Home » Misc » Как сделать гугл форму для сбора информации в эксель

Как сделать гугл форму для сбора информации в эксель


Создание формы с помощью Microsoft Forms

Совет:  Узнайте больше о Microsoft Forms или сразу приступите к работе и создайте опрос или тест. Хотите использовать более сложные элементы фирменной символики, типы вопросов и анализ данных? Попробуйте Dynamics 365 Customer Voice.

С помощью Microsoft Forms можно создавать опросы и тесты, а также просматривать результаты по мере их поступления.

Примечание: Создаете тест? Начните отсюда!

Запуск новой формы

  1. Перейдите Microsoft Forms с Microsoft 365 учебного заведения, Microsoft 365 рабочими учетными данными или учетной записью Майкрософт (Hotmail, Live или Outlook.com).

    Примечание: Вы также можете войти на Office. com, найти значки Microsoft 365 слева, а затем выбрать "Формы".

  2. Выберите "Новая форма".

  3. Заголовок формы и, при необходимости, ее описание.

    Примечание: Заголовки форм могут содержать до 90 символов. Описание может содержать до 1000 символов.

    Примечание: Созданная форма сохраняется автоматически.

Добавление вопросов

  1. Выберите добавить новый , чтобы добавить новый вопрос в форму.

  2. Выберите тип вопроса, который вы хотите добавить, например"Выбор","Текст", "Оценка" или "Дата ". Выберите другие типы вопросов для типов вопросов ранжирования, Likert, отправки файлов или net Promoter Score® . Чтобы упорядочить разделы для вопросов, выберите "Раздел".

    Совет: Вы также можете отформатировать текст. Выделите слово или слова в заголовке или вопросах, а затем выберите любой из следующих вариантов: полужирный (сочетание клавиш — CTRL/CMD+B), курсив (сочетание клавиш — CTRL/CMD+I), подчеркивание (сочетание клавиш — CTRL/CMD+U), цвет шрифта, размер шрифта, нумерация или маркеры.

    Важно: Если удалить вопрос, он будет безвозвратно удален вместе с любыми собранными для него данными ответа. Подробнее...

Предварительный просмотр формы

  1. На компьютере выберите preview, чтобы увидеть, как будет выглядеть форма. На мобильном устройстве выберите , чтобы увидеть, как будет выглядеть форма.

  2. Чтобы протестировать форму, ответьте на вопросы в режиме предварительной версии и нажмите кнопку "Отправить".

  3. Чтобы изменить форму, нажмите кнопку "Назад".

Запуск новой формы

  1. Войдите в Microsoft 365 с помощью рабочей или учебной учетной записи.

  2. Выберите new > Forms for Excel.

    Примечание:  Формы для Excel доступны только для OneDrive для работы или учебы и новых сайтов групп, подключенных к Группы Microsoft 365. Дополнительные сведения о Microsoft 365 группах.

  3. Введите имя формы и нажмите кнопку "Создать". Новая вкладка для Microsoft Forms откроется в веб-браузере.

    Примечание: Заголовки форм могут содержать до 90 символов. Описание может содержать до 1000 символов.

    Примечание: Созданная форма сохраняется автоматически.

Добавление вопросов

  1. Выберите добавить новый , чтобы добавить новый вопрос в форму.

  2. Выберите тип вопроса, который вы хотите добавить, например"Выбор","Текст", "Оценка" или "Дата ". Выберите другие типы вопросов для типов вопросов ранжирования, Likert, отправки файлов или net Promoter Score® . Чтобы упорядочить разделы для вопросов, выберите "Раздел".

    Совет: Вы также можете отформатировать текст. Выделите слово или слова в заголовке или вопросах, а затем выберите любой из следующих вариантов: полужирный (сочетание клавиш — CTRL/CMD+ B), курсив (сочетание клавиш — CTRL/CMD+I), подчеркивание (сочетание клавиш — CTRL/CMD+U), цвет шрифта, размер шрифта, нумерация или маркеры.

    Важно: Если удалить вопрос, он будет безвозвратно удален вместе с любыми собранными для него данными ответа. Подробнее...

Предварительный просмотр формы

  1. Выберите preview, чтобы увидеть, как будет выглядеть форма. 

  2. Чтобы протестировать форму, ответьте на вопросы в режиме предварительной версии и нажмите кнопку "Отправить".

  3. Чтобы изменить форму, нажмите кнопку "Назад".

