописано, не проверено и вложения не добавлены, внимательно обращайтесь с кнопкой «Отправить»( ): убедитесь, что вы посылаете выверенное письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.

В качестве приветствия можно использовать следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте» и только после этого переходите к цели вашего сообщения.

Обратите внимание, что в русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной.

P.S. Не следует впадать в крайность и ставить три (или более) восклицательных знака, так как в конце приветствия они будут восприниматься как неуместный крик и могут нанести обиду вашему адресату.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Читать c экрана монитора труднее, чем с бумажных носителей, поэтому разбивайте текст письма на логические абзацы. Предложения должны содержать не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.

Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Начинайте письмо с цели обращения, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Правильная формулировка первого предложения – гарантия того, что получатель вашего письма прочтёт его до конца. Постарайтесь не отправлять длинные электронные сообщения. Для пересылки важной информации большого объема составьте краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформите в виде вложения.

Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.

Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Иногда случалось и вам получать письма, которые пересылались исключительно для передачи некоторой информации, но эту информацию не содержали!?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.

Не прикрепляйте никаких вложений без согласования с получателем, в противном случае он может подумать, что данное вложение – это прицепившийся вирус. Данное письмо будет уничтожено без прочтения. Подобные вирусы чаще приходят со спамом.

P.S. Обращайте внимание на размер пересылаемого файла. Он не должен быть очень большим, чтобы адресат не тратил много времени на его скачивание

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы.

Отвечая на письмо, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы в письме. Замалчивание вопроса очень неэтично, т.к. адресат нуждается в вашем ответе и ждёт его. Если не знаете, как ответить, лучше об этом сообщить. При ответах на вопрос можно процитировать в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа, а под каждой такой цитатой написать ответ на вопрос. Не забывайте отделять текст ответов от текста цитируемых писем, тогда ответ будет легче читаться.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Это важно, потому что очень трудно читать текст без запятых и точек. Для грамотного написания используйте возможности проверки, которые сегодня представлены у всех почтовых служб

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

В соответствии с правилами этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, и время ответа не должно превышать трех суток. Если адресат не получил ответ на свое электронное письмо в течение указанного времени, следовательно, с ним не желают общаться. Причины задержки ответа необходимо объяснять тем, с кем хотели бы продолжить диалог. При получении письма с вложением, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. Если вы получили незатребованное письмо от неизвестных людей, можно на него не отвечать. Незатребованное письмо может оказаться спамом. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая, т.к. это может быть компьютерным вирусом.

Правило 14. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Весь текст, написанный прописным шрифтом, воспринимается как КРИК. Это может вызвать нежелательную реакцию у читателя. Если хотите выделить некую интересную мысль в пересылаемом сообщении, напишите таким шрифтом несколько слов. Выделенные таким способом, они лучше подчеркнут важность данного фрагмента текста.

Правило 15. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Помните, что электронная почта может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 16. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением.

В деловой электронной почте старайтесь не использовать аббревиатуры BTW (by the way) или LOL (laugh out loud) и смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке.

Правило 17. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Подпись – это небольшой блок текста, добавляемого в конец сообщений, который идентифицирует вас и содержит вашу контактную информацию. Подпись делайте краткой: не более четырех-семи строк. Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами (обычно это номера телефонов и факса).

Правило 18. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо.

Мы стали безличными и прячемся за электронной почтой, которая начинает контролировать нашу жизнь. Поэтому, прежде чем отправить следующее электронное письмо, подумайте, может быть лучше позвонить или лично встретиться с адресатом?

Материал составлен методистом Шутилиной Л.А, в статье были использованы материалы следующих авторов:

  1. Тер-Минасова С.Г. Язык и межкультурная коммуникация. М., 2000.
  2. Emailetiquette. http://www.emailreplies.com/ .
  3. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm.
  4. Этикет электронной почты или правила написания электронного письма. http://www.koryazhma.ru/articles/etiket/netiquette_mail.asp .

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики - стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.

  2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

  3. Важность письма (это при необходимости).

  4. Тема письма.

  5. Приложение.

  6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма - это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта - это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего - это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись - это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com

Создайте подпись для сообщений электронной почты, которую можно добавлять автоматически во все исходящие сообщения или вручную в некоторые из них.

Создание подписи сообщения электронной почты

  1. Войдите в Outlook.com и выберите Параметры > Просмотреть все параметры Outlook в верхней части страницы.

  2. Выберите "Почта>и ответьтена него.

  3. В поле Подпись электронной почты введите подпись и настройте ее внешний вид с помощью доступных параметров форматирования.

    Примечание: Для каждой учетной записи может быть только одна подпись.

    • Если вы хотите, чтобы ваша подпись отображалась в нижней части всех новых сообщений, установите флажок Автоматически добавлять мою подпись к создаваемым мной сообщениям.

    • Если подпись нужна в ответах и пересылаемых письмах, установите флажок Автоматически добавлять мою подпись к пересылаемым или ответным сообщениям.

    • Если эти флажки не установлены, вы можете вручную добавлять подпись в сообщения. Инструкции см. в разделе Добавление подписи вручную в новое сообщение.

  4. Когда закончите, нажмите кнопку Сохранить.

    Примечание: вы можете в любой момент вернуться на страницу Создание и установить или снять эти флажки.

Добавление подписи вручную в новое сообщение

Если вы создали подпись, но не настроили ее автоматическое добавление во все исходящие письма, вы можете добавить ее позже при написании сообщения.

  1. Перейдите в почтовый ящик и выберите пункт Создать сообщение.

  2. Введите текст сообщения, а затем в нижней части панели создания выберите  > Вставить подпись.

  3. Когда сообщение будет готово, нажмите кнопку Отправить.

Есть дополнительные вопросы?

Чтобы получить поддержку в Outlook.com, щелкните здесь или выберите в строке меню и введите запрос. Если вам не удастся решить проблему самостоятельно, прокрутите страницу вниз до надписи Все еще нужна помощь? и выберите Да.

Чтобы связаться с нами в Outlook.com, необходимо войти в систему. Если не удается войти, щелкните здесь. 

Дополнительные сведения об учетной записи Майкрософт и подписках см. в разделе Справка по учетной записи и выставлению счетов.

Чтобы получить справку и устранить неполадки с другими продуктами и службами Майкрософт, укажите свою проблему здесь. 

Публикуйте вопросы, следите за обсуждениями и делитесь знаниями в сообществе Outlook.com.

