Как конвертировать excel в pdf

В этом кратком руководстве описываются 4 возможных способа преобразования файлов Excel в PDF с помощью функции Excel «Сохранить как», программного обеспечения Adobe, онлайн-преобразователей Excel в PDF и настольных инструментов.

Преобразование рабочего листа Excel в формат PDF часто необходимо, если вы хотите, чтобы другие пользователи могли просматривать ваши данные, но не редактировать их. Вы также можете преобразовать свою электронную таблицу Excel в более аккуратный формат PDF для набора средств массовой информации, презентации и отчетов или создать файл, который могут открывать и читать все пользователи, даже если у них не установлен Microsoft Excel, например. на планшете или телефоне.

В наши дни PDF, возможно, является одним из самых популярных форматов файлов. По данным Google, в Интернете находится более 153 миллионов файлов PDF и только 2,5 миллиона файлов Excel (.xls и .xlsx).

Далее в этой статье я объясню несколько возможных способов экспорта Excel в PDF с подробными инструкциями и скриншотами:

• Преобразование Excel в PDF средствами Office
• Экспорт Excel в PDF с помощью программного обеспечения Adobe
• Конвертеры Excel в PDF онлайн
• Преобразователи Excel в PDF настольные

Сохранение документов Excel в виде файлов PDF

Хотя форматы .pdf и .xls существуют уже довольно давно и оба всегда пользовались популярностью среди пользователей, в Excel 2007 появилась возможность экспортировать файлы Excel напрямую в PDF. если у вас есть какая-либо версия Excel от 2007 до 365, вы можете быстро и просто преобразовать PDF.

Microsoft Excel позволяет экспортировать выбранные диапазоны или таблицы, а также сохранять один или несколько рабочих листов или всю книгу в виде файла PDF.

1. Откройте книгу Excel и выберите диапазоны или листы, которые вы хотите преобразовать в файл PDF.
   • Если вы хотите экспортировать таблицу , поместите курсор в любую ячейку таблицы.
   • Чтобы экспортировать определенный рабочий лист , просто сделайте его активным, щелкнув вкладку этого листа.
   • Чтобы преобразовать несколько листов , выберите их все. Чтобы выбрать соседние листы, щелкните вкладку первого листа, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните вкладку последнего рабочего листа, который вы хотите выбрать. Чтобы выбрать несмежные листы, удерживайте нажатой клавишу Ctrl, щелкая вкладки каждого листа, который вы хотите сохранить в формате PDF.
   • Если вы хотите сохранить всю книгу в виде одного файла PDF, пропустите этот шаг :)
2. Щелкните Файл > Сохранить как .
3. В диалоговом окне Сохранить как выберите PDF (.*pdf) в раскрывающемся списке « Сохранить как тип» .
   

   Если вы хотите просмотреть полученный PDF-файл после сохранения, убедитесь, что установлен флажок Открыть файл после публикации .

   Выберите один из следующих вариантов в разделе 9.0032 Оптимизировать для :

   • Если для итогового PDF-документа требуется высокое качество печати, нажмите Standard (публикация в Интернете и печать).
   • Если размер файла PDF важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
4. Нажмите кнопку Параметры... в левой нижней части окна (см. скриншот выше).
5. Откроется диалоговое окно Параметры , и вы можете выбрать один из параметров в соответствии с вашими потребностями:
   • Selection — экспортирует текущий выбранный диапазон(ы).
   • Активный лист (листы) — при этом текущий рабочий лист или все выбранные листы будут сохранены в одном файле PDF.
   • Таблица — будет экспортирована активная таблица, то есть таблица, в которой в данный момент находится указатель мыши.
   • Вся рабочая тетрадь не требует пояснений :)

6. Нажмите кнопку OK , чтобы закрыть диалоговое окно. Готово.

Как видите, экспортировать файлы Excel в PDF с помощью встроенных средств Excel очень просто. Конечно, Microsoft Excel предоставляет лишь несколько основных настроек, но при наличии небольшого опыта можно научиться подготавливать исходные файлы таким образом, чтобы не требовалось никаких дополнительных настроек. В любом случае, если вас не устраивают возможности Excel Сохранить как , давайте рассмотрим предложения Adobe.