Запуск новой формы

  1. Войдите в Microsoft 365 с помощью рабочей или учебной учетной записи.

  2. Откройте книгу Excel, в которую вы хотите вставить форму.

  3. Выберите "Вставить > forms > "Новая форма".

    Примечание: Чтобы включить кнопку "Формы", убедитесь, что Excel книга хранится в OneDrive для работы или учебы. Также обратите внимание ,Формы для Excel доступны только для OneDrive для работы или учебы и новых сайтов групп, подключенных к Группы Microsoft 365. Дополнительные сведения о группах Microsoft 365.

  4. Новая вкладка для Microsoft Forms откроется в веб-браузере.

  5. Выберите заголовок заполнителя по умолчанию и измените его самостоятельно. При необходимости также добавьте описание.

    Примечание: Заголовки форм могут содержать до 90 символов. Описание может содержать до 1000 символов.

    Примечание: Созданная форма сохраняется автоматически.

Добавление вопросов

  1. Выберите добавить новый , чтобы добавить новый вопрос в форму.

  2. Выберите тип вопроса, который вы хотите добавить, например"Выбор","Текст", "Оценка" или "Дата ". Выберите другие типы вопросов для типов вопросов ранжирования, Likert, отправки файлов или net Promoter Score® . Чтобы упорядочить разделы для вопросов, выберите "Раздел".

    Совет: Вы также можете отформатировать текст. Выделите слово или слова в заголовке или вопросах, а затем выберите любой из следующих вариантов: полужирный (сочетание клавиш — CTRL/CMD+B), курсив (сочетание клавиш — CTRL/CMD+I), подчеркивание (сочетание клавиш — CTRL/CMD+U), цвет шрифта, размер шрифта, нумерация или маркеры.

    Важно: Если удалить вопрос, он будет безвозвратно удален вместе с любыми собранными для него данными ответа. Подробнее...

Предварительный просмотр формы

  1. Выберите "Предварительный просмотр", чтобы увидеть, как форма будет выглядеть на компьютере или мобильном устройстве.

  2. Чтобы протестировать форму, ответьте на вопросы в режиме предварительной версии и нажмите кнопку "Отправить".

  3. Чтобы изменить форму, нажмите кнопку "Назад".

Запуск новой формы

  1. Войдите в Microsoft 365 с помощью своей учебной учетной записи.

    Примечание: Эта функция применяется только к записным книжкам для занятий или преподавателей Office 365 для образования пользователей. Дополнительные сведения OneNote записной книжке для занятий и служебная записная книжка OneNote.

  2. Откройте записную книжку OneNote, в которую вы хотите вставить форму.

  3. На вкладке Вставка нажмите кнопку Формы.

    Примечание:  Кнопка "Формы" доступна только для Office 365 для образования пользователей. Чтобы получить доступ к формам OneNote в Интернете, войдите с помощью своей учебной учетной записи.

  4. Откроется панель Forms для OneNote, которая будет закреплена с правой стороны записной книжки OneNote.

  5. В разделе "Мои формы" выберите "Новая форма".

  6. Новая вкладка для Microsoft Forms откроется в веб-браузере.

  7. Выберите заголовок заполнителя по умолчанию и обновите его с помощью собственного заголовка. При необходимости также добавьте описание.

    Примечание: Заголовки форм могут содержать до 90 символов. Описание может содержать до 1000 символов.

    Примечание: Созданная форма сохраняется автоматически.

Добавление вопросов

  1. Выберите добавить новый , чтобы добавить новый вопрос в форму.

  2. Выберите тип вопроса, который вы хотите добавить, например"Выбор","Текст", "Оценка" или "Дата ". Выберите другие типы вопросов для типов вопросов ранжирования, Likert, отправки файлов или net Promoter Score® . Чтобы упорядочить разделы для вопросов, выберите "Раздел".

    Совет: Вы также можете отформатировать текст. Выделите слово или слова в заголовке или вопросах, а затем выберите любой из следующих вариантов: полужирный (сочетание клавиш — CTRL/CMD+B), курсив (сочетание клавиш — CTRL/CMD+I), подчеркивание (сочетание клавиш — CTRL/CMD+U), цвет шрифта, размер шрифта, нумерация или маркеры.

    Важно: Если удалить вопрос, он будет безвозвратно удален вместе с любыми собранными для него данными ответа. Подробнее...

Предварительный просмотр формы

  1. Выберите "Предварительный просмотр", чтобы увидеть, как форма будет выглядеть на компьютере или мобильном устройстве.