Как правильно заканчивать электронные письма, чтобы получить больше шансов на положительный ответ

Электронные письма давно уже стали важной и неотъемлемой частью современной жизни. Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма друзьям или по работе, факт остается фактом: вам приходится иметь дело с ними достаточно часто.

♥ ПО ТЕМЕ: Что читают миллиардеры? 10 любимых книг руководителей мировых корпораций.

Именно поэтому необходимо уделять внимание тому, что собой представляет ваше электронное письмо. На его оформление приходится тратить время. Также нужно подумать о том, как правильно закончить написание электронного письма.

Ниже мы рассмотрим наиболее удачные варианты подписей к е-мейлам, которые лучше всего подойдут для профессиональной поддержки коммуникаций. Также мы поговорим о том, почему так важно иметь подпись в е-мейле, отправленном в бизнес-целях.

♥ ПО ТЕМЕ: 50 примеров плохого дизайна.

 

Необходимость в хорошем окончании электронного письма

Есть несколько причин, по которым вам нужно правильно заканчивать свое электронное письмо:

  • Отсутствие надлежащей подписи может показаться грубым или панибратским.
  • Если вы отправляете электронное письмо в опубликовавшую вакансию компанию, есть большая вероятность, что сообщение попадет в руки соответствующему менеджеру по персоналу. Вам требуется показать неизвестным третьим лицам свой профессионализм.
  • Хорошая подпись в электронном письме также может увеличить ваши шансы на получение ответа. Призыв к действию, например, «Благодарю Вас, что нашли время на чтение моего резюме. С нетерпением буду ждать вашего ответа», может действовать как некая подсказка.

Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:

  • Закрывающая строка. Обычно в ней выражается какая-то благодарность или призыв к действию.
  • Заключительное приветствие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне Ваш». Тип вашей подписи в электронном письме зависит от его контекста и длины цепочки писем.
  • Ваше полное имя под заключительным приветствием. Это позволит понять, кто отправляет электронное письмо.
  • В конце подписи вы должны оставить информацию о своих контактах. Это может быть е-мейл, ссылка на веб-сайт и социальные сети (если применимо), номер телефона и т.д. Это даст читающему письмо человеку информацию о дополнительных способах связи с вами.

♥ ПО ТЕМЕ: Как создать отдельную подпись для каждого E-mail ящика, на iPhone или iPad.

Примечание. Обратите внимание на то, какой тип подписи электронной почты соответствует вашему стилю общения. Заключительные фразы должны отражать ситуацию с точки зрения профессионализма и тона. Они также должны звучать аутентично для вас и вашего «голоса».

♥ ПО ТЕМЕ: Как посмотреть, какие запросы вы вводили в поиск Google и при желании удалить их или запретить отслеживание.

 

Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять

Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.

  • Вы контактируете с новым бизнес-партнером?
  • Допускает ли ваш получатель неофициальный стиль общения?
  • Вы знаете человека, с которым напрямую связываетесь?
  • Общались ли вы по электронной почте с ним раньше?

Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте. Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.

Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.

♥ ПО ТЕМЕ: Почему вы должны планировать жизнь на годы вперед.

 

Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают

С наилучшими пожеланиями

  • Любое использование слова «наилучший» обычно является безопасной ставкой. Это обычная электронная подпись, подходящая как для обычных, так и для официальных случаев.
  • Тем не менее, исследование статистиков показало, что эта подпись имеет более низкое, чем в среднем, число ответов. Так что имейте это в виду, когда вы используете «С наилучшими пожеланиями».

В общем виде такого рода подпись электронной почты будет выглядеть примерно так:

С наилучшими пожеланиями, ФИО

 

С уважением

  • «С уважением», это еще один распространенный способ завершить электронное письмо. Такая подпись хорошо подходит к официальным деловым ситуациям.
  • «С уважением» будет хорошим способом завершить электронное письмо, если вы подаете заявление на новую работу в компании. Это делает акцент на вашем искреннем желании сотрудничать.
  • Вы также искренни в своей надежде услышать ответ от другого человека. Таким образом, это выглядит естественно.

В общем виде, письмо будет заканчиваться примерно так:

С уважением, ФИО

 

Всего хорошего

«Всего хорошего» рискует показаться слишком жестким. Если вы отправляете электронное письмо кому-то в официальной деловой ситуации, то «Всего хорошего» (Всего доброго) окажется уместным.

Такая подпись электронного письма будет выглядеть, как

Всего доброго

С уважением, ФИО

Другие распространенные способы завершить электронное письмо:

  • Удачного дня
  • С благодарностью
  • С самыми теплыми чувствами

Еще раз напомним о том, что надо соответствовать настроению и тону корреспонденции, когда дело доходит до выбора подписи в электронном письме, которая сработает лучше всего. Эти внешние факторы смогут повлиять на ваш успех.

♥ ПО ТЕМЕ: Правило 5 / 25 от Уоррена Баффета — выделяем самые важные дела в жизни.

 

Об использовании слова «Спасибо»

Несмотря на то, что просто «спасибо» в подписи кажется хорошим способом получить ответ, на самом деле есть противоречивые сообщения об общей эффективности такого варианта. Фактически, «Спасибо» может показаться случайным и неуместным, особенно, во вступительном письме. Лучше всего соответствовать требуемому стилю речи и манере общения, чтобы ваше «Спасибо» действительно выглядело уместным.

♥ ПО ТЕМЕ: У кого больше всех подписчиков в Инстаграм – 40 самых популярных аккаунтов.

 

Распространенные способы завершить письмо, которые не работают

Мы также должны рассказать о нескольких способах, которыми вы никогда не должны заканчивать свое электронное письмо.

Ваш друг или Искренне Ваш.

Если это не личное письмо или послание вовсе не вашему другу, то такая подпись выглядит неискренне. «Искренне Ваш» звучит очень уж неформально для большинства деловых переписок.

 

Отправлено iPhone.

«Отправлено с iPhone» может восприниматься или устаревшей шуткой, или желанием похвастаться обладанием статусным смартфоном, или признаками технической безграмотности (лени), которая не позволяет изменить личную подпись, установленную по умолчанию. Такая подпись в любом случае выглядит безвкусно и неуважительно.

 

Берегите себя.

Специалисты по коммуникациям считают, что фраза «берегите себя» может вызвать беспокойство у получателя электронного письма. Такие слова подсознательно внушают человеку, что с ним что-то не так, у него есть скрытые проблемы со здоровьем. Это приведет к снижению уровня отклика.

♥ ПО ТЕМЕ: 74 здоровые привычки для хорошего самочувствия, здоровой психики и отличных отношений.

