Сортировка от меньшего к большему в excel

2. Как НЕ нужно сортировать данные в Excel

Не менее важно узнать, о самом опасном способе сортировки данных в Excel, такой метод может испортить ваши исходные данные.

Проблема возникает если в таблице много данных, а вы случайно отсортировали только один столбец данных. Каждая строка с данными в Microsoft Excel действительно похоже на запись, которая должна быть такой же по всей строке.

На изображении ниже, Я раскрасил строки, таким образом опасное место с сортировкой только одного столбца данных, будет выделено.

Большая ошибка пользователей Excel заключается в выборе только одного столбца при сортировке и выборе неправильного параметра в следующем окне.

Excel даже пытается предупредить нас, показывая окно Обнаруженны данные вне указанного диапазона. Во всплывающем окне можно выбрать автоматически расширить выделенный диапазон (выберите это!) и сортировать в пределах указанного выделения.

Я всегда думал, что варианты, которые дает вам это окно, не совсем ясны. Просто знайте, что вы захотите использовать автоматически расширить выделенный диапазон, чтобы убедиться, что Excel затронет все столбцы при сортировке данных.

Для тестирования давайте посмотрим, что произойдет, если мы выберем один столбец и выберем тип сортировки сортировать в пределах указанного выделения.

На скриншоте ниже вы можете видеть, насколько проблематичен этот тип сортировки. Так как столбец Amount Billed был отсортирован от наименьшего до наибольшего, все остальные столбцы остались на месте. Это означает, что наши данные больше не верны.

Таким образом, при сортировке данных есть два ключевых «НЕ»:

1. Не начинайте, выделив один столбец в своей электронной таблице.
2. Не используйте вариант сортировать в приделах указанного диапазона, если вы работаете не с одним столбцом, убедитесь, что вы расширили выделенный диапазон.

3. Расширенная сортировка данных Excel.

До сих пор простая сортировка позволяла нам сортировать данные однотипно. Что, если мы хотим два типа данных в нашей сортировке?

Что, если мы хотим…

• Сортировка в алфавитном порядке по состоянию, а затем по области.
• Сортировка в алфавитном порядке по имени клиента, а затем по каждому типу проекта, который мы сделали для них.
• Сортировка клиентов в список по алфавиту, а затем по количеству для каждого отдельного проекта, от наибольшего до наименьшего.

Ответ на всё это — расширенная сортировка, при которой вы можете установить несколько уровней сортировки данных. Давайте рассмотрим последний пример, используя образцы данных.

Чтобы начать работу, щелкните где-нибудь внутри своих данных и найдите параметр Сортировка и фильтр, а затем выберите Настраиваемая сортировка.

В этом окне мы можем добавить несколько уровней сортировки. Начните с нажатия на раскрывающийся список рядом с Сортировка и выберите столбец, который вы хотите отсортировать.

В моем случае я выберу Client в раскрывающемся меню и оставлю значение Сортировка  равным Значения, а Порядок — От А до Я. На простом языке это отсортирует электронную таблицу Excel на основе алфавитного порядка.

Теперь давайте нажмем Добавить уровень. Это создаст новую строку в параметрах сортировки и позволит нам добавить второй уровень организации.

Теперь я могу выбрать Amount billed во втором раскрывающемся списке. Комбинация этих двух правил начнется путем сортировки на основе имени клиента, а затем суммы, выставленного счёта за каждый проект.

Вы можете продолжить добавлять столько уровней, сколько хотите в это окно расширенной сортировки. Последовательность строк имеет значение, т.е. вы можете переместить строку вверх для сортировки сначала по выставленному счету, например, а затем по клиенту.

Как только мы нажмем OK, Excel отсортирует таблицу на основе правил, которые мы создали в этом окне.

Совет: Для более продвинутой сортировки попробуйте в раскрывающимся меню Сортировка изменить тип сортировки на расширенные функции, такие как сортировка на основе цвета ячейки.