  2. Чтобы протестировать форму, ответьте на вопросы в режиме предварительной версии и нажмите кнопку "Отправить".

  3. Чтобы изменить форму, нажмите кнопку "Назад".

Созданная форма появится в верхней части списка "Мои формы" на панели "Формы для OneNote" и может быть внедрена в OneNote записную книжку. Подробнее...

Дополнительные ресурсы

Теперь, когда у вас есть основные сведения, можно также настроить тему формы, добавить рисунок в вопрос, создать разделы, использовать логику ветвления и т. д.

Узнайте, что еще можно сделать с Microsoft Forms.

Отзыв о Microsoft Forms

Мы ждем ваших отзывов! Чтобы отправить отзыв о Microsoft Forms, перейдите в правый верхний угол формы и выберите Другие параметры формы > Отзыв.

См. также

Часто задаваемые вопросы о Microsoft Forms

Настройка параметров форм или теста в Microsoft Forms

Отправка формы для сбора ответов

Проверка ответов на форму

Гугл формы - как создать опрос [пошаговая инструкция]

Google Формы — это полностью бесплатный инструмент для создания опросов, голосований и тестов. Несмотря на довольно простой интерфейс и упрощенный конструктор, сервис позволяет создавать интерактивные опросы практически любой сложности.

Существует множество дополнений, значительно расширяющих функционал сервиса. Например, можно автоматически проверять ответы или получать дополнительную статистику по всем ответам. Но обо всем по порядку.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

  • Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
  • Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.

Достоинства и недостатки Google Forms

Google Forms дает следующие преимущества:

  • Готовые данные по ответам пользователей. Получить статистику можно сразу после завершения опроса/голосования/исследования.
  • Простой интерфейс. Чтобы создать первый вопрос или голосование, нужно потратить десяток минут. А если есть опыт — всего пару минут.
  • Поддержка мобильных устройств. Вы можете просматривать и даже редактировать созданные формы с любого смартфона или планшета.
  • Облачное хранение. Принцип такой же, как и в Google Docs: вы создаете документ, делитесь ссылкой на него, после чего любой пользователь сможет взаимодействовать с формой (просто проходить опрос или даже редактировать ее).
  • Огромное количество плагинов, позволяющих добавить любой недостающий функционал. Например, Forms to AODocs, WhatsTarget, Timer for Forms, DataScope, Quilgo - Timer & Proctoring.
  • Настройка дизайна.Дизайн формы по умолчанию невзрачный и простой, но вы можете настроить внешний вид, сделав опрос гораздо эффектнее. Кроме того, существуют красивые сторонние шаблоны.

Недостатки Google Forms:

  • Нет поддержки в ее традиционном понимании, то есть службы саппорта.
  • Неудобно работать с мобильных устройств.
  • Ограниченный функционал «из коробки». Для воплощения многих задач придется устанавливать расширения.
  • Нет таймера для заполнения формы на время — например, выполнения теста.

Какие формы обратной связи можно создавать

Сервис поможет создать интерактивные формы обратной связи для:

  • Онлайн-голосований.
  • Онлайн-брифов.
  • Онлайн-регистраций.
    • Онлайн-тестов.
  • Любых других исследований, где требуется организовать опрос и дальнейший подсчет голосов нескольких пользователей.

Читайте также:

Google Analytics 4: полное руководство для начинающих

Как создать опрос в Google Формах: пошаговая инструкция

Создание новой формы

Открываем сервис и нажимаем кнопку «Пустой файл»:

Чтобы создать, кликните по знаку «+»

Также в интерфейсе сервиса есть шаблоны. Если вы хотите создать форму на основе готового шаблона, обратите внимание на варианты, которые появляются на главной странице, или нажмите кнопку «Галерея шаблонов».

Открываем галерею с шаблонами

Вот все шаблоны, которые есть в Google Forms в 2021 году:

Доступно несколько готовых вариантов. На их основе вы сможете создать свой, просто заменив предложенные данные

Для создания новой формы, необходимо нажимать кнопку «Пустой файл» и перейти к настройке.

Вопросы

В этом разделе происходит главная работа: вы создаете и добавляете ответы.