Экспорт файлов Excel в PDF с помощью инструментов Adobe

К сожалению, Adobe не так щедра, как Microsoft, когда дело доходит до преобразования Excel в PDF, и не предоставляет для этого никаких бесплатных средств. Тем не менее, у них есть эта функция, включенная в платные инструменты или подписки, которые, надо отдать им должное, действительно хорошо справляются со своей задачей.

Adobe Reader

Adobe Reader X и более ранние версии включали возможность установки Adobe PDF Printer, который можно было использовать для экспорта файлов Excel в формат PDF. Однако эта функция недоступна в последней версии Adobe Reader XI.

Вместо этого они представили вкладку Create PDF , которая позволяет вам создавать PDF из файлов .xls или .xlsx одним нажатием кнопки, при условии, что у вас есть платная подписка.

Adobe Acrobat XI Pro

Если вы один из немногих удачливых пользователей этого мощного пакета, создать PDF-файл из рабочего листа Excel так же просто, как щелкнуть PDF из файла... на панели инструментов Создать .

Кроме того, Adobe Acrobat Pro позволяет создавать PDF-файл непосредственно из Excel одним из следующих способов:

• Нажмите кнопку Создать PDF на вкладке Acrobat на ленте Excel.
• Перейдите на вкладку Файл и нажмите Сохранить как Adobe PDF.
• Щелкните Файл > Печать, выберите Adobe PDF и настройте параметры.

Если вы хотите получить 30-дневную пробную версию Adobe Acrobat XI, вы можете загрузить ее здесь. Если вы не хотите платить ежемесячную плату в размере 20 долларов за подписку на Acrobat XI Pro, давайте посмотрим, что могут предложить бесплатные конвертеры Excel в PDF.

Бесплатные онлайн-конвертеры Excel в PDF

К счастью для нас, существует множество бесплатных онлайн-конвертеров Excel в PDF, которые предоставляют различные возможности для преобразования документов Excel в файлы PDF. Ниже вы найдете обзоры 4 самых популярных онлайн-конвертеров.

Чтобы проверить возможности онлайн-конвертеров PDF для различных типов данных, я создал следующие две рабочие тетради:

Тестовая рабочая тетрадь 1: несколько таблиц в разных форматах

Тестовая рабочая тетрадь 2: Шаблон планировщика праздничных подарков Microsoft

Теперь, когда подготовка завершена, давайте посмотрим, как онлайн-конвертеры Excel в PDF справятся с этой задачей.

Конвертер PDF

Другой онлайн-конвертер Excel в PDF доступен на сайте www.freepdfconvert.com. Помимо листов Excel, этот инструмент также может конвертировать документы Word, презентации PowerPoint, а также веб-страницы и изображения в PDF.

Как вы видите на изображении выше, интерфейс также очень понятен и почти не требует пояснений. Вы просто перемещаетесь между вкладками, чтобы выбрать правильный тип преобразования, затем находите исходный файл, выбираете нужный формат и нажимаете Преобразовать .

Когда преобразование будет завершено, вы можете загрузить полученный PDF-файл на свой компьютер или сохранить его в Google docs:

Этот конвертер Excel в PDF имеет бесплатные версии и платные подписки. Вот основные ограничения бесплатной версии:

• Вам нужно подождать 30 минут, чтобы преобразовать другой файл.
• Ограниченное количество конверсий - 10 в месяц.

Если вам интересно узнать больше об этом инструменте, вы можете найти полный список функций, а также список доступных подписок и цен здесь.

Результаты:

В отличие от предыдущего конвертера PDF, этот дал очень приличные результаты на рабочей книге 1 ^st без каких-либо искажений формата или ошибок.

Что касается рабочей тетради 2 ^nd , то она была точно и безупречно преобразована... в документ Word (.docx). Сначала я ошибочно выбрал неправильный формат для преобразования, поэтому я повторил процесс и получил тот же результат, как вы можете видеть на скриншоте ниже:

Подумав, я пришел к следующему выводу. Конвертер не смог правильно экспортировать пользовательский формат моего листа Excel в PDF, поэтому он преобразовал его в ближайший формат. На самом деле было несколько секунд, чтобы сохранить документ Word в формате PDF с помощью диалогового окна Word «Сохранить как » и получить в результате хорошо отформатированный файл PDF.