Расширенная сортировка позволяет создавать два уровня организации данных в вашей таблице. Если сортировки по одному фактору недостаточно, используйте расширенную сортировку, чтобы добавить больше возможностей.

Повторение и продолжение обучения

Сортировка это ещё одно умение, которое нужно держать в готовом виде в своей книге Excel. Когда вам нужно повторно сопоставить данные в электронной таблице, слишком много времени можно потратить для вырезания и вставки строк в определенном порядке, поэтому сортировка является обязательной.

Как всегда, вы можете опираться на навыки, которые вы узнали сегодня, погрузившись в более удобные уроки по Excel. Посмотрите ссылки ниже:

Как вы сортируете данные? Используете ли вы простые методы или расширенный инструмент сортировки для обеспечения идеальной сортировкт?

Возможности сортировки данных в Excel списком

Excel позволяет анализировать данные по разным параметрам. Встроенный элемент анализа – сортировка. Чтобы элемент сработал, информация должна быть представлена в виде списка, оформленного определенным способом.

Данные в таблице распределены по строкам и столбцам. В столбцах – однотипные значения. Числа, даты, текст. Но не вперемешку. Сортировка не будет работать при наличии пустых строк либо столбцов.

Сортировка данных в Excel

В Excel можно упорядочить списки:

• по возрастанию;
• по убыванию;
• по заданным пользователем параметрам (по дням недели, месяцам и т.п.).

Отсортировать по возрастанию значит упорядочить данные:

• от 0 до 9;
• от А до Я;
• от A до Z.

По убыванию – в обратном порядке.

Чтобы вызвать пользовательский порядок сортировки, необходимо выполнить следующую последовательность: «данные» - «сортировка» - «порядок» - «настраиваемый список». Появляется меню такого вида.

Как отсортировать данные в таблице Excel по столбцу?

У нас есть учебная таблица со списком работников и окладом:

Отсортируем оклад по убыванию, от большего к меньшему. Выделяем нужный столбец – правая кнопка мыши – опция сортировка – от максимального значения к минимальному значению – ввод:

Диапазон сортировки расширяется автоматически. Получается так:

Как в Excel отсортировать по возрастанию?

Выделяем столбец – правая кнопка мыши – в этот раз указываем: от минимального значения к максимальному значению.

Результат:

Как сортировать по алфавиту в Excel?

Выделяем столбец с фамилиями – правая кнопка мыши – выбираем: настраиваемая сортировка.

«Сортировать по» - выбираем имя столбца, значения которого нужно отсортировать по алфавиту. У нас – «ФИО». В сортировке выбираем, на какие параметры будет ориентироваться инструмент. Это может быть цвет ячейки, шрифта, значок ячейки. В нашем примере – «значения» (анализ значений в ячейке). «Порядок» - от А до Я либо от Я до А. Сделаем прямой порядок. Жмем ОК.

Результат сортировки по алфавиту:

Как сделать сортировку по дате в Excel?

Исходные данные:

Нам нужно отсортировать товар по дате поступления на склад.

Порядок действий:

Проверить, чтобы в столбце с датами был правильный формат («Дата»). Выделяем столбец и сортируем от старых дат к новым (от новых к старым).

Выбираем от «старых к новым». Значения списка располагают в хронологическом порядке.

Отсортировать данные в диапазоне можно по дням недели, по месяцам. Для этого в меню «Настраиваемая сортировка» выбираем «Настраиваемый список».

Сортируем данные по смыслу

Допустим, информацию в таблице нужно распределить по должностям, воинским званиям, сертификатам, клиентам и товарам в зависимости от их важности для конкретного предприятия и т.д. Для этих целей предназначены пользовательские списки, которые можно составлять самостоятельно.

В меню «Настраиваемый список» выбираем новый список. Формируем иерархию любых объектов. Разделителями могут быть запятые либо клавиша «Ввод».