Если у вас есть список готовых вопросов, можете сразу загрузить его, нажав кнопку «Импортировать вопросы»:

Чтобы копировать несколько готовых вопросов нажмите эту кнопку

Мы создаем форму с нуля, поэтому сами вводим ее название и даем краткое описание:

Укажите название первого вопроса

При необходимости вставьте изображение:

Добавляем картинку прямо в вопрос

Добавить картинку можно шестью способами:

  • Добавить. Просто перетащить иконку изображения в окно.
  • Камера. Сделать фотографию при помощи подключенной к компьютеру камеры.
  • Вставить URL. Нужно указать ссылку на изображение, и оно подтянется в форму.
  • Фото. Вы можете найти картинку в Google Фото и добавить ее оттуда.
  • Google Диск. Аналогично, но изображение выбирается на Google Диске.
  • Google Поиск Картинок. Найдите любое изображение через браузер.

Возвращаемся к созданию. Чтобы настроить элементы вопроса, кликните по кнопке «Один из списка»:

По умолчанию нужно выбрать только один ответ из списка

Появится раскрывающееся меню, которое поможет настроить параметры формы:

Вопросное меню позволяет задать параметры

Разберем настройки в раскрывающемся списке подробнее.

Текст (строка). Используйте эту опцию, когда пользователь должен дать короткий ответ, не превышающий одну строку. Например, номер телефона, имя, электронная почта:

Текст (абзац) подойдет для развернутых ответов

Один из списка. Выберите, если предусматривается только один корректный ответ.

«Один из списка» подойдет, когда пользователь должен дать один ответ

Несколько из списка. Пользователь сможет выбрать несколько вариантов ответов: Alt: «Несколько из списка» позволит выбрать один и более вариантов в форме

«Несколько из списка» позволит выбрать один и более вариантов

Раскрывающийся список. Если в вашем вопросе очень много ответов, эта опция поможет его визуально уменьшить:

Раскрывающийся список актуален для вопросов с большим количеством ответов

Загрузка файла. Если ваш вопрос предусматривает отправку пользователем файлов, то обязательно активируйте эту опцию:

«Один из списка» подойдет, когда пользователь должен дать один ответ Файлы будут автоматически копироваться на свой Google Диск

Шкала. Активируйте эту опцию, когда хотите получить от пользователя обратную связь по качеству товара или предоставляемых услуг. Пользователь сможет выставить оценку от 1 до 10 пунктов:

Укажите минимальную и максимальный балл

Сетка (множественный выбор и сетки флажков). Эта функция позволяет выделить необходимое число строк/столбцов:

Alt: По

Пользователь увидит строки и столбцы с ответами

Дата. Пригодится, если требуется хотите указать дату без времени:

Дата указывается в формате день/месяц/год

Время (часы/минуты) настраивается аналогичным образом

Вернемся к глобальным настройкам формы. Если ответ на задаваемый вопрос нужно дать обязательно, отметьте чекбокс «Обязательный вопрос»:

Обязательный вопрос в начале позволит ограничить прохождение опроса нецелевой аудиторией

Например, вы хотите, чтобы опрос проходили только клиенты компании. Первым обязательным вопросом можно сделать «Пользовались ли вы услугами компании?». Если пользователь ответит «Нет», то и доступ к дальнейшим вопросами он не получит.

На этом же экране можно быстро скопировать вопрос или удалить его:

Эти кнопки используются для копирования и удаления вопроса

Обратите внимание на кнопку с вертикальным многоточием «⋮»:

Кнопка «⋮» позволяет получить доступ к необязательным настройкам

Нажав на «⋮», вы можете:

  1. Показать описание вопроса.
  2. Выбрать действия для каждого варианта.
  3. Перемешать все ответы.
Настраиваем описание вопроса и действие при ответе

Обратите внимание на боковое меню:

Боковое меню позволяет управлять параметрами вопросов

При помощи этого меню вы можете:

  1. Добавить вопрос.
  2. Импортировать вопросы.
  3. Добавить название и описание.
  4. Добавить изображение.
  5. Добавить видео.
  6. Добавить новый раздел.
Новый раздел создается в один клик

Читайте также:

Руководство по Google Search Console: обзор возможностей сервиса

Как настроить внешний вид формы

Чтобы улучшить внешний вид, нажмите кнопку «Настроить тему»:

Доступ к настройкам внешнего вида

Откроется боковое меню справа, где можно выбрать изображение для верхнего колонтитула, цвет темы, цвет фона и стиль шрифта:

Настраиваем внешнее представление темы

Для верхнего колонтитула доступно множество бесплатных изображений, отсортированных по темам:

Кроме готовых изображений по темам, вы можете добавить свое: с компьютера или найти его в «Google Фото