 

Важность подписи электронной почты

Как мы уже упоминали, в конце профессионального составленного электронного письма должна быть поставлена подпись. Мы уже говорили о том, что вы должны включить в эту подпись, но мы хотим подчеркнуть, что этот элемент письма важен. По сути, подпись – ваше публичное лицо. Именно на ее основе другие люди сформируют свое первое впечатление о вас, особенно, если вы работаете удаленно.

Думайте о хорошей электронной подписи, как о выборе одежды для похода на собеседование. Вы должны сделать все возможное, чтобы пройти его. Худшее, что вы можете сделать в такой ситуации, это выглядеть неряшливо, как внешне, так и в поведении.

♥ ПО ТЕМЕ: Как правильно произносить Xiaomi на русском и что обозначает это слово.

Электронные письма являются важной частью нашей профессиональной жизни. К сожалению или к счастью, с ними нам всегда приходится иметь дело. Но с общим удачно подобранным шаблоном для электронных писем вы сможете составлять их быстрее.

Смотрите также:

8.3. Документы, передаваемые по каналам электронной почты (ЭП) \ КонсультантПлюс

8.3. Документы, передаваемые по каналам электронной

почты (ЭП)

ЭП позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

ЭП используется как для пересылки сообщений внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

КонсультантПлюс: примечание.

В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходим в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.

Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами.

ЭП предоставляет абонентам следующие возможности:

- взаимодействовать через электронные почтовые ящики с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП;

- иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

- обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

- получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию;

- иметь доступ к публичным архивам, существующим на некоторых серверах как в Internet, так и в других, связанных с ней, сетях во всем мире.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных "папках", которые подразделяются на личные и общие. Это дает возможность разделять полученные письма и отправленные; отдельно хранить незаконченные письма и копии удаленных; защищать частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя не должны быть доступны для других пользователей системы ЭП.

В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование и перенос из одной папки в другую, отбор по заданному критерию.

Встроенная адресная книга и текстовый редактор облегчают процесс создания и отправления писем. Однажды созданное и занесенное в базу форм документов письмо может быть использовано многократно.

Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@", например:

[email protected] - имя@домен.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

COM - коммерческие организации;

EDU - учебные и научные заведения;

GOV - правительственные учреждения;

MIL - военные организации;

NET - сетевые узлы Internet;

ORG - прочие организации.

Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если текст электронного сообщения получается слишком большим (более 100 килобайт), его лучше сжать при помощи команд "compress" в системах семейства UNIX, "pkarc" или "pkzip" в MS DOS или отправлять сообщение по частям.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 3, 4. На документе должны быть указаны автор документа, его дата, регистрационный номер, название вида (кроме письма), должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись (ЭЦП) автора.

Документы, поступившие по ЭП, регистрируются с соблюдением единых с бумажными документами правил и регистрационных форм. К номеру документа, поступившего или отправляемого по ЭП, добавляется значок "@": N [email protected]

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) требует создания надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии организации.

ЭЦП выдается конкретному лицу (как аналог собственноручной подписи) и ее использование для заверения подписи другого человека не разрешается.

Документ, направляемый по ЭП, подписывается ЭЦП. При отсутствии руководителя документ подписывается его заместителем в соответствии с распределением обязанностей и отправляется по ЭП без ЭЦП.

Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭЦП. В случае неподтверждения ЭЦП исходящего документа он не отправляется и возвращается исполнителю. В случае неподтверждения ЭЦП поступившего документа производятся необходимые выяснения.

Поступивший по ЭП документ может передаваться на исполнение в бумажной форме со штампом "дубликат" или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП подтверждается соответствующей отметкой: "ЭЦП верна. Подпись оператора" или "ЭЦП подтверждена. Подпись оператора". Отметку следует проставлять в виде штампа.

Организация может создать свою внутреннюю корпоративную информационную систему, которую сотрудники могут использовать самостоятельно и по собственному усмотрению - без подтверждения ЭЦП. Такая система электронного общения вводится руководителем организации.

В данном случае возможно использование передаваемых документов (сообщений) без вывода их на бумагу.

Защита вашего сообщения с помощью цифровой подписи

Цифровая подпись, прикрепленная к электронному письму, обеспечивает еще один уровень безопасности, гарантируя, что получатель знает, что содержимое электронного письма было подписано вами, а не отправителем, выдающим себя за него. Цифровая подпись, включающая ваш сертификат и открытый ключ, исходит от вашего цифрового удостоверения. Этот цифровой идентификатор служит уникальным цифровым символом и сигнализирует получателю, что содержимое не было изменено во время передачи.Чтобы дополнительно установить конфиденциальность, вы также можете зашифровать электронную почту.

В чем разница между цифровой подписью и стандартной подписью?

Цифровая подпись отличается от подписи, которую вы обычно прикрепляете к исходящим сообщениям. Любой может скопировать подпись электронной почты, которая, по сути, представляет собой настраиваемое прощание. Однако сообщение с цифровой подписью может исходить только от владельца цифрового удостоверения, используемого для подписи.Цифровой идентификатор позволяет проверить подлинность отправителя, помогая предотвратить фальсификацию сообщения.

Вы можете узнать больше о цифровых подписях и о том, как получить цифровое удостоверение личности.

Цифровая подпись одного сообщения

  1. В сообщении на вкладке Параметры в группе Разрешения нажмите Подписать сообщение .

    • Если вы не видите кнопку Подпишите сообщение , сделайте следующее:

      • В сообщении нажмите Параметры .

      • В группе Дополнительные параметры щелкните кнопку запуска диалогового окна в правом нижнем углу.

      • Щелкните Настройки , а затем установите флажок Добавить цифровую подпись к этому сообщению.

      • Щелкните OK , а затем щелкните Закрыть .

    • Если вы не видите кнопку «Подписать сообщение», возможно, у вас не настроен цифровой идентификатор для цифровой подписи вашего сообщения, и вам необходимо выполнить следующие шаги, чтобы установить цифровую подпись.

      • В меню Файл выберите Параметры > Центр управления безопасностью .

      • В в Центре электронной почты Microsoft Outlook щелкните Настройки центра управления безопасностью > Электронная почта

      • Нажмите Импорт/Экспорт , чтобы импортировать цифровое удостоверение из файла на вашем компьютере, или нажмите Получить цифровые удостоверения, чтобы найти список служб, которые будут выдавать цифровые удостоверения для вашего использования.

  2. Составьте сообщение и отправьте его.

Подписывать все сообщения цифровой подписью

  1. На вкладке Файл щелкните Параметры > Центр управления безопасностью .