Когда иерархические объекты внесены, нажимаем «Добавить».

А вот результат сортировки учебной таблицы по должностям:

Сортировка данных по нескольким столбцам

Если нужно отсортировать информацию по разным условиям в разных столбцах, используется меню «Настраиваемый список». Там есть кнопка «Добавить уровень».

Данные в таблице будут отсортированы по нескольким параметрам. В одном столбце, например, по возрастанию. В другом («затем по…») – по алфавиту и т.д. В результате диапазон будет сформирован так, как задано сложной сортировкой.

Уровни можно добавлять, удалять, копировать, менять местами посредством кнопок «Вверх»-«Вниз».

Это самые простые способы сортировки данных в таблицах. Можно для этих целей применять формулы. Для этих целей подходят встроенные инструменты «НАИМЕНЬШИЙ», «СТРОКА», СЧЕТЕСЛИ».

Горизонтальная сортировка в Excel - MSoffice-Prowork.com

В большинстве случаев работы с данными они организованны вертикально, поэтому когда подразумевается обработка имеется ввиду именно вертикальная обработка данных, включая сортировку. Т.е. если нужно отсортировать числа по возрастанию, подразумевается, что вверху списка будут числа с минимальными значениями, а внизу списка с максимальными. Именно с такой “вертикальной” организацией данных и связана чрезвычайная популярность функции ВПР (относительно той же ГПР).

В этом материале мы не рассматриваем стандартную “вертикальную” сортировку, ей уделено достаточно внимания как на просторах интернета, так и в нашем курсе по Excel. В курсе мы рассмотрели сортировку по одному, нескольким критериям, а также, сортировку с учетом атрибутов ячеек.

Смотрите также видеоверсию статьи «Горизонтальная сортировка в Excel».

Но, все-таки, как отсортировать ячейки Excel по горизонтали? Для горизонтальной сортировки в Excel припасено несколько вариантов, которые дополняют друг друга:

1. С помощью стандартного механизма настраиваемой сортировки: Вкладка “Главная”/ группа “Редактирование”/ команда “Сортировка и фильтр”/ “Настраиваемая сортировка”. Далее, в параметрах выбираем сортировку по столбцам диапазона.

Плюсы такого варианта сортировки в том что можно сортировать Любой тип информации (как числа, так и текст). Минус такого варианта заключается в том, что если нужно отсортировать большое количество данных, придется каждую отдельную строку настраивать отдельно.

2. С помощью функций НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) или НАИБОЛЬШИЙ (LARGE). Данный способ решает проблему большого количества данных по вертикали, умело оперируя смешанными и абсолютными ссылками, можно запросто сделать горизонтальную сортировку для большого количества данных. Но у этого способа есть один существенный недостаток, который, кстати, отсутствует в первом варианте, – это возможность сортировки только числовой информации. Да, к сожалению, для текста не подойдет.

3. С помощью механизма Power Query. Мы уже неоднократно использовали данный инструмент при решении конкурсных заданий ExcelWorldChamp здесь и здесь. На первый взгляд решение может показаться громоздким, однако, по мере освоения Power Query, можно привыкнуть. А, если вы планируете заниматься обработкой данных в Excel, то без использования данного инструмента сейчас просто нельзя.

Используем горизонтальную сортировку с помощью Power Query

Для совершения каких либо манипуляций в Power Query данные необходимо предварительно загрузить. На вкладке данные, в зависимости от типа источника данных пользуемся соответствующей командой. В нашем, простом случае, – это “Из таблицы/диапазона”.

В самом окне редактора Power Query переходим на вкладку “Добавление столбца”, команда “Настраиваемый столбец”. В диалоговом окне настройки столбца вводим функцию List.Sort(), в качестве аргументов передаем столбцы. По умолчанию функция сортируем по возрастанию, поэтому этот опциональный параметр нужно обязательно указывать, если сортировка нужна в убывающем порядке.