Ответы

В разделе «Ответы» вы можете следить за всем ответами, которые поступают от пользователей:

Ответы еще не поступили

Если вы хотите закрыть форму, переведите тумблер «Принимать ответы» в неактивное положение:

Мы отключили прием ответов. Пользователи увидят сообщение, что опрос закрыт

Чтобы открыть дополнительные настройки ответов, нажмите кнопку «⋮» в правом верхнем углу:

Открываем дополнительные параметры ответов

В дополнительных настройках ответов вы можете:

  1. Включить уведомления о новых ответах на email.
  2. Сохранить ответы.
  3. Скачать ответы в формате CSV.
  4. Удалить связь ответов с конкретной формой.
  5. Распечатать все ответы.
  6. Удалить все ответы.

Читайте также:

Как персонализировать холодные письма: 5 рабочих шаблонов, 1 антипример и советы экспертов

Настройки

Здесь находятся глобальные настройки Google Forms:

Настройки тестов, ответов, презентаций

Тест. Google Forms поддерживает тесты. Это значит, что преподаватели и другие специалисты могут использовать «Формы» для создания тестов, не привязанных к таймеру. Просто активируйте чекбокс «Тест» (см. скриншот выше).

Обратите внимание на дополнительные настройки тестов: публикация оценок, настройки параметры респондентов и общие параметры опроса:

Доступна настройка публикации оценок (автоматически или вручную)

Инструменты удобные и продуманные, но вот сделать тестирование на время не получится. Из-за этого Google Forms не совсем подходит для создания онлайн-тестов. Но решить эту проблему можно, установив расширение — например, Form Timer.

Ответы. Управление сбором и защитой ответов:

Вы можете выполнять разные действия с ответами

Презентация. Здесь происходит управление представлением формы и ответов на ее вопросы:

Настраиваем представление, указываем текст после прохождения, задаем иные параметры

В разделе «Значения по умолчанию» вы найдете следующие параметры:

Презентация. Здесь происходит управление представлением формы и ответов на ее вопросы:

Настройки по умолчанию (сбор email) действительны для текущей и всех новых опросов

Настройки вопросов по умолчанию (маркирование всех вопросов в качестве обязательных) действительны для всех новых вопросов.

Читайте также:

Переход на Google Analytics 4 - установка, настройка, цели

Другие параметры

Эти настройки вы можете найти в правом верхнем углу экрана рядом с вашей аватаркой Google-аккаунта:

Презентация. Здесь происходит управление представлением формы и ответов на ее вопросы:

Другие параметры Google Forms

Рассмотрим их.

Создать копию. Вы можете копию ранее сформированной формы. Можно копировать и настройки доступа.

Удалить. Файл перемещается в корзину на 30 дней, затем удаляется безвозвратно.

Создать образец заполнения. Вы можете показать другим пользователям, как нужно заполнять форму. Для этого вам понадобится однократно заполнить ее самостоятельно.

Печать. Запускаете стандартное задание печати Windows и отправляйте на бумагу созданную форму.

Настройки доступа. Здесь все то же самое, что и в Google Docs. Генерируйте ссылку на форму, затем делитесь с ней другими пользователями.

Редактор скриптов. Этот модуль сугубо для разработчиков, которые хотят добавить какую-либо функцию в Google Forms.

Дополнения. Здесь находятся сотни расширений, которые можно использовать прямо в Google Forms. Уведомления, иконки, слайдеры, графика, интерактивные элементы, карты слов, аналитика, календари, таймеры — чего здесь только нет:

Если вам не хватает какой-то функции в «Формах», то просто установите подходящее дополнение

Резюме + бонус: 5 самых полезных расширений

Google Forms — это простой и надежный «швейцарский нож». Безусловно, есть более продвинутые, мощные инструменты для работы с опросами и квизами.

Но Google Forms хорош тем, что здесь есть только самое необходимое, а интерфейс — максимально интуитивный, не перегруженный. Опрос сможет создать любой пользователь, даже тот, который не занимался решением такой задачи ранее.