  2. В разделе Центр управления безопасностью Microsoft Outlook щелкните Параметры центра управления безопасностью .

  3. На вкладке Безопасность электронной почты в разделе Зашифрованная почта установите флажок Добавить цифровую подпись к исходящим сообщениям .

  4. Если доступно, вы можете выбрать один из следующих вариантов:

    • Если вы хотите, чтобы получатели, у которых нет защиты S/MIME, могли прочитать сообщение, установите флажок Отправить сообщение с подписанным текстом при отправке подписанных сообщений.По умолчанию этот флажок установлен.

    • Чтобы убедиться, что сообщение с цифровой подписью было получено выбранными получателями, установите флажок Запросить подтверждение S/MIME для всех сообщений, подписанных с помощью S/MIME . Вы можете запросить уведомление о том, кто открыл это сообщение и когда оно было открыто. Когда сообщение отправляется с использованием запроса подтверждения S/MIME BACK, эта информация проверки возвращается в виде сообщений, отправляемых в папку «Входящие» .

  5. Чтобы изменить дополнительные настройки, например, выбрать один из нескольких сертификатов, нажмите кнопку Настройки .

  6. Нажмите кнопку OK в каждом открывающемся диалоговом окне.

См. также:

Отправка сообщения с цифровой подписью или зашифрованного сообщения в Outlook для Mac

.

Шифрование и подпись электронной почты — Часть III

Подписание и шифрование исходящих сообщений

В предыдущих частях статьи, кроме краткого введения в тему прикладной криптографии, был представлен процесс получения сертификата, его экспорта из браузера и импорта в почтовую программу. В нем также объясняется, как настроить почтовый клиент, чтобы вы могли использовать шифрование и подпись для исходящих сообщений. В третьей и последней части описывается процесс коммуникации с использованием электронных подписей и шифрования информации.


Чтобы начать обсуждение самого процесса подписи электронной почты и шагов, связанных с шифрованием содержимого электронной почты, сначала кратко объясните, как работает шифрование и подписывание электронной почты. Что касается электронной подписи, которая удостоверяет подлинность нашего отправления, то тут проблем нет, дело понятное — мы используем для подписи собственный сертификат. Дело усложняется, когда мы хотим зашифровать отправляемые данные. В этом случае мы должны использовать сертификат лица, которому будет отправлено сообщение и которое является единственным лицом, уполномоченным его читать.Следовательно, чтобы иметь возможность шифровать электронные письма, отправляемые другим людям, мы должны иметь их общедоступные сертификаты. Самый простой способ получить чужой сертификат — получить его вместе с отправленным этим человеком подписанным сообщением. Таким образом, если человек А хочет зашифровать сообщение, отправленное человеку Б, то первым шагом, помимо соответствующей настройки программ электронной почты обоих пользователей, будет отправка человеком Б сообщения с электронной подписью человеку А. Затем, человек А добавляет человека Б в контакты в почтовой программе из полученного сообщения, которое также запомнит свой публичный сертификат.Отныне человек А сможет свободно отправлять зашифрованную информацию человеку Б.

В MS Outlook 2013 весь процесс описан ниже. В примере есть два человека: Кшиштоф Квятковский — человек, который хочет зашифровать отправленное сообщение, и Ян Хлевяк — получатель зашифрованного сообщения. Во-первых, г-н Ян должен отправить подписанное электронное письмо г-ну Кшиштофу.

1. Создайте новое сообщение, направьте его г-ну Кшиштофу и затем нажмите «Опции» в верхнем меню.

2. Теперь нажмите «Подписать», что даст сообщению цифровую подпись, которая в дальнейшем позволит вам шифровать сообщения, отправленные г-ну Яну. Мы отправляем сообщение.

3. Программа электронной почты может запросить разрешение на использование ключа шифрования. Мы согласны.

4. Теперь давайте посмотрим, что будет дальше с получателем нашего отправления, заверенного электронным способом, то есть у г-на Кшиштофа. Мы уже получили электронное письмо в наш почтовый ящик.Обратите внимание на характерный штамп конверта с печатью, информирующий о том, что сообщение подписано подписью отправителя.

5. Открываем пакет. Нажав на штамп печати справа, мы можем получить больше информации об отправителе сообщения, а также о удостоверяющем центре, который является гарантом подписи, поскольку он выдал сертификат, которым была подписана электронная почта. почта.

6. После нажатия на штамп электронной подписи открывается окно с основной информацией об отправителе, а после нажатия на «Подробно» получаем более конкретную и точную информацию, которая представлена ​​в следующих окнах.

7. Помните, чтобы включить шифрование сообщений, отправляемых мистеру Джону, нам нужно добавить его в контакты Outlook. Щелкните правой кнопкой мыши имя и фамилию отправителя, а затем выберите «Добавить в контакты Outlook» в контекстном меню.

8. Подтвердите сохраненные данные, нажав «Сохранить».

Существует также второй, альтернативный способ добавления сертификата человека в контакты Outlook.Если у нас есть сертификат человека в виде файла, например, с расширением .cer, мы можем сделать это следующим образом.
Открываем карточку контакта человека в Outlook:

Во вкладке "Контакты" нажмите "Сертификаты":

Затем нажмите «Импорт» и выберите сертификат в виде файла.

После успешного импорта сертификат появится в окне, также мы получим подтверждение о том, что операция была выполнена.

9.Теперь мы можем шифровать сообщения, отправленные мистеру Яну. Для этого откройте новое сообщение, после адресации и ввода содержимого нажмите «Параметры», затем «Зашифровать» и отправьте электронное письмо.

10. Если мы теперь введем «Отправленные» в Outlook, мы увидим, что наше только что отправленное зашифрованное сообщение имеет штамп конверта с замком. Это подтверждает, что письмо было зашифровано.

11. Теперь мы идем в почтовый ящик нашего получателя электронной почты - г-н Ян.После открытия этого сообщения и последующего нажатия на штамп замка мы можем, как и в случае с электронной подписью, получить информацию о методе шифрования и получателе, для которого оно предназначено.

Само сообщение открывается по умолчанию, как и любое другое сообщение. Сам процесс расшифровки прозрачен для пользователя и не требует никаких дополнительных действий.

Теперь давайте проследим, что происходит, когда кто-то получает зашифрованное сообщение, не имея в системе соответствующего сертификата, позволяющего расшифровать его.Если вы нажмете на такое сообщение в Outlook, вы не сможете его увидеть.

А при открытии зашифрованного сообщения двойным щелчком вместо его содержимого вы получите сообщение о том, что его невозможно открыть из-за отсутствия цифрового идентификатора.