=List.Sort({[Столбец1],[Столбец2],[Столбец3],[Столбец4],[Столбец5],[Столбец6],[Столбец7]}, Order.Ascending)

что равноценно

=List.Sort({[Столбец1],[Столбец2],[Столбец3],[Столбец4],[Столбец5],[Столбец6],[Столбец7]})

а вот формула для убывающего порядка

=List.Sort({[Столбец1],[Столбец2],[Столбец3],[Столбец4],[Столбец5],[Столбец6],[Столбец7]}, Order.Descending)

Поскольку результатом получается элемент типа список, нужно определиться с дальнейшими действиями сортировки, если нужно получить столбец со значениями, выбираем опцию “Развернуть в новые строки”, однако, если идет сортировка для большого количества данных, лучше воспользоваться опцией “Извлечь значения…”. При извлечении значений все они извлекаются в одну ячейку с определенным разделителем (ну или без). Если потом возникнет необходимость разнести значения по ячейкам сделать это можно несколькими способами, мы их рассмотрели в данном материале, однако, лучшим вариантом будет воспользоваться командой “Разделить столбец” вкладки “Главная” в самом Power Query.

сортировка данных на листе Excel

Сортируя информацию на листе, вы можете изменить порядок данных для быстрого поиска значений. Вы можете отсортировать диапазон или таблицу данных по одному или нескольким столбцам данных. Например, вы можете отсортировать список сотрудников по отделам, а затем по фамилиям.

Как сортировать данные в Excel?

Сортировка данных в диапазоне или таблице

Для непредвиденных результатов сортировки данных выполните следующие действия:

Убедитесь, что данные, возвращаемые формулой, изменились. Если отсортированные данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые формулами, могут измениться при пересчете рабочего листа. В этом случае повторно примените сортировку, чтобы получить текущие результаты.

Показать строки и столбцы перед сортировкой Скрытые столбцы не перемещаются при сортировке столбцов, а скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Перед сортировкой данных рекомендуется отобразить скрытые столбцы и строки.

Проверить локаль Порядок сортировки зависит от локали. Убедитесь, что региональные настройки в областях «Региональные настройки » или «» «Язык и региональные стандарты» на панели управления компьютера верны.Информацию об изменении региональных настроек см. в справочной системе Windows.

Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если вам нужно использовать метки нескольких строк, переносите текст в ячейку.

Включить или отключить строку заголовка При сортировке данных строка заголовка полезна, чтобы помочь вам понять значение данных.По умолчанию значение в заголовке не включается в операцию сортировки. В некоторых ситуациях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы содержащееся в нем значение включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий:

• Чтобы пропустить первую строку данных, которая является заголовком столбца, при сортировке на вкладке Главная в группе редактирования щелкните Сортировка и фильтрация , щелкните Пользовательская сортировка , а затем выберите Мои данные имеет заголовки .

• Чтобы отсортировать первую строку данных, которая не является заголовком столбца, на вкладке Главная в группе редактирования щелкните Сортировка и фильтрация , щелкните Пользовательская сортировка , а затем снимите флажок Мои данные имеют заголовки .

2 способа простой сортировки данных в Microsoft Excel, вот как!

Microsot Excel — это приложение для работы с электронными таблицами, которое является частью пакета Microsoft Office. Это приложение используется для автоматической обработки данных в виде базовых расчетов с использованием определенных формул и функций, обработки данных и таблиц, а также создания графиков и управления данными.

Одной из функций Microsoft Excel является сортировка данных или сортировка данных.Как правило, эта сортировка используется в школьных целях, например, для создания списка оценок, чтобы узнать, кто пришел первым, или для создания списка посещаемости в алфавитном порядке. Если не знаешь как, то легко. Ознакомьтесь со следующим объяснением!

2 способа сортировки данных в Microsoft Excel

Ниже объясняется, как вводить данные в Excel. Перед этим вам нужно сначала иметь приложение Microsoft Excel, а затем выбрать пустую книгу .