Чтобы «Формы» стали еще удобнее и функциональнее, предлагаем 5 самых полезных расширений:

  1. formLimiter. Отключает форму после максимального количества ответов в определенный день или время либо когда ячейка достигает заданного вами значения.
  2. Quilgo - Timer & Proctoring. Превратите форму в эффективную онлайн-викторину: включите отслеживание времени, камеры и экрана, чтобы контролировать поведение учащихся и предотвратить жульничество на тестах.
  3. Form Duplicates. Надстройка позволяет автоматически находить и удалять повторяющиеся ответы, находя их внутри форм.
  4. Hypatia Create. Быстрый и простой способ добавить в ваши формы математические уравнения.
  5. Advanced Summary by Awesome Table. Удобная и наглядная аналитика. Предварительная сводка генерирует диаграммы и фильтры на основе ответов пользователей.

Комплексная веб-аналитика

  • Позволяет видеть каждый источник трафика, его качество — процент конверсии по каждой кампании, группе объявлений, объявлению, ключевому слову.
  • Даст понимание насколько качественный трафик дает каждый канал, стоит ли в него вкладываться или стоит ограничить.

Сбор информации с помощью Microsoft Forms

Учебные ресурсы для малого бизнеса

Создание бизнес-документов

  • Предложите свою бизнес-идею
  • Создать бизнес-план
  • Бренд вашего бизнеса

Удаленная работа

  • Расширьте возможности своего бизнеса с помощью удаленной работы

Встречи с бронированием

  • Встречи с бронированием
  • Настроить заказы
  • Подключиться к встрече

Сотрудничайте с командами

  • Сотрудничайте с командами

Общайтесь с клиентами

  • Советы по общению
  • Объединяйте команды
  • Собирать информацию
  • Делитесь заметками

Планировать проекты

  • Планировать проекты

Сметы и счета

  • Создание смет, счетов
  • Управляйте финансами бизнеса
  • Расписание встреч

Отслеживайте потенциальных клиентов, продажи, данные

  • Продвигайте свой бизнес
  • Управляйте лидами и продажами
  • Отслеживайте, анализируйте бизнес-данные

Работа с сотрудниками

  • График смены персонала
  • Управление запросами на поездки
  • Отслеживать пробег

Довольны ли ваши клиенты? Кто остановился у вашего выставочного стенда? Где устроить пикник для сотрудников? Лучший способ узнать это спросить! Вы можете создавать быстрые опросы и опросы с помощью Microsoft Forms, и любой может заполнить их, чтобы получить нужные вам данные.

Как это сделать

  1. Войдите в Microsoft Forms, используя свои рабочие учетные данные Microsoft 365.

  2. В разделе Мои формы выберите Новая форма .

  3. Введите имя для вашей формы. Вы также можете ввести дополнительный подзаголовок для него.

  4. Выберите Добавить вопрос , чтобы добавить новый вопрос в форму. Вы можете добавить Выбор , Текст , Рейтинг или Дата вопросы.

  5. Выберите Предварительный просмотр в верхней части окна дизайна, чтобы увидеть, как ваша форма будет выглядеть на компьютере или мобильном устройстве.

Нужна помощь?

Узнайте, как:

  • Создание формы в Microsoft Forms

  • Настройте параметры формы или теста в Microsoft Forms

  • Поделитесь формой для совместной работы

  • Отправьте форму и соберите ответы

  • Проверьте результаты своей формы

Загрузите инфографику, чтобы узнать, как проводить опросы клиентов с помощью Microsoft Forms.

Скачать в формате PDF или PowerPoint

Связанные ресурсы

Купить Microsoft 365

Получить Microsoft 365

Получить помощь в настройке

Обучение и личная помощь

Как создать форму ввода данных в Excel (пошаговое руководство)

Посмотрите видео об использовании форм ввода данных в Excel

предпочитают читать, а не смотреть видео.

Excel имеет множество полезных функций для ввода данных.

Одной из таких функций является форма ввода данных .

В этом уроке я покажу вам, что такое формы ввода данных и как их создавать и использовать в Excel.

Это руководство охватывает:

Зачем вам нужно знать о формах ввода данных?

Может быть, нет!

Но если ввод данных является частью вашей повседневной работы, я рекомендую вам проверить эту функцию и посмотреть, как она может помочь вам сэкономить время (и сделать вашу работу более эффективной).

Есть две распространенные проблемы, с которыми я сталкивался (и видел, как люди сталкиваются) при вводе данных в Excel:

  1. Это занимает много времени . Вам нужно ввести данные в одну ячейку, затем перейти к следующей ячейке и ввести данные для нее. Иногда вам нужно прокрутить вверх и посмотреть, какой это столбец и какие данные нужно ввести. Или прокрутите вправо, а затем вернитесь к началу, если столбцов много.
  2. Это подвержено ошибкам . Если у вас есть огромный набор данных, который требует 40 записей, есть вероятность, что вы в конечном итоге введете что-то, что не предназначено для этой ячейки.