Soda PDF Online Converter

Этот онлайн-конвертер PDF позволяет создавать PDF-документы из многих форматов, включая Microsoft Excel, Word и PowerPoint, а также изображения JPEG, PNG и HTML-страницы.

Онлайн-сервисы Soda PDF предоставляют бесплатное и платное членство. Бесплатно вы можете получить неограниченное создание PDF и ограниченное преобразование PDF, один файл каждые 30 минут. Если вы хотите больше, вам придется перейти на Premium (около 10 долларов за 3 месяца). В этом случае вы также получите возможность объединять и разделять PDF-файлы.

Результаты:

Этот онлайн-конвертер Excel в PDF был почти безупречен. Рабочая тетрадь 1 ^st была безошибочно преобразована в PDF, 2 ^nd workbook также конвертировался без ошибок, но первая буква в одном слове была обрезана:

Как видите, ни один из бесплатных онлайн-конвертеров Excel в PDF не идеален, хотя Soda PDF очень близок. Кто-то может подумать, что проблема в моих оригинальных документах Excel. Я согласен, вторая книга имеет довольно сложный пользовательский формат. Это связано с тем, что моей целью было провести своего рода «стресс-тестирование», чтобы выявить реальный потенциал онлайн-конвертеров PDF в Excel, поскольку ваши настоящие рабочие книги могут быть гораздо более сложными и изощренными с точки зрения содержания и формата.

Ради эксперимента я преобразовал обе тестовые книги в PDF с помощью диалогового окна Excel «Сохранить как», и он отлично справился с задачей — полученные PDF-файлы были точными копиями исходных документов Excel.

Преобразователи Excel в PDF для настольных ПК

Помимо онлайн-преобразователей Excel в PDF, существует множество настольных инструментов для преобразования файлов Excel в документы PDF, которые предоставляют различные возможности в зависимости от того, что вы ожидаете от конечного документа: от бесплатных утилит, запускаемых одним щелчком мыши. до профессиональных пакетов корпоративного уровня. Поскольку нас в основном интересуют бесплатные конвертеры Excel в PDF, давайте подробнее рассмотрим пару таких инструментов.

Foxit Reader — бесплатный конвертер Excel в PDF для рабочего стола

Foxit Reader — это небольшая программа для просмотра PDF-файлов, позволяющая просматривать, подписывать и печатать PDF-файлы, а также создавать PDF-документы из книг Excel. Он позволяет преобразовывать электронные таблицы Excel в PDF либо из Foxit Reader, либо непосредственно из Excel.

Преобразование Excel в PDF из Foxit Reader

Это самый быстрый способ преобразовать книгу Excel в PDF, для чего требуется всего 3 быстрых шага.

1. Откройте файл Excel.

   На вкладке Файл нажмите Создать > Из файла , затем снова Из файла и найдите документ Excel, который вы хотите преобразовать.
   

2. Просмотрите файл PDF .

   Как только вы выбрали файл Excel, Foxit Reader сразу же открывает его в формате PDF. Действительно приятной особенностью является то, что вы можете одновременно открывать несколько PDF-файлов, каждый из которых находится на отдельной вкладке, как показано на снимке экрана ниже:
   

   Обратите внимание, что список праздничных подарков Excel, который был крепким орешком для большинства онлайн-конвертеров Excel в PDF, не представляет никаких трудностей для этого настольного инструмента!

3. Сохраните файл PDF .

   Если все в порядке, нажмите Сохранить как на вкладке Файл или нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить файл. Ага, это так просто!

Примечание. Foxit Reader сохраняет все листы выбранной книги в формате PDF. Итак, если вы хотите преобразовать только определенный лист, сначала сохраните его как отдельную книгу.

Преобразование файла Excel в PDF из Excel

Этот подход рекомендуется, если вам нужны дополнительные параметры для предварительного просмотра и настройки результирующего PDF-документа.