Метод №1 с использованием меню сортировки

1. Прежде всего, вам нужно для создания данных на листе.

2. Затем щелкните один из заголовков, которые необходимо отсортировать. Ниже приведены три заголовка, а именно No, Name и Value. Если вы хотите отсортировать имя, щелкните раздел Имя . Затем щелкните вкладку Дата a) выберите Сортировка .

3. Появится следующий диалог.Щелкните стрелку в разделе , выполните сортировку по , выберите значок , а затем щелкните OK . Взгляните на фото ниже.

4. Теперь вы можете видеть, что имена отсортированы по алфавиту.

Метод № 2 с использованием по возрастанию-убыванию

1. Вы должны заблокировать все значения. Взгляните на фото ниже. Теперь в следующих данных я отсортирую эти значения от наибольшего к наименьшему числу.

• Функция A-Z на пронумерованном изображении 1 используется для сортировки данных от меньшего к большему.
• Функция Z-A на пронумерованном рисунке 2 сортирует данные от наибольшего к наименьшему.

2. Затем выберите Сортировать .

3. Теперь данные значения сортируются от большего к меньшему. Вы можете видеть, что у Кристопера самый высокий балл.

Как просто, правда? Теперь вам не нужно возиться с сортировкой данных для создания списка ценности или посещаемости. Все, что вам нужно сделать, это ввести данные в книгу Excel, так как Microsoft Excel уже имеет меню sort для автоматической сортировки данных.Надеюсь, вы найдете его полезным, и удачи в изучении вышеприведенного руководства!

Организуем данные - да будет порядок!

Организация (и не только данных) зачастую утомительная и не очень привлекательная тема. В сегодняшнем тексте я покажу вам, какие приемы следует применять для быстрой и эффективной организации ваших данных.

Где-то в мире есть люди, которые в порядке. Их гардеробы всегда выглядят как реклама мебельных магазинов. Блузки расположены в разных типах. Выглаженные рубашки сложены под завязку. Кроме того, все напоминает красивую радугу, в которой один цвет плавно переходит в другой.И нет рубашки, которую они купили десять лет назад, которую они никогда не наденут.

Одеться в такой шкаф, наверное, проще простого. Теперь представьте, что электронная таблица — это гардероб, из которого вы хотите получить не одежду, а данные. Определенно намного проще, если данные организованы и нет избыточной информации.

К счастью, в Excel есть несколько приемов, которые сделают это автоматически, так что это будет не так сложно, как с гардеробом.Допустим, наш шкаф до чистки выглядит так:

Формат таблицы

После ввода данных в рабочий лист рекомендуется начать с вставки таблицы с заголовками. Фильтруемые именованные столбцы упрощают использование данных. Кроме того, таблица заставляет пользователя применять стиль, т. е. согласованное форматирование данных. Одним предложением: нажимаем на клавиатуре CTRL+T и лучше.

Заказ пустых ячеек

На следующем этапе мы избавимся от ненужных пустых ячеек.Мы начнем с выбора всех пустых ячеек в нашем диапазоне данных: выберите весь диапазон, затем ленту ГЛАВНАЯ> РЕДАКТИРОВАТЬ РАЗДЕЛ> НАЙТИ И ВЫБРАТЬ> ПЕРЕЙТИ К — СПЕЦИАЛЬНЫЙ. В появившемся окне выберите ПУСТОЙ вариант. Программа выберет все пустые ячейки. Осталось только удалить все выделенные ячейки, нажав CTRL+минус на клавиатуре.