Без соответствующих ключей мы не можем открыть сообщение и прочитать его. Мы можем только прочитать тему сообщения.

В вышеприведенных трех частях статьи о шифровании информации кратко представлен процесс получения сертификата, экспорт сертификата из веб-браузера и его установка в почтовой программе, а также использование самого сертификата для шифровать отправляемые сообщения.Сама тема криптографии достаточно сложна, однако для целей защиты сообщений можно легко и недорого реализовать решение, дающее нам уверенность в защите конфиденциальной информации при передаче в Интернете. Эта безопасность также дает нам уверенность в том, что украденные, перехваченные электронные сообщения не будут прочитаны посторонними лицами.

.

Использование электронной подписи во время отсутствия работника - www.VademecumPodatnika.pl

Пожалуйста, прочтите следующую информацию и выразите свое добровольное согласие, нажав кнопку «Я согласен».

Помните, что вы всегда можете отозвать свое согласие.

Веб-сайт, с которого вы используете файлы cookie с целью:

  • необходимо для обеспечения надлежащей работы Веб-сайтов (обслуживание сеанса),
  • реализация функций, облегчающих использование веб-сайта,
  • анализ статистики трафика и рекламы на Веб-сайтах,
  • сбор и обработка персональных данных с целью показа рекламы собственных продуктов и рекламы клиентов.
Файлы cookie

Это файлы, устанавливаемые на конечных устройствах людей, использующих Веб-сайт, с целью администрирования Веб-сайта, адаптации содержимого Веб-сайта к предпочтениям пользователя, поддержания сеанса пользователя, а также для статистических целей и таргетинга рекламы (настройки рекламного контента для индивидуальные потребности пользователя). Обратите внимание, что пользователь Веб-сайта может определить условия хранения или доступа к информации, содержащейся в файлах cookie, с помощью настроек браузера или конфигурации службы.Подробную информацию по этому вопросу можно получить у производителя браузера, поставщика услуг доступа в Интернет и в Политике конфиденциальности и использования файлов cookie.

Администраторы

Администратором ваших персональных данных в связи с использованием Сайта и его сервисов является Издательство Налоги GOFIN sp.z o.o. Администратор персональных данных в файлах cookie в связи с отображением анализа статистики и отображение персонализированной рекламы являются партнерами Wydawnictwo Podatkowy GOFIN sp.z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Каковы ваши права в отношении ваших личных данных?

Что касается ваших данных, вы имеете право запросить доступ к вашим данным, исправление, удаление или ограничение обработка, право возражать против обработки данных, право отозвать согласие.

Правовая основа для обработки ваших персональных данных
  • Необходимость обработки данных в связи с выполнением контракта.

    В нашем случае договор означает принятие правил наших услуг. Поэтому, если вы принимаете договор на предоставление данной услуги, мы можем обрабатывать ваши данные в объеме, необходимом для выполнения этого договора.

  • Необходимость обработки данных в связи с законными интересами администратора.

    Применяется к ситуациям, когда обработка данных оправдана обоснованными потребностями администратора, т.е.для выполнения статистических измерений, улучшения наших услуг, а также проведения маркетинга и продвижения собственных услуг администратора.

  • Добровольное согласие.

    Для достижения целей:
    - запоминание ваших решений на Веб-сайтах относительно использования опционально доступных функций,
    - анализ трафика и статистики рекламы на Веб-сайтах,
    - отображение персонализированной рекламы собственных продуктов и рекламы клиентов в связь с посещением этого веб-сайта партнеры Wydawnictwo Podatkowy Gofin sp.о.о. должен иметь возможность обрабатывать ваши данные.

Нам необходимо ваше добровольное согласие на сохранение файлов cookie в целях достижения вышеуказанных целей.
В связи с вышеизложенными разъяснениями, пожалуйста, дайте свое добровольное согласие на хранение информации в файлах cookie, нажав кнопку «Я согласен» или «Не сейчас» в случае отсутствия согласия.Можно использовать «расширенные настройки» файлов cookie, чтобы определить индивидуальное согласие на сохранение выбранных файлов cookie для выбранных целей. .

Правила подписания электронных медицинских карт

Электронная медицинская документация (ЭДМ) подписывается квалифицированной электронной подписью, доверенной подписью, личной подписью или с использованием способа подтверждения происхождения и достоверности данных, имеющихся в системе ИКТ, предоставляемых на безвозмездной основе Органом социального страхования, а также иной вид электронной подписи, обеспечивающий подлинность выдаваемого документа, если его применение предусмотрено нормативными правовыми актами, изданными на основании ст.30 сек. 1 Закона о правах пациентов и Уполномоченный по правам пациентов. Такое новое положение должно появиться в законе об информационной системе в здравоохранении в связи с внесением изменений в закон о профилактике и борьбе с инфекциями и инфекционными заболеваниями человека и некоторых других актов, которые ждут первого чтения в Сейме ( печать 1449).

Это хорошая новость для медицинских учреждений. Это означает, что ЭДО, т.е. электронный рецепт, электронное направление, будет доступен и для так называемых внутренняя подпись, удостоверяющая личность медицинского работника.

Читать в LEX: Как обеспечить безопасность электронных медицинских карт (EDM)>

ЭДО только с внешней электронной подписью

В настоящее время, как пояснили в Национальном фонде здравоохранения, EDM может иметь одну из следующих подписей:

  • квалифицированная электронная подпись - это платная электронная подпись, выполненная с помощью специального устройства.
  • с доверенным профилем — это бесплатный инструмент авторизации, предоставляемый ePUAP
  • .
  • с личной подписью — это расширенная электронная подпись, которую могут использовать люди с e-ID
  • с электронным сертификатом, выданным учреждением социального страхования (т.н.э-ЗЛА).

Среди них, однако, отсутствуют внутренние механизмы ИТ-системы медицинского учреждения, и не каждый сотрудник имеет доверенный профиль или сертификат ЗУС. Однако он входит в систему под индивидуальным логином и паролем, что позволяет определить, что документацию он заполнил. Однако в настоящее время подписать его через логин невозможно. И это вот-вот изменится.

Читать в LEX: Хранение и обмен электронными медицинскими картами (EDM)>

Дверца для внутренней подписи

Как мы читаем в обосновании, предлагаемая поправка расширит возможность подписания электронных медицинских карт также другим видом электронной подписи, обеспечивающим подлинность созданного документа , если его использование предусмотрено в постановлении министра здоровья в объеме медицинской документации, выданной в соответствии со ст.30 сек. 1 Закона об уполномоченном по правам пациентов. Однако такая подпись должна предотвращать любое несанкционированное вмешательство в содержание документа.