Форма для ввода данных может помочь ускорить процесс и уменьшить количество ошибок.

Прежде чем я покажу вам, как создать форму ввода данных в Excel, позвольте мне быстро показать вам, что она делает.

Ниже приведен набор данных, который обычно поддерживается группой по найму в организации.

Каждый раз, когда пользователю нужно добавить новую запись, он/она должен будет выбрать ячейку в следующей пустой строке, а затем перейти к ячейке за ячейкой, чтобы сделать запись для каждого столбца.

Хотя это отличный способ сделать это, более эффективным способом было бы использование формы ввода данных в Excel.

Ниже приведена форма ввода данных, которую вы можете использовать для внесения записей в этот набор данных.

Выделенные поля — это места, где вы должны ввести данные. После этого нажмите клавишу Enter, чтобы сделать данные частью таблицы и перейти к следующей записи.

Ниже показана демонстрация того, как это работает:

Как видите, это проще, чем обычный ввод данных, так как все в одном диалоговом окне.

Форма ввода данных в Excel

Использование формы ввода данных в Excel требует небольшой предварительной подготовки.

Обратите внимание, что в Excel нет возможности использовать форму ввода данных (ни на одной из вкладок на ленте).

Чтобы использовать его, вам нужно сначала добавить его на панель быстрого доступа (или на ленту).

Добавление параметра формы ввода данных на панель быстрого доступа

Ниже приведены шаги по добавлению параметра формы ввода данных на панель быстрого доступа:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши любой из существующих значков на панели быстрого доступа.
  2. Нажмите «Настроить панель быстрого доступа».
  3. В открывшемся диалоговом окне «Параметры Excel» выберите в раскрывающемся списке параметр «Все команды».
  4.  Прокрутите список команд и выберите «Форма».
  5. Нажмите кнопку «Добавить».
  6. Нажмите OK.

Вышеуказанные действия добавят значок формы на панель быстрого доступа (как показано ниже).

Получив это в QAT, вы можете щелкнуть любую ячейку в своем наборе данных (в которую вы хотите внести запись) и щелкнуть значок формы.

Примечание. Чтобы форма ввода данных работала, ваши данные должны быть в таблице Excel. Если это еще не так, вам придется преобразовать ее в таблицу Excel (сочетание клавиш — Control + T).

Части формы ввода данных

Форма ввода данных в Excel имеет много разных кнопок (как вы можете видеть ниже).

Вот краткое описание каждой кнопки:

 

  • Новый : это очистит все существующие данные в форме и позволит вам создать новую запись.
  • Удалить : Это позволит вам удалить существующую запись. Например, если я нажму клавишу «Удалить» в приведенном выше примере, это удалит запись для Майка Бейнса.
  • Восстановить : Если вы редактируете существующую запись, вы можете восстановить предыдущие данные в форме (если вы не нажали «Создать» или не нажали «Ввод»).
  • Найти предыдущую : Найдет предыдущую запись.
  • Найти следующий : Это позволит найти следующую запись.
  • Критерии : Позволяет найти определенные записи. Например, если я ищу все записи, в которых кандидат был принят на работу, мне нужно нажать кнопку «Критерии», ввести «Принят на работу» в поле «Статус», а затем использовать кнопки поиска. Пример этого рассматривается позже в этом руководстве.
  • Закрыть : Это закроет форму.
  • Полоса прокрутки : Вы можете использовать полосу прокрутки для просмотра записей.

Теперь давайте рассмотрим все, что вы можете сделать с формой ввода данных в Excel.

Обратите внимание, что вам необходимо преобразовать данные в таблицу Excel и выбрать любую ячейку в таблице, чтобы иметь возможность открыть диалоговое окно формы ввода данных.

Если вы не выбрали ячейку в таблице Excel, появится приглашение, как показано ниже:

Создание новой записи

Ниже приведены шаги для создания новой записи с помощью формы ввода данных в Excel:

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Введите данные в поля формы.
  4. Нажмите клавишу Enter (или нажмите кнопку «Создать»), чтобы ввести запись в таблицу и получить пустую форму для следующей записи.

Навигация по существующим записям

Одним из преимуществ использования формы ввода данных является то, что вы можете легко перемещаться по записям и редактировать их, не выходя из диалогового окна.