Если мы хотим не удалять пустые ячейки, а вводить в них, например, значение "нет данных", то функция НАЙТИ И ЗАМЕНИТЬ будет полезна.Он находится на ленте ГЛАВНАЯ в разделе РЕДАКТИРОВАТЬ. Сначала ищем все пустые ячейки (или с другим значением), а потом вводим то, что следует заменить. В нашем примере я ввел «все» во все пустые ячейки:

Сортировка данных

Теперь мы рассортируем данные или расставим нашу одежду; ) Начинаем с того, что помечаем диапазон данных для сортировки (бросаем все из шкафа на пол).Затем мы перейдем на ленту ДАННЫЕ и нажмем кнопку СОРТИРОВКА. В появившемся окне мы устанавливаем порядок, который мы хотим иметь в одежде, определяя следующие уровни сортировки.

Поскольку мои данные представляют собой текстовые данные, порядок их расположения в таблице всегда должен быть алфавитным. Если бы это были числовые данные, я мог бы отсортировать их в порядке от меньшего к большему или наоборот.

При определении уровней сортировки стоит учитывать порядок их расположения.В случае с одеждой, сначала меня интересует, на какое время года она предназначена, хочется иметь домашнюю и выходную одежду отдельно, и только в самом конце, расставить по цветам. Excel всегда сортирует данные сначала по самому высокому уровню сортировки, затем по следующей категории, затем по следующей категории и так далее.

Если я хочу увидеть одежду в другой ориентации, я просто изменю порядок уровней сортировки. Допустим, я хочу посмотреть всю одежду, но самое главное для меня это группа и цвет.Итак, с помощью стрелок в окне сортировки я изменю порядок:

И я получаю такой эффект:

Интеллектуальная сортировка облегчает чтение данных. Справедливости ради, в случае с моей таблицей мне остается только скрыть первый столбец. Ведь количество одежды не имеет значения; Серьезно, это не добавляет ценности человеку, который будет пользоваться этой таблицей. Стоит держать этот тип данных скрытым. Вы также можете сгруппировать их и свернуть сгруппированный диапазон с плюсом, который появляется после группировки данных.

Хотите бесплатный шаблон Excel для управления проектами и отслеживания задач?

Хотите файл Excel с примером, обсуждаемым в этой статье?

Спасибо!

Пожалуйста, проверьте свой почтовый ящик.

Удалить ненужные пробелы

При очистке также стоит избавиться от лишних пробелов в тексте, которые могут появиться, например, вв результате опечатки. Ненужные пробелы — распространенная проблема при импорте данных из других программ в Excel. Это можно сделать быстро с помощью НАЙТИ И ЗАМЕНИТЬ . Выберите диапазон ячеек и нажмите ЗАМЕНИТЬ .

В поле НАЙТИ достаточно ввести пробелы, а поле ЗАМЕНИТЬ НА оставить пустым. Однако будьте осторожны со случаями, когда у вас есть два или более слов, так как описанное выше действие также удалит пробелы между словами (например,"Короткий рукав" превратится в "короткий рукав")

Последнее, что я сделаю, это установлю ширину столбцов и строк, чтобы сделать данные более четкими для приема. Выбираю интересующий меня диапазон данных, захожу на ленту ГЛАВНАЯ > РАЗДЕЛ КЛЕТКИ > ФОРМАТ > ШИРИНА ЯЧЕЙКИ/ВЫСОТА СТРОКИ .

На мой взгляд, эти данные читаются намного лучше, чем в исходной версии. Жаль, что в моем реальном гардеробе до сих пор хаос :)

Агнешка Кмеч

Возникли проблемы с Excel? Получите справку по Сохраняйте спокойствие и используйте группу Excel .

Связанные записи:

Смотрите также

• 
  Как удалить защищенную папку windows 10
• 
  Аватарки в ватсапе
• 
  Rg 45 разъем распиновка по цветам 8
• 
  S7 есть ли wifi на борту
• 
  Сбросить настройки самсунг
• 
  Как на новом телефоне восстановить ватсап переписку андроид
• 
  Вставить степень в ворде числа как
• 
  Magix photostory deluxe
• 
  Как развернуть документ в word горизонтально
• 
  Режим пропажи на айфон
• 
  Как преобразовать умную таблицу excel в обычную