Читайте в LEX: Как управлять юридическими рисками в медицинском учреждении? >

Как читаем далее в пояснительной записке, данное изменение вызвано динамичным развитием технологий в данной сфере, а также предоставлением некоторой гибкости при оформлении электронных медицинских карт, в том числе на внесогласованных условиях. Как отметил Якуб Ковальски, адвокат, партнер бюро юридических консультантов Мирославски, Галош, Мозес, это шаг в правильном направлении.- Данное законодательное положение позволит открыть дверь для использования внутренних подписей, обеспечивающих идентификацию лица . Изменения также положительно оценивает Анджей Цисло, вице-президент Высшего медицинского совета, эксперт по электроэрозионной терапии. - Я не знаю, зачем создавать новую редакцию, ведь способы подписи сегодня уже перечислены в другом положении этого акта, - добавляет он. Кроме того, изменения в закон о медицинской информационной системе также предусмотрены в проекте закона о качестве в здравоохранении.В результате одновременно вносятся изменения различными поправками, что сложно понять. Более того, чтобы иметь возможность подписывать медицинскую документацию логином, также необходимо внести изменения в регламент, — добавляет адвокат Ковальски. Однако в постановлении министр здравоохранения может точно указать, какие документы могут иметь внутреннюю подпись. Например, он может исключить из него электронное направление, электронный рецепт или электронное освобождение.

См. LEX: Управление рисками в медицинской организации в части электронной медицинской документации - онлайн-обучение >

.

Область применения электронной подписи в кадровых делах

Внедрена система бесконтактного подписания документов. Работает по принципу: один человек подготавливает документ, затем вводит адреса электронной почты, имена и фамилии подписавших и отправляет их на подпись. Людям, которые должны подписать документ, не нужно входить в систему или иметь учетную запись. Они используют готовые шрифты и шаблоны подписи в системе. Можем ли мы использовать этот символ в вопросах управления персоналом, например.подписывать договоры с работниками, приложения, трудовые книжки, явочные листы, заявления на отпуск, справки о доходах и другие документы, например, разрешения или решения правления?

Документы, созданные в ходе найма и трудовых отношений, могут быть подготовлены и переданы различными способами, т. е. в письменной или электронной форме, а также в бумажной или электронной форме. Для ведения электронной формы необходимо подать волеизъявление в электронной форме и поставить к нему квалифицированную электронную подпись.В результате такой документ будет трактоваться так же, как если бы он был представлен в письменной форме (ст. 78 1 ГК РФ в связи со ст. 300 ГПК).

Об электронизации общения в трудовых отношениях мы писали в УиПП №7/2018, стр. 62-66.

Работодатель может использовать электронную форму, если правила:

  • прямо предусматривают такой вариант, например, арт. 25 1 § 5 ТК РФ об обязательном уведомлении инспекции труда о заключении срочного договора с превышением лимита срочной занятости, 90 028 90 029
  • являются недействительными, если не в письменной форме, напримерв договорах о неконкуренции (ст. 101 3 ТК РФ), поскольку замена его на правильную электронную форму даст ожидаемые результаты в силу указанной выше эквивалентности обеих форм.

Обратите внимание! Квалифицированная электронная подпись (далее - электронная подпись), необходимая в электронной форме, представляет собой защищенную электронную подпись, подтвержденную действительным квалифицированным сертификатом по смыслу Закона от 18 сентября 2001 г. об электронной подписи (ЖурналЗаконов 2013 г., ст. 262 с поправками д.). Вот как это определяется ст. 131 Закона от 5 сентября 2016 г. о доверительных услугах и электронной идентификации (Вестник законов от 2019 г., ст. 162 с изменениями), далее Закон о доверительных услугах, заменивший вышеуказанные Закон от 18 сентября 2001 г. об электронной подписи. Это соответствует определению ст. 3 пункт 12 Регламента (ЕС) № 910/2014 Европейского парламента и Совета от 23 июля 2014 г. об электронной идентификации и трастовых услугах для электронных транзакций на внутреннем рынке... (Вестник Законов УЭ Л 257/73 от 28.08.2014), далее Положение об электронной идентификации.

Важно: Квалифицированная электронная подпись — это расширенная электронная подпись, созданная с помощью устройства для создания квалифицированной электронной подписи и основанная на сертификате квалифицированной электронной подписи.

Из-за отсутствия отдельных нормативных актов такое понимание электронной подписи используется и в сфере трудового права.Он имеет силу собственноручной подписи и имеет юридические последствия, если он был представлен в течение срока действия сертификата (пункт 49 преамбулы и статья 25 (2) Положения об электронной идентификации и статья 18 (1) Закона об доверительные службы).

Электронная подпись необязательна для электронной формы, понятие которой нигде не определено, но предполагается, что она является разновидностью документальной формы, ограниченной цифровыми носителями (ст. 77 2 УК). Под его использованием понимается использование (подготовка, передача, архивирование) документов только в оцифрованном варианте (ср.положение Департамента коммуникаций Министерства предпринимательства и технологий, поступившее в распоряжение нашего Издательского дома 13 марта 2018 года, опубликовано в УиПП № 7/2018, стр. 62).

Поставщик системы бесконтактной подписи документов может предоставить все виды электронных подписей, как они определены в положениях Положения об электронной идентификации, включая квалифицированную электронную подпись. В кадровых вопросах, где требуется письменная форма (например, трудовой договор, информация об условиях занятости или расторжении трудового договора), обычно рекомендуется придерживаться этой формы в связи с позицией Национальной инспекции труда в этом вопросе - решение однако в данном случае он принадлежит Читателю, если система распространяется на всех сотрудников, а подписи, закрепленные за ними, являются электронными подписями.В тех случаях, когда нет ограничений в какой-либо форме или явно указана электронная форма, могут использоваться подписи, доступные в системе. Некоторые кадровые документы, вытекающие из трудового законодательства, которые могут быть подписаны в электронной форме, указаны в таблице.

Важно: В отношении декларации о доходах решение о форме и способе ее подписания должно соответствовать потребностям учреждения, для которого она будет оформляться.