Это может быть особенно полезно, если у вас есть набор данных с большим количеством столбцов. Это может сэкономить вам много прокрутки и процесса перехода туда и обратно.

Ниже приведены шаги для навигации и редактирования записей с помощью формы ввода данных:

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Чтобы перейти к следующей записи, нажмите кнопку «Найти далее», а чтобы перейти к предыдущей записи, нажмите кнопку «Найти предыдущую».
  4. Чтобы отредактировать запись, просто внесите изменения и нажмите Enter. Если вы хотите вернуться к исходной записи (если вы не нажали клавишу ввода), нажмите кнопку «Восстановить».

Вы также можете использовать полосу прокрутки для последовательной навигации по записям.

На приведенном выше снимке показана базовая навигация, когда вы просматриваете все записи одну за другой.

Но вы также можете быстро перемещаться по всем записям на основе критериев.

Например, если вы хотите просмотреть все записи со статусом «Выполняется», вы можете сделать это, выполнив следующие шаги:

  • Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  • Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  • В диалоговом окне «Форма ввода данных» нажмите кнопку «Критерии».
  • В поле «Статус» введите «Выполняется». Обратите внимание, что это значение не чувствительно к регистру. Таким образом, даже если вы войдете в IN-PROGRESS, это все равно будет работать.
  • Используйте кнопки Find Prev/Find Next для навигации по записям со статусом In-Progress.

Критерии — очень полезная функция, когда у вас есть огромный набор данных, и вы хотите быстро просмотреть те записи, которые соответствуют заданному набору критериев.

Обратите внимание, что для навигации по данным можно использовать несколько полей критериев.

Например, если вы хотите просмотреть все записи «В процессе» после 07-08-2018, вы можете использовать «>07-08-2018» в критериях для поля «Дата» и «В процессе». ' как значение в поле статуса. Теперь при навигации с помощью кнопок «Найти предыдущее» и «Найти следующее» будут отображаться только записи после 08.07.2018 со статусом «В процессе».

Вы также можете использовать подстановочные знаки в критериях.

Например, если вы были непоследовательны при вводе данных и использовали варианты слова (например, В процессе, в процессе, в процессе и в процессе), то вам необходимо использовать подстановочные знаки для получения этих записей.

Ниже приведены шаги для этого:

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Нажмите кнопку Критерии.
  4. В поле «Статус» введите  *прогресс
  5. Используйте кнопки «Найти предыдущее/Найти следующее» для навигации по записям со статусом «Выполняется».

Это работает как звездочка (*) — это подстановочный знак, который может представлять любое количество символов в Excel. Поэтому, если статус содержит «прогресс», он будет выбран с помощью кнопок «Найти предыдущее/Найти следующее», независимо от того, что было до него).

Удаление записи

Вы можете удалить записи из самой формы ввода данных.

Это может быть полезно, если вы хотите найти определенный тип записей и удалить их.

Ниже приведены шаги для удаления записи с помощью формы ввода данных:

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Перейдите к записи, которую вы хотите удалить
  4. Нажмите кнопку Удалить.

Хотя вам может показаться, что все это выглядит как много работы только для ввода и навигации по записям, это экономит много времени, если вы работаете с большим количеством данных и вам приходится вводить данные довольно часто.

Ограничение ввода данных на основе правил

Вы можете использовать проверку данных в ячейках, чтобы убедиться, что введенные данные соответствуют нескольким правилам.

Например, если вы хотите убедиться, что столбец даты принимает только дату во время ввода данных, вы можете создать правило проверки данных, разрешающее только даты.

Если пользователь вводит данные, не являющиеся датой, это не будет разрешено, и пользователю будет показано сообщение об ошибке.

Вот как создать эти правила при вводе данных:

  1. Выберите ячейки (или даже весь столбец), для которых вы хотите создать правило проверки данных. В этом примере я выбрал столбец A.
  2. Перейдите на вкладку Данные.
  3. Нажмите кнопку «Проверка данных».
  4. В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» выберите «Дата» в раскрывающемся списке «Разрешить».
  5. Укажите дату начала и окончания. Записи в пределах этого диапазона дат будут действительными, а остальные будут отклонены.
  6. Нажмите OK.

Теперь, если вы используете форму ввода данных для ввода данных в столбце Дата, и если это не дата, то это не будет разрешено.

Learn more

Только новые статьи

Введите свой e-mail

Видео-курс

Blender для новичков

Ваше имя:Ваш E-Mail:

Содержание, карта.