После установки Foxit Reader добавляет « Foxit Reader PDF Printer » в ваш список принтеров, который фактически является псевдопринтером, который можно использовать для настройки окончательного вида вашего PDF-документа.

1. Откройте файл Excel для преобразования в PDF.

   Откройте книгу Excel, перейдите на вкладку Файл , нажмите Печать и выберите Foxit Reader PDF Printer в списке принтеров.
   

2. Настройте параметры.

   В разделе Настройки у вас есть следующие варианты:

   • Преобразование активного листа, всей книги или выделения в PDF.
   • Выберите ориентацию документа - книжную или альбомную.
   • Определите формат бумаги и поля.
   • Уместить лист, все столбцы или все строки на одной странице.

   При внесении изменений они немедленно отражаются в документе Preview справа.

   Если вам нужны дополнительные параметры, щелкните ссылку Параметры страницы в разделе Настройки .
   

3. Настройте дополнительные параметры (необязательно).

   Используя диалоговое окно Page Setup , вы можете добавить пользовательский верхний и/или нижний колонтитул, изменить порядок страниц, показать или скрыть линии сетки и многое другое.
   

4. Сохраните файл PDF.

После внесения всех изменений нажмите кнопку «Печать », чтобы сохранить файл. Откроется стандартное диалоговое окно Excel «Сохранить как », в котором вы выбираете папку назначения и вводите имя файла.

Primo PDF — псевдопринтер для преобразования файлов Excel в PDF

PrimoPDF — еще один псевдопринтер, с помощью которого можно экспортировать документы Excel в формат PDF. Функции и параметры, предоставляемые этим программным обеспечением, очень похожи на Foxit Reader, и вы настраиваете его точно так же — выберите PrimoPDF под Printer и поиграйтесь с настройками.

Надеюсь, этот краткий обзор настольных и онлайн-конвертеров Excel в PDF помог вам выбрать победителя. Если ни один из представленных инструментов не подходит для вашей задачи идеально, вы можете попробовать альтернативные методы, например, загрузив файлы Excel в Google Sheets, а затем экспортировав их в PDF или конвертировав Excel в PDF через Open Office.

В некоторых случаях полезно преобразовать рабочий лист Excel в изображение JPG, PNG или GIF.

В следующей статье мы решим противоположную задачу и изучим особенности импорта PDF-файлов в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас снова на следующей неделе!

Вас также может заинтересовать

Война в Украине!

Чтобы поддержать Украину и спасти жизни , пожалуйста, посетите эту страницу.

5 способов конвертировать файлы Excel в PDF

Excel и PDF — два очень популярных типа файлов.

Скорее всего, вам нужно было преобразовать файл Excel в формат PDF.

В этом посте я покажу вам 5 способов легко преобразовать файл Excel в PDF.

Видеоруководство

Сохранить как PDF

Это наиболее часто используемый метод, и вы, возможно, уже использовали его один или два раза.

Сохраните копию файла в формате PDF.

1. Перейдите на вкладку Файл .
2. Перейдите на вкладку Сохранить копию .
3. Выберите PDF в качестве типа файла.
4. Нажмите Кнопка Сохранить .

Достаточно просто, и ваш новый файл PDF будет сохранен в том же месте, что и файл Excel.

Если вы хотите изменить место сохранения или получить доступ к другим дополнительным параметрам PDF-файла, вы можете щелкнуть ссылку Дополнительные параметры сразу под выбором типа файла.

Откроется меню Сохранить как , и вы сможете перейти к новому месту сохранения, а также получить доступ к дополнительным параметрам для PDF-файлов.

Экспорт в PDF

Я никогда не замечал этого, но в меню Файл есть опция Экспорт .

Оказывается, это можно использовать для экспорта файла в формате PDF!

Чтобы экспортировать файл Excel в формате PDF.

1. Перейдите на вкладку Файл .
2. Перейдите на вкладку Экспорт .
3. Выберите Создать документ PDF/XPS .
4. Нажмите Создать PDF/XPS 9Кнопка 0396.