Обязанность выдачи справки не вытекает непосредственно из правовых норм, а вытекает из положений трудового права, в том числе обязанности работодателя заботиться о благосостоянии работника, что включает в себя предоставление работнику информации и документов, касающихся трудоустройства отношения (см. Комментарий под редакцией профессора Войцеха Музальского, Ч.Х. Бека 2019 г., прим. к статье 94, а также решение Верховного суда от 16 сентября 1999 г., регистрационный номер I ПКН 331/99, ОСНП 2001/9 /314).Однако, когда речь идет о документах, подготовленных на основании положений, отличных от трудового права, их форма и, следовательно, способ подписания определяются этими положениями, например, партнеры общества с ограниченной ответственностью. может принимать решения в электронной системе (ст. 240 1 УК).

Отдельные типы кадровых документов, которые можно подписать электронной подписью:

Заявление Заявление
требуется квалифицированная электронная подпись не требует квалифицированной электронной подписи
трудовой договор и изменение его условий (т.н.приложение) и сведения об условиях трудоустройства и их изменении - подписи работодателя и работника
(ст. 29, ст. 29 1 , ст. 67 10 ТК РФ)
заявление кандидата/работника о персональных данных - подпись кандидата, работника соответственно
(ст. 22 1 § 5 ТК РФ)
заявление об окончательном или изменяющемся расторжении или расторжении трудового договора без уведомления - подпись работодателя или, в первом и третьем случаях, работника
(ст.30 § 3 и ст. 42 § 1 ГПК, а также решения Верховного суда от 5 мая 2016 года, исх. II UK 280/15 и 24 августа 2009 г., исх. акт I ПК 58/09, постановление Верховного суда от 2 октября 2002 г., исх. № III ПЗП 17/02, ОСНП 2003/20/481)
согласие работника на обработку персональных данных сверх перечня обязательных данных или на основании особых положений - подпись работника
(ст. 22 1a Трудового кодекса, ст. 4 п. 11 и ст. 7 GDPR)
согласие на добровольные отчисления из оплаты труда - подпись работника
(ст.91 § 1 Трудового кодекса)
сведения о номере расчетного счета, на который производится выплата заработной платы - подпись работника
(ст. 86 § 3 ТК РФ)
справка с места работы - подпись работодателя, несмотря на отсутствие какой-либо формы в ст. 97 ТК РФ и постановление министра по делам семьи, труда и социальной политики от 30 декабря 2016 г. о трудовой книжке (Вестник законов от 2018 г., поз. 1289 с изменениями), в дальнейшем постановление о трудовой книжке, содержание этих положений вытекает из письменная форма о выплате вознаграждения лично - подпись работника
(ст.86 § 3 Трудового кодекса)
Соглашение о неконкуренции - подпись работодателя и работника
(ст. 101 1 § 1 и ст. 101 2 ТК РФ)
сведения о возможности и дате получения документации работника после изменения формы ее ведения и хранения - подпись работодателя
(ст. 94 9 ТК РФ)
договор на обучение - подписи работодателя и работника
(ст. 103 4 § 1 ТК РФ)
заявление о выдаче копии части или всей документации работника - подпись работника
(ст.94 12 К.п.)
график работы - подпись работодателя
(ст. 129 § 3 ТК РФ)
заявление о выдаче трудового сертификата и доверенность на получение этого документа другим лицом - подпись работника
(ст. 97 § 1 1 ТК РФ и § 3 и 5 Положения о трудовом удостоверении)
заявление о предоставлении неоплачиваемого отпуска и согласие работника на неоплачиваемый отпуск для работы у другого работодателя - подпись работника
(ст.174 § 1 и ст. 174 1 § 1 ТК)
уведомление об отрицательном рассмотрении заявления об исправлении трудовой книжки - подпись работодателя (§ 7 (1) Положения о трудовой книжке)
заявление о гибком или индивидуальном графике рабочего времени, системе сокращенной рабочей недели, системе работы в выходные дни, гибком рабочем времени - подпись работника
(ст. 129 § 4 п. 3 и 4, ст. 142, ст. 143, ст. 144 , статья 150 § 5 Трудового кодекса)
на ежегодный отпуск, в том числе по требованию - подпись работника
(ст.162-163, ст. 167 2 К.п.)
заявление на отпуск в связи с выполнением родительских обязанностей, совмещение этого отпуска с работой или сокращением количества рабочих мест на полный рабочий день - подпись работника
(ст.179 1 § 1 и 4, ст.180 § 8, ст. 182 1d § 1, ст.182 1e § 2, ст.182 3 § 2, ст.182 4 , ст.186 7 § 1, ст.183 § 6, ст.183 § 6, § 7 ЖК)
учет рабочего времени, включая явочные листы
(ст.149 ТК РФ и § 6 п. 1 Постановления министра семьи, труда и социальной политики от 10 декабря 2018 г. о трудовой документации - Журнал Законов, ст. 2369)
.

Главная инспекция труда | Трудовой договор во время пандемии

Буду работать во время эпидемии. Я должен подписать трудовой договор. Должен ли трудовой договор подписывать лично в компании? Достаточно ли мне отправить подписанный скан этого соглашения по электронной почте?

Заключение договора в электронной форме возможно при наличии у обеих сторон договора квалифицированной электронной подписи. В то время как работодатель обычно имеет такую ​​подпись, это случается с работниками время от времени.Если мы пришлем скан договора, оригинал все равно должен быть доставлен позже. Если бы подписанный договор был отправлен только по электронной почте, он был бы заключен, но был бы неполноценным. Если у работника нет квалифицированной подписи, решение заключается в том, чтобы работодатель отправил работнику два экземпляра договора, подписанного уполномоченным представителем компании. Подписав договор собственноручно, работник должен отправить один экземпляр обратно по адресу местонахождения работодателя.

Как расторгнуть договор с сотрудником при удаленной работе? Можно ли расторгнуть трудовой договор по электронной почте?

Что касается расторжения контракта во время пандемии, ничего не изменилось.Прекращение считается действительным, если оно было успешно доставлено. Просто отправка уведомления о расторжении по электронной почте будет ошибочной. Необходимо направить письменное уведомление в адрес работника заказным письмом. Работодатель должен иметь служебное удостоверение. Расторжение договора может быть направлено в электронном виде (по электронной почте), если заявление о расторжении договора было снабжено квалифицированной электронной подписью.

Работодатель отправил работнику уведомление об увольнении. Ему доставили.Сотрудник, не сообщая работодателю об отсутствии, пошел к врачу и получил больничный с этого дня. Правомерно ли расторжение?

Время вручения уведомления о расторжении трудового договора имеет существенное значение. Если работник сначала получает увольнение, а затем обращается к врачу, увольнение будет действительным и действительным. С другой стороны, если работника увольняют после медицинского осмотра и заявления о том, что он болен, заявление работодателя является ошибочным, и работник должен обратиться в суд по трудовым спорам.

.

Электронное заявление в Национальный судебный реестр (e-KRS) – часть 1

С 01 июля 2021 года мы можем подать электронное заявление в Национальный судебный реестр (e-KRS) только через портал prs.ms.gov. пл. Вновь созданный портал судебных реестров включает в себя: поисковую систему КРС, электронные формы, браузер файлов реестра, хранилище финансовых документов с их браузером и систему S24. Заявки, поданные в иной форме, чем через систему, и неоплаченные заявки возвращаются без вызова для восполнения недостатков (ст.19 абзац 7 Закона о Национальном судебном реестре).

Ответы на вопросы о том, как приложить нотариальный акт, подписать и оплатить заявление можно найти в публикации ниже:

Сравнить статью: Электронное заявление в Национальный судебный реестр (e-KRS) - часть 2.

Электронное заявление в Государственный судебный реестр – для кого это обязательно?

Новые правила изменяют действующую редакцию ст. 19 абзац 2 у.к.р.с. Заявления, относящиеся к субъекту, подлежащему внесению в реестр предпринимателей , подаются только через систему ИКТ.С другой стороны, электронное производство в отношении субъектов, подлежащих записи только в реестра ассоциаций , других общественных и профессиональных организаций, фондов и учреждений здравоохранения Национального судебного реестра, будет необязательным.

Создание учетной записи на портале PRS

Новый портал судебных реестров позволяет формировать заявления, адресованные судам реестра, непосредственно через браузер. Чтобы в полной мере воспользоваться возможностями, предоставляемыми порталом (электронные формы и отчетные финансовые документы), мы должны войти в учетную запись.Это можно сделать с помощью доверенного профиля, личной подписи (e-proof) или квалифицированной электронной подписи. После создания учетной записи мы получим подтверждение учетной записи на адрес электронной почты, указанный при регистрации. Подтверждения будут включать идентификатор, а также имя и фамилию человека, создавшего учетную запись. Нет необходимости создавать новую учетную запись через модуль идентификации. Если вы входите через доверенный портал, вы можете рассмотреть возможность изменения логина, так как он выдается системой .

Инструкция по настройке учетной записи , а также все остальные инструкции по заполнению отдельных видов заявок доступны на сайте портала.

Доставка писем через портал PRS

Дополнение к правилам ст. 19 абзац 2 Закона о Национальном судебном реестре является ст. 694 3a § 1 Гражданского процессуального кодекса, в соответствии с которым , если заявление в производстве в регистрационный суд подается по через систему ИКТ, все письма по этому вопросу должны быть поданы только через ИКТ система.Обязательность процедуры электронной регистрации влечет за собой то, что по номеру нельзя будет подать заявление об отказе от электронных поставок.

Приложения к заявке

В соответствии со ст. 694 90 037 4 90 038 ГПК Документы, являющиеся основанием для внесения в К РС или подлежащие внесению в реестр дела, представляются в виде оригиналов или официально заверенных копий или выписок. С другой стороны, в § 2 2 цитируемой нормы указано, что, если документы оформляются на в бумажной форме, к заявлению прилагаются: электронно заверенные копии нотариусом или доверенным лицом, являющимся поверенным или юрисконсульта, либо электронные копии копий документов. Если документы, составляющие основание для записи, в бумажной форме, экземпляров этих документов обязательно включаются в систему ИКТ .

Электронное заверение вложений

Электронное нотариальное заверение

Не вызывает сомнений, что документ, являющийся основанием для внесения записи в реестр, может быть нотариально заверен в электронной форме. Его право в этом отношении вытекает непосредственно из ст. 97 сек.2 Закона о нотариате , , которым предусмотрено, что заверенный документ имеет квалифицированную электронную подпись. Также представитель, действующий по делу, может удостоверить соответствие такого документа. В случае уведомлений, подпадающих под диспозицию ст. 41 Закона о Национальном судебном реестре, адвокат может заверить такие документы без необходимости использования электронной подписи - , подав их в систему ИКТ ( ст. 129 § 2 1 Гражданского кодекса Польши). .р.с.) . В остальной части положения законодательного ранга не предусматривают - аналогично нотариальному удостоверению документа - форму такой деятельности.

Распоряжение министра юстиции о порядке подачи состязательных бумаг через систему ИКТ с изменениями от 29 июня 2021 года может помочь в выводах. В соответствии с § 1 пункт 1, под электронной подписью понимается электронная подпись, необходимая для данного письма в положениях к .ПК. . § 5а, в свою очередь, предусматривает, что для подачи заявления в процедуре регистрации письмо должно быть подписано электронной подписью. В другом постановлении министра юстиции указано, что электронное заверение может быть прикреплено только к файлам с расширениями .pdf (если письмо, документ или доверенность в бумажной форме) или .xml (если письмо, документ или доверенность в бумажной форме).

Электронное заверение адвокатом

Приложения к заявлению, поданному профессиональным адвокатом, которые были созданы в бумажной форме (т.е.например, доверенность, список партнеров, подписанный партнерами от руки) можно отсканировать и ввести в систему без необходимости подписывать своей квалифицированной подписью или доверять профессиональному адвокату. Согласно ст. 129 § 2 ГПК само по себе введение скана этих документов по доверенности составляет их электронное заверение по доверенности, а ст. 694 4 § 2 2 ГПК не включает исключение ст. 129 § 2 2 к.УК как ст. 694 3 § 3 2 ГПК исключает подачу электронных заявлений в Национальный судебный реестр в регистрационном порядке, ст. 89 § 1 1 ГПК (что допускает непредставление копии доверенности). Система регистрации позволяет прикрепить приложение как к файлу с содержанием документа, так и к отдельному файлу с внешней подписью.

Таким образом, в качестве процедурной меры предосторожности адвокат может подписывать приложения, которые являются отсканированными бумажными документами, электронной подписью.Эффект электронной сертификации не будет иметь место в случае ввода отсканированных документов в систему подающим лицом, которое не является профессиональным представителем. У нас будут чтения с электронными копиями документов, требующие отправки оригинала документа в суд в течение 3 дней.

В случае приложения документов, не заверенных нотариусом или поверенным (сканы), законодатель возлагает обязанность предоставить в суд подлинники этих документов. Они должны быть отправлены в течение 3 дней с момента подачи письма.Непредоставление оригинала или превышение срока выполнения этого действия будет считаться формальным отказом.

Подготовил: апл. советник. Якуб Зиоло

90 119.

Смотрите также

Только новые статьи

Введите свой e-mail

Видео-курс

Blender для новичков

Ваше имя:Ваш E-Mail: