Как сделать гугл календарь общедоступным
Как пользоваться Гугл Календарем: создать, настроить, синхронизировать
Инструкции
Советы и лайфхаки для работы и отдыха
Начать работу с Google Calendar Изменять режим отображения Создавать календари под разные задачи Подписываться на интересные календари Добавлять карточки с заданиями Создавать мероприятия и приглашать гостей Просматривать чужие расписания и предлагать время встречи Настроить опцию «Повестка дня» Просматривать расписание дня Менять владельца мероприятия Включать совместное использование Настраивать синхронизацию с сервисами Распечатывать календари Настраивать повторяющиеся напоминания Применять быстрые клавиши Коротко о главном: работа с Google Календарём
Читайте наc в Telegram
Разбираемся, что происходит в мире рассылок и digital-маркетинга. Публикуем анонсы статей, обзоры, подборки, мнения экспертов.
Смотреть канал
Станьте email-рокером 🤘
Пройдите бесплатный курс и запустите свою первую рассылку
Подробнее
Google Calendar — сервис для планирования дел, событий и встреч. Сюда можно вносить грядущие мероприятия и настроить напоминания о них. Сервис поддерживает совместную работу — это удобно для команд.
Разбираемся, как работать с Google Календарём, чтобы использовать функционал сервиса по максимуму.
Начать работу с Google Calendar
Google Календарь работает в большинстве браузеров — Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari. Для работы с сервисом в браузере должны быть включены JavaScript и файлы cookie. Чтобы начать пользоваться на компьютере:
- Откройте Google Календарь.
- Войдите в свой аккаунт Google (или создайте новый аккаунт, если вы ещё не зарегистрировались).
- После авторизации откроется ваш календарь Google.
- Для изменения настроек перейдите в раздел «Настройки», кликнув на соответствующий значок.
Также перейти в Календарь можно из Gmail, Google Диск, Google Документы. На боковой панели сервисов Google есть значок, клик по которому откроет Календарь.
Для использования Google Календаря на мобильном устройстве скачайте приложение в Google Play или App Store, установите его и после открытия войдите в свой гугл-аккаунт.
Изменять режим отображения
Сразу после входа в сервис открывается календарь на неделю. Режим отображения можно изменить, например, на месяц или год — как вам удобнее. Можно открыть один день или расписание.
Меню настройки режима находится в верхнем правом углу.
Создавать календари под разные задачи
По умолчанию у вас есть только один календарь. Он обозначен вашим именем на левой боковой панели. Если будете использовать Google Calendar для разных целей — например, для личных дел и работы — то все задачи станут отображаться в одной вкладке.
Это не очень удобно. В таких случаях вы можете создать новый календарь.
В левой части страницы найдите раздел «Другие календари» и кликните на знак плюса. В появившемся меню выберите «Создать календарь».
Откроется форма, где можно указать название и описание нового календаря, часовой пояс и владельца.
Таким способом можно создать столько календарей, сколько требуется. Меняйте цвета, чтобы календари было удобно отслеживать. Для этого кликните на троеточие возле нужного календаря и выберите цвет в открывшемся меню.
По умолчанию сервис отображает на главной странице общий календарь, в который входят все остальные. Чтобы отключить видимость неактуальных календарей, просто снимите галочку в перечне.
Подписываться на интересные календари
С помощью Google Календаря можно отслеживать праздники в разных странах, фазы луны и спортивные события. Для этого кликните на «Добавить календарь», а затем на «Интересные календари».
Выберите интересную вам тему и поставьте галочку — календарь добавится в ваш список.
Добавлять карточки с заданиями
Вы можете создавать карточки с описанием запланированного события и прикреплять их к нужному дню. Для этого есть три способа.
Способ 1. Кликните на кнопку «Создать» на левой панели и выберите пункт «Задача».
В открывшемся окошке можно задать параметры карточки: выбрать мероприятие, задачу или напоминание, указать дату и время, добавить описание.
Способ 2. Кликните на нужную дату в календаре — откроется день с почасовым расписанием. Выберите время, в открывшемся окошке укажите характеристики задачи и сохраните карточку.
Способ 3. На правой боковой панели найдите значок задач и кликните по нему.
На открывшейся панели вы можете добавить задачу с описанием и подзадачами.
Первые два способа синхронизируются с календарями на мобильных устройствах. Список задач отображается только в веб-версии сервиса.
Все созданные карточки отображаются в календаре. Поэтому можно легко отслеживать свободные дни.
По мере необходимости карточки можно редактировать или удалять выполненные задачи. Также карточки можно переносить на другие дни обычным перетаскиванием.
Создавать мероприятия и приглашать гостей
По принципу создания задач планируются и мероприятия. В этом случае доступно больше настроек:
- добавление названия, даты и времени;
- добавление гостей через адрес электронной почты участника;
- настройки параметров доступа — можно выбрать, смогут ли гости изменять мероприятие, приглашать других гостей, видеть список всех участников;
- отправка приглашения на мероприятие по email;
- выбор нужного календаря и изменение цвета карточки.
На мероприятие можно пригласить даже тех, у кого нет Google Календаря. Достаточно указать их email-адреса в другом почтовом сервисе. В полученном приглашении гости могут сразу дать ответ о своём присутствии: да, нет или может быть.
Статусы ответов приходят на почту организатору и отображаются в карточке мероприятия.
Как сделать мероприятие ещё удобнее:
- укажите конкретное место встречи с адресом — участники смогут найти его при помощи Google Карт;
- добавьте видеоконференцию Google Meet — это бесплатный сервис видеозвонков, хорошая альтернатива Zoom;
- добавьте описание или прикрепите необходимые файлы, чтобы все гости смогли подготовиться ко встрече.
На одно мероприятие можно пригласить максимум 200 человек. Если нужно больше участников, используйте Google Группы, позволяющие приглашать до 100 000 человек.
Кликнув на название календаря, вы можете указать параметры доступа — общедоступное (описание видно всем пользователям) или личное (видите только вы) . Также можно настроить напоминание о встрече.
Если кликнуть в карточке на «Другие параметры», откроются дополнительные настройки. Обратите внимание на пункт «Найдите время».
Если у добавленных участников есть общедоступные расписания, при выборе этой опции откроются календари гостей. Можно выбрать время, которое будет удобно для всех.
Просматривать чужие расписания и предлагать время встречи
Если работаете в команде и вам доступны расписания коллег, вы можете просматривать график конкретного человека и предлагать удобное время встречи.
На левой панели найдите строку «Поиск людей». Укажите email нужного человека — откроется его расписание. Важно, чтобы владелец расписания сделал его доступным для вас.
Настроить опцию «Повестка дня»
При включении этой опции вы сможете ежедневно получать список задач на день. Вот как это сделать:
- перейдите в общие настройки;
- в левой части страницы найдите раздел «Настройки моих календарей» и выберите нужный календарь;
- зайдите в подраздел «Другие уведомления»;
- в пункте «Повестка дня» измените «Нет» на «Эл.
почта».
Теперь уведомления о задачах будут приходить вам в письме.
Просматривать расписание дня
Если в режиме отображения календаря выбрать «Расписание», вы увидите все запланированные события в виде списка. Клик по отдельной задаче откроет карточку с её описанием.
Менять владельца мероприятия
По умолчанию вы становитесь владельцем всех карточек в календаре, которые создали. Но когда речь идёт о мероприятии, вы можете сменить владельца — или организатора — и предоставить ему полный контроль. Для этого откройте карточку и кликните на троеточие в правом верхнем углу. Выберите пункт «Сменить владельца» и укажите email нового организатора. Новый владелец получит уведомление о том, что ему передали права на мероприятие. Текст сообщения можно предварительно отредактировать.
Включать совместное использование
При командной работе удобно использовать совместный календарь, в котором отмечены все задачи по проекту. Вы можете открыть доступ к расписанию только для просмотра или позволить вносить правки.
Чтобы открыть доступ для других пользователей, перейдите в общие настройки и выберите нужный календарь. После перехода к частным настройкам выберите «Доступ для отдельных пользователей». В пункте «Добавить пользователей» укажите email участников.
Для каждого отдельного пользователя можно настроить уровень доступа.
Также вы можете настроить доступ по ссылке к мероприятию или сделать календарь общедоступным в разделе «Разрешения на доступ к мероприятиям».
Выбранные настройки сохраняются автоматически и действуют до тех пор, пока вы их не отмените.
Настраивать синхронизацию с сервисами
Google Календарь можно синхронизировать с другими сервисами. В первую очередь это касается приложений Google. Например, заметки Google Keep встроены в сервис — оранжевый значок на правой панели.
Дополнительные сервисы можно добавить через функцию «Установить дополнения» — знак плюса на правой панели. Клик по значку откроет Google Workspace Marketplace. Здесь можно выбрать нужный сервис среди 100 различных приложений.
Например, найти CRM, Zoom, облачные хранилища и другие полезные сервисы.
Также синхронизировать Календарь можно с теми сервисами, которых нет в Workspace Marketplace. К примеру, можно настроить интеграцию с Trello.
Распечатывать календари
Любой созданный календарь можно распечатать. Это удобно, когда вы офлайн — наглядное расписание будет рядом, на рабочем месте.
Перейдите в настройки и выберите пункт «Распечатать».
Можно отправить в печать отдельную карточку с мероприятием. Вызовите меню через троеточие в карточке и кликните на «Распечатать».
Настраивать повторяющиеся напоминания
С помощью Calendar можно «запоминать» определённые даты — дни рождения, памятные события. Настроив регулярные напоминания, вы не забудете о важном дне.
Откройте календарь на год. Начните создавать карточку с задачей, выбрав нужный день и время. В графе с выбором даты по умолчанию стоит отметка «Не повторять». Вы можете настроить свой режим напоминаний: просто кликните на надпись и выберите желаемый вариант.
Например, можно настроить ежегодное напоминание в конкретный день.
Таким же способом можно настраивать ежедневные, еженедельные или ежемесячные напоминания про любые важные задачи.
Применять быстрые клавиши
С помощью быстрых клавиш можно упростить работу с Google Календарём. Например, клавиша «T» перенаправит к текущему дню, а клик на «S» откроет настройки.
Для включения быстрых клавиш откройте настройки сервиса и поставьте галочку в соответствующем разделе.
Полный список быстрых клавиш можно просмотреть, кликнув на «?» после включения функции. Также подробное описание доступно в Справке.
Коротко о главном: работа с Google Календарём
Google Календарь — удобный, надёжный и бесплатный планировщик. Сервис упрощает планирование задач, как личных, так и рабочих. Вы можете создавать:
- списки бытовых или рабочих задач;
- расписание рабочего дня;
- график деловых встреч;
- список задач для сотрудников;
- совместные расписания для команды;
- напоминания о мероприятиях;
- напоминания о значимых датах.
Любое важное событие или задачу можно внести в календарь, добавить для него описание и настроить напоминание. Интеграция со сторонними сервисами расширяет список возможностей и упрощает планирование.
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
Статьи почтой
Раз в неделю присылаем подборку свежих статей и новостей из блога. Пытаемся шутить, но получается не всегда
Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальностиНаш юрист будет ругаться, если вы не примете :(
Как запустить email-маркетинг с нуля?
В бесплатном курсе «Rock-email» мы за 15 писем расскажем, как настроить email-маркетинг в компании.
В конце каждого письма даем отбитые татуировки об email ⚡️
*Вместе с курсом вы будете получать рассылку блога Unisender
Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальностиНаш юрист будет ругаться, если вы не примете :(
Как пользоваться Гугл Календарем: создать, настроить, синхронизировать
Инструкции
Советы и лайфхаки для работы и отдыха
Начать работу с Google Calendar Изменять режим отображения Создавать календари под разные задачи Подписываться на интересные календари Добавлять карточки с заданиями Создавать мероприятия и приглашать гостей Просматривать чужие расписания и предлагать время встречи Настроить опцию «Повестка дня» Просматривать расписание дня Менять владельца мероприятия Включать совместное использование Настраивать синхронизацию с сервисами Распечатывать календари Настраивать повторяющиеся напоминания Применять быстрые клавиши Коротко о главном: работа с Google Календарём
Читайте наc в Telegram
Разбираемся, что происходит в мире рассылок и digital-маркетинга.
Публикуем анонсы статей, обзоры, подборки, мнения экспертов.
Смотреть канал
Станьте email-рокером 🤘
Пройдите бесплатный курс и запустите свою первую рассылку
Подробнее
Google Calendar — сервис для планирования дел, событий и встреч. Сюда можно вносить грядущие мероприятия и настроить напоминания о них. Сервис поддерживает совместную работу — это удобно для команд.
Разбираемся, как работать с Google Календарём, чтобы использовать функционал сервиса по максимуму.
Начать работу с Google Calendar
Google Календарь работает в большинстве браузеров — Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari. Для работы с сервисом в браузере должны быть включены JavaScript и файлы cookie. Чтобы начать пользоваться на компьютере:
- Откройте Google Календарь.
- Войдите в свой аккаунт Google (или создайте новый аккаунт, если вы ещё не зарегистрировались).
- После авторизации откроется ваш календарь Google.
- Для изменения настроек перейдите в раздел «Настройки», кликнув на соответствующий значок.
Также перейти в Календарь можно из Gmail, Google Диск, Google Документы. На боковой панели сервисов Google есть значок, клик по которому откроет Календарь.
Для использования Google Календаря на мобильном устройстве скачайте приложение в Google Play или App Store, установите его и после открытия войдите в свой гугл-аккаунт.
Изменять режим отображения
Сразу после входа в сервис открывается календарь на неделю. Режим отображения можно изменить, например, на месяц или год — как вам удобнее. Можно открыть один день или расписание.
Меню настройки режима находится в верхнем правом углу.
Создавать календари под разные задачи
По умолчанию у вас есть только один календарь. Он обозначен вашим именем на левой боковой панели. Если будете использовать Google Calendar для разных целей — например, для личных дел и работы — то все задачи станут отображаться в одной вкладке.
Это не очень удобно. В таких случаях вы можете создать новый календарь.
В левой части страницы найдите раздел «Другие календари» и кликните на знак плюса. В появившемся меню выберите «Создать календарь».
Откроется форма, где можно указать название и описание нового календаря, часовой пояс и владельца.
Таким способом можно создать столько календарей, сколько требуется. Меняйте цвета, чтобы календари было удобно отслеживать. Для этого кликните на троеточие возле нужного календаря и выберите цвет в открывшемся меню.
По умолчанию сервис отображает на главной странице общий календарь, в который входят все остальные. Чтобы отключить видимость неактуальных календарей, просто снимите галочку в перечне.
Подписываться на интересные календари
С помощью Google Календаря можно отслеживать праздники в разных странах, фазы луны и спортивные события. Для этого кликните на «Добавить календарь», а затем на «Интересные календари».
Выберите интересную вам тему и поставьте галочку — календарь добавится в ваш список.
Добавлять карточки с заданиями
Вы можете создавать карточки с описанием запланированного события и прикреплять их к нужному дню. Для этого есть три способа.
Способ 1. Кликните на кнопку «Создать» на левой панели и выберите пункт «Задача».
В открывшемся окошке можно задать параметры карточки: выбрать мероприятие, задачу или напоминание, указать дату и время, добавить описание.
Способ 2. Кликните на нужную дату в календаре — откроется день с почасовым расписанием. Выберите время, в открывшемся окошке укажите характеристики задачи и сохраните карточку.
Способ 3. На правой боковой панели найдите значок задач и кликните по нему.
На открывшейся панели вы можете добавить задачу с описанием и подзадачами.
Первые два способа синхронизируются с календарями на мобильных устройствах. Список задач отображается только в веб-версии сервиса.
Все созданные карточки отображаются в календаре. Поэтому можно легко отслеживать свободные дни.
По мере необходимости карточки можно редактировать или удалять выполненные задачи. Также карточки можно переносить на другие дни обычным перетаскиванием.
Создавать мероприятия и приглашать гостей
По принципу создания задач планируются и мероприятия. В этом случае доступно больше настроек:
- добавление названия, даты и времени;
- добавление гостей через адрес электронной почты участника;
- настройки параметров доступа — можно выбрать, смогут ли гости изменять мероприятие, приглашать других гостей, видеть список всех участников;
- отправка приглашения на мероприятие по email;
- выбор нужного календаря и изменение цвета карточки.
На мероприятие можно пригласить даже тех, у кого нет Google Календаря. Достаточно указать их email-адреса в другом почтовом сервисе. В полученном приглашении гости могут сразу дать ответ о своём присутствии: да, нет или может быть.
Статусы ответов приходят на почту организатору и отображаются в карточке мероприятия.
Как сделать мероприятие ещё удобнее:
- укажите конкретное место встречи с адресом — участники смогут найти его при помощи Google Карт;
- добавьте видеоконференцию Google Meet — это бесплатный сервис видеозвонков, хорошая альтернатива Zoom;
- добавьте описание или прикрепите необходимые файлы, чтобы все гости смогли подготовиться ко встрече.
На одно мероприятие можно пригласить максимум 200 человек. Если нужно больше участников, используйте Google Группы, позволяющие приглашать до 100 000 человек.
Кликнув на название календаря, вы можете указать параметры доступа — общедоступное (описание видно всем пользователям) или личное (видите только вы) . Также можно настроить напоминание о встрече.
Если кликнуть в карточке на «Другие параметры», откроются дополнительные настройки. Обратите внимание на пункт «Найдите время».
Если у добавленных участников есть общедоступные расписания, при выборе этой опции откроются календари гостей. Можно выбрать время, которое будет удобно для всех.
Просматривать чужие расписания и предлагать время встречи
Если работаете в команде и вам доступны расписания коллег, вы можете просматривать график конкретного человека и предлагать удобное время встречи.
На левой панели найдите строку «Поиск людей». Укажите email нужного человека — откроется его расписание. Важно, чтобы владелец расписания сделал его доступным для вас.
Настроить опцию «Повестка дня»
При включении этой опции вы сможете ежедневно получать список задач на день. Вот как это сделать:
- перейдите в общие настройки;
- в левой части страницы найдите раздел «Настройки моих календарей» и выберите нужный календарь;
- зайдите в подраздел «Другие уведомления»;
- в пункте «Повестка дня» измените «Нет» на «Эл.
почта».
Теперь уведомления о задачах будут приходить вам в письме.
Просматривать расписание дня
Если в режиме отображения календаря выбрать «Расписание», вы увидите все запланированные события в виде списка. Клик по отдельной задаче откроет карточку с её описанием.
Менять владельца мероприятия
По умолчанию вы становитесь владельцем всех карточек в календаре, которые создали. Но когда речь идёт о мероприятии, вы можете сменить владельца — или организатора — и предоставить ему полный контроль. Для этого откройте карточку и кликните на троеточие в правом верхнем углу. Выберите пункт «Сменить владельца» и укажите email нового организатора. Новый владелец получит уведомление о том, что ему передали права на мероприятие. Текст сообщения можно предварительно отредактировать.
Включать совместное использование
При командной работе удобно использовать совместный календарь, в котором отмечены все задачи по проекту. Вы можете открыть доступ к расписанию только для просмотра или позволить вносить правки.
Чтобы открыть доступ для других пользователей, перейдите в общие настройки и выберите нужный календарь. После перехода к частным настройкам выберите «Доступ для отдельных пользователей». В пункте «Добавить пользователей» укажите email участников.
Для каждого отдельного пользователя можно настроить уровень доступа.
Также вы можете настроить доступ по ссылке к мероприятию или сделать календарь общедоступным в разделе «Разрешения на доступ к мероприятиям».
Выбранные настройки сохраняются автоматически и действуют до тех пор, пока вы их не отмените.
Настраивать синхронизацию с сервисами
Google Календарь можно синхронизировать с другими сервисами. В первую очередь это касается приложений Google. Например, заметки Google Keep встроены в сервис — оранжевый значок на правой панели.
Дополнительные сервисы можно добавить через функцию «Установить дополнения» — знак плюса на правой панели. Клик по значку откроет Google Workspace Marketplace. Здесь можно выбрать нужный сервис среди 100 различных приложений.
Например, найти CRM, Zoom, облачные хранилища и другие полезные сервисы.
Также синхронизировать Календарь можно с теми сервисами, которых нет в Workspace Marketplace. К примеру, можно настроить интеграцию с Trello.
Распечатывать календари
Любой созданный календарь можно распечатать. Это удобно, когда вы офлайн — наглядное расписание будет рядом, на рабочем месте.
Перейдите в настройки и выберите пункт «Распечатать».
Можно отправить в печать отдельную карточку с мероприятием. Вызовите меню через троеточие в карточке и кликните на «Распечатать».
Настраивать повторяющиеся напоминания
С помощью Calendar можно «запоминать» определённые даты — дни рождения, памятные события. Настроив регулярные напоминания, вы не забудете о важном дне.
Откройте календарь на год. Начните создавать карточку с задачей, выбрав нужный день и время. В графе с выбором даты по умолчанию стоит отметка «Не повторять». Вы можете настроить свой режим напоминаний: просто кликните на надпись и выберите желаемый вариант.
Например, можно настроить ежегодное напоминание в конкретный день.
Таким же способом можно настраивать ежедневные, еженедельные или ежемесячные напоминания про любые важные задачи.
Применять быстрые клавиши
С помощью быстрых клавиш можно упростить работу с Google Календарём. Например, клавиша «T» перенаправит к текущему дню, а клик на «S» откроет настройки.
Для включения быстрых клавиш откройте настройки сервиса и поставьте галочку в соответствующем разделе.
Полный список быстрых клавиш можно просмотреть, кликнув на «?» после включения функции. Также подробное описание доступно в Справке.
Коротко о главном: работа с Google Календарём
Google Календарь — удобный, надёжный и бесплатный планировщик. Сервис упрощает планирование задач, как личных, так и рабочих. Вы можете создавать:
- списки бытовых или рабочих задач;
- расписание рабочего дня;
- график деловых встреч;
- список задач для сотрудников;
- совместные расписания для команды;
- напоминания о мероприятиях;
- напоминания о значимых датах.
Любое важное событие или задачу можно внести в календарь, добавить для него описание и настроить напоминание. Интеграция со сторонними сервисами расширяет список возможностей и упрощает планирование.
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
Статьи почтой
Раз в неделю присылаем подборку свежих статей и новостей из блога. Пытаемся шутить, но получается не всегда
Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальностиНаш юрист будет ругаться, если вы не примете :(
Как запустить email-маркетинг с нуля?
В бесплатном курсе «Rock-email» мы за 15 писем расскажем, как настроить email-маркетинг в компании.
В конце каждого письма даем отбитые татуировки об email ⚡️
*Вместе с курсом вы будете получать рассылку блога Unisender
Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальностиНаш юрист будет ругаться, если вы не примете :(
Как опубликовать свой календарь как веб-сайт?
Gmail и Календарь Содержание > Календарь Содержание > Новинка в Календаре Google >
|
Чтобы опубликовать свой календарь как веб-страницу, выполните те же инструкции, что и для того, чтобы сделать календарь доступным для людей, которые не используйте Календарь Google. Сначала вы должны выбрать уровень общего доступа для своего календаря, чтобы сделать его общедоступным, затем вы можете поделиться адресом HTML, XML или iCal, чтобы люди могли просматривать вашу веб-страницу в браузере или подписываться с помощью программного приложения календаря. Чтобы сделать свой календарь общедоступным, выполните следующие действия:
После того, как вы предоставили общий доступ к календарю Google, вам нужно сообщить людям, как получить доступ к календарю. Вы можете поделиться URL-адресом календаря, который будет отображать ваш календарь так же, как веб-страницу. Затем любой может подписаться на этот URL-адрес или добавить его в закладки, чтобы сохранить календарь для последующего просмотра. «Адрес календаря» — это общедоступный адрес вашего календаря.
Чтобы найти адрес своего календаря в HTML, выполните следующие действия:
Обратите внимание: вы можете изменить объем информации, доступной в адресе вашего календаря, нажав ссылку «Изменить настройки общего доступа» в разделе «Адрес календаря». Если вы не хотите, чтобы ваш календарь был общедоступным для других, но вы все же хотите поделиться им с людьми, которые не используют Календарь Google, вы можете поделиться своим календарем «Частный адрес». Имейте в виду, что этот адрес предназначен только для частного использования, поэтому не сообщайте этот адрес другим, если вы не хотите, чтобы они видели все события, включая частные, в вашем календаре. |
Когда вы делаете свой календарь общедоступным, другие могут просматривать его в формате HTML 
21 функция, которая повысит вашу продуктивность
Некоторые вещи, которые вы считаете простыми, на самом деле становятся очень сложными.
Google все это хорошо знает, поэтому недавно он выпустил совершенно новый Календарь Google — и множество отличных функций для него.
Хотя некоторые функции в последнем Календаре Google не являются новыми , они несколько изменились. Есть и другие функции, о существовании которых вы, возможно, даже не подозревали. Давайте рассмотрим их все, чтобы сделать вашу жизнь немного проще.
Календарь Google поставляется с вашим личным адресом Gmail, и вы не поверите, как просто его использовать и настроить. Но если вы работаете в компании, которая использует свой собственный Календарь Google, вам внезапно нужно выяснить, как лучше всего интегрировать свой личный календарь с расписанием еженедельных встреч.
Календарь Google может стать менее простым, чем больше событий у вас в повестке дня. К счастью, есть несколько крутых лайфхаков и незаметных функций, которые вы можете использовать, чтобы упростить организацию своей жизни в Календаре Google.
Ниже приведен 21 из наших любимых советов, приемов и функций, доступных в Календаре Google.
21 Функции Календаря Google, которые сделают вашу работу более продуктивной
1. Создавайте новые календари для разных сфер вашей жизни.
Когда вы впервые начинаете пользоваться Календарем Google, вам предоставляется один календарь для начала — это тот, с вашим именем в разделе «Мои календари», как показано на снимке экрана ниже.
Итак, если вы хотите использовать свой календарь для нескольких целей — например, управлять своим фактическим расписанием, планировать периоды сосредоточенного рабочего времени и планировать повторяющиеся напоминания — у вас есть только одно место для этого. Но когда вы работаете только с одним календарем, все эти вещи обрабатываются одинаково — это означает, что вы не можете быстро и легко подтянуть неповторяющиеся важные задачи, которые у вас есть на день.
Чтобы избежать этого, просто создайте новый календарь для каждой части вашей жизни, которую вы хотите отслеживать в своем Календаре Google.
Как использовать эту функцию
Чтобы создать новый календарь, щелкните маленький значок плюса (+) рядом с «Мои календари», и вы увидите параметр «Новый календарь».
Выберите эту опцию, назовите свой новый календарь, дайте ему описание и часовой пояс, и вуаля — у вас есть еще один календарь.
Совет для профессионалов: Вы даже можете пометить каждый календарь цветом, чтобы вам было проще выбирать, что вам нужно делать каждый день.
2. Планируйте встречи с группами, используя «Найти время» или «Предлагаемое время».
Вам когда-нибудь нужно было договориться о встрече с несколькими людьми, у которых плотный график? Это может быть очень раздражающим, чтобы попытаться выяснить, когда вы все свободны. К счастью, в Календаре Google есть две функции, которые могут сделать за вас тяжелую работу: «Предлагаемое время» или «Найти время».
Как использовать эту функцию
Чтобы использовать любой из этих двух вариантов, сначала убедитесь, что вы добавили на мероприятие всех, кто должен присутствовать. Затем, если вы хотите, чтобы Google предложил вам время встречи, просто выберите ссылку «Предлагаемое время» под именами ваших гостей.
Появится раскрывающееся окно со списком случаев, когда каждый гость собрания, включая вас, доступен без конфликтов.
«Найти время» — это еще один способ быстро найти удобное время для каждого гостя, указанного в приглашении на собрание. Чтобы использовать эту функцию, выберите вкладку рядом с «Сведения о мероприятии» под названием «Найти время», и вы увидите все расписания рядом на день вашей предполагаемой встречи. Когда вы увидите время, когда ни у кого из ваших гостей нет конфликтов, щелкните эту строку календаря, чтобы выделить время, и нажмите «Сохранить» в верхней части календаря.
Совет для профессионалов: вы также можете использовать бесплатный продукт, такой как HubSpot Meetings, чтобы легко планировать встречи без переписки по электронной почте. С помощью инструмента «Встречи» HubSpot вы можете отправить общую ссылку и попросить клиентов или потенциальных клиентов выбрать время в вашем календаре, которое им подходит, или выбрать торгового представителя, у которого есть ближайшее свободное время.
3. Синхронизируйте встречи с CRM.
Ежедневно используете CRM? Переключение между календарем Google и CRM может раздражать. Вместо этого погрузитесь в настройки CRM, чтобы увидеть, существует ли существующая интеграция с Календарем Google.
Пользователи HubSpot CRM, вам повезло — настроить эту интеграцию легко и быстро. Узнайте, как это сделать здесь.
4. Синхронизируйте свой календарь с программным обеспечением для маркетинга.
Если вы хотите, чтобы Календарь Google еще больше соответствовал вашим маркетинговым мероприятиям, вы можете интегрировать его со своим программным обеспечением для маркетинга.
Для клиентов HubSpot вы можете использовать Zapier для настройки некоторых довольно изящных рабочих процессов, таких как создание сообщения в социальных сетях каждый раз, когда начинается событие. Посетите эту страницу, чтобы узнать больше о том, как вы можете настроить эту интеграцию, а также некоторые идеи о том, как вы можете интегрировать их.
5. Скрыть информацию о мероприятии.
Иногда встречи, которые вы проводите или посещаете, носят конфиденциальный характер. Однако имейте в виду, что закрытая дверь — не единственный способ узнать, что происходит внутри. Детали мероприятия в Календаре Google также могут раскрыть остальным сотрудникам офиса больше, чем вам хотелось бы.
Чтобы обеспечить максимальную конфиденциальность во время более важных совещаний, установите для мероприятия значение «Частное». Благодаря этому никто, просматривающий ваше еженедельное расписание, не увидит подробности мероприятия — название собрания, участников, вложения и т. д. По умолчанию общедоступной меткой блока событий будет просто «Занято».
Как использовать эту функцию
Чтобы приватизировать сведения об определенных событиях в вашем календаре, щелкните событие в представлении календаря и выберите значок карандаша, чтобы изменить сведения о событии. В появившемся окне найдите значок портфеля чуть выше поля описания события.
Когда в первом поле установлено значение «Занято», щелкните второе поле и выберите «Личное» в раскрывающемся списке, как показано ниже. Нажмите синюю кнопку «Сохранить» в верхней части экрана, и все будет готово.
6. Добавьте Google Hangout к своему мероприятию.
Нужно легко организовать личную удаленную встречу? Просто нажмите на ссылку «Добавить видеозвонок», и Google настроит видеовстречу для участников вашего мероприятия. (Узнайте больше о Google Hangouts здесь.)
7. Добавьте вложения.
Не знаю, как вы, а я часто бываю на собраниях, где от меня требуется сослаться на соответствующий документ. Может быть, мы все работаем с одним документом Google, или, может быть, мы работаем над сложной электронной таблицей.
Тем не менее, лучше убедиться, что у всех участников собрания есть необходимые материалы до начала собрания, чтобы им не приходилось искать их в своих почтовых ящиках. Календарь Google может помочь вам в этом, позволяя прикреплять документы непосредственно к мероприятию , чтобы гости могли их открыть и просмотреть.
Как использовать эту функцию
Чтобы прикрепить документ к мероприятию, щелкните блок события в представлении календаря и выберите значок карандаша, чтобы отредактировать событие, как показано ниже.
Когда вы окажетесь на экране редактирования события, найдите значок скрепки прямо над разделом описания, как показано на снимке экрана ниже. Нажмите на этот значок, и появится большое окно, в котором вы можете загружать файлы для вложения прямо с вашего Google Диска.
Совет для профессионалов: Когда вы дойдете до окна загрузки, вы можете переключиться на вкладку «Мой диск», чтобы прикрепить документы, таблицы и презентации Google, которые уже существуют на вашем Google Диске. Или вы можете щелкнуть вкладку «Загрузить» в левой части окна, чтобы прикрепить автономные файлы с вашего компьютера.
8. Включите мировое время.
Вы работаете с товарищами по команде, которые живут по всему миру? Вам может быть трудно понять, какое время подходит для планирования встреч с ними.
К счастью, вы можете это сделать, включив «Мировое время» в настройках Календаря Google.
Как использовать эту функцию
Чтобы быстро проверить несколько часовых поясов при организации собраний, щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу представления календаря. Это ваши настройки. Затем перейдите в раздел «Мировое время», установите первый синий флажок и выберите часовые пояса, которые вы хотите видеть в представлении календаря.
Выбрав нужные часовые пояса, вернитесь к представлению календаря, и вы увидите следующее на левой боковой панели Календаря Google:
9. Включите рабочее время.
Не все работают с 9 до 5, но они могут немного работать с теми, кто работает. Если у вас нестандартный рабочий график, о котором никто из ваших коллег не помнит, эта функция для вас.
«Рабочие часы» — это параметр, который предупреждает людей, если они пытаются добавить вас на встречу, которая выходит за пределы диапазона часов, установленного вами в Календаре Google.
Эй, это лучше, чем нажимать «Отклонить», а затем связываться с организатором встречи, чтобы напомнить ему, что вы недоступны в это время.
Совет Google Календаря, который Джон Холл, соучредитель Календаря, советует людям использовать, – это быстрые встречи. «Под настройками продолжительности совещаний по умолчанию есть возможность создать Быстрых совещаний . Установите флажок, и 30-минутные совещания будут автоматически запланированы на 25 минут, а более длительные совещания будут сокращены на десять минут. Таким образом, ваше рабочее время станет больше. продуктивно, так как вы заканчиваете встречи раньше и у вас есть время, чтобы наверстать упущенное, что не отвлекает вас от рабочего времени».
Как использовать эту функцию
Чтобы включить определенные рабочие часы в Календаре Google, щелкните значок шестеренки в представлении календаря, чтобы получить доступ к настройкам. Перейдите в раздел «Рабочее время», как показано ниже. Здесь вы сможете указать, когда вы работаете и не работаете каждый день недели.
10. Электронная почта гостей мероприятия.
Помните, как вы пытались отправить электронное письмо большой группе людей о событии? Возможно, вы пытались скоординировать командный выезд — или просто сообщить всем, что они должны принести свои ноутбуки на общее собрание. В любом случае, держу пари, было неприятно выяснять, кто на самом деле собирался на мероприятие, и убедиться, что вы никого не забыли.
Что ж, эта функция Календаря Google пригодится в следующий раз.
Как использовать эту функцию
Если вы добавили всех на мероприятие, которое необходимо посетить, вы можете легко отправить электронное письмо всем в группе, щелкнув блок события в представлении календаря и щелкнув значок конверта.
После того, как вы нажмете на значок конверта внутри блока событий, появится окно создания сообщения электронной почты. Просто введите свое сообщение, введите адреса электронной почты людей, которым вы хотите его получить, и нажмите «Отправить».
11. Добавьте определенные места встречи.
Жаль, что я не знал об этой функции, когда в последний раз пил кофе с кем-то в центре Бостона. Мы договорились встретиться в «Старбаксе»… но благодаря множеству заведений «Старбакс» в Бостоне наш разговор шел примерно так:
«Хорошо, давай встретимся в одном из них на Стейт-стрит», — сказал я.
"О, тот, что у здания суда?" он спросил.
«Ну, это как бы рядом с зданием суда, но дальше по Стейт-стрит», — ответил я.
"О, ты имеешь в виду тот, что у Даунтаун-Кроссинг?" он уточнил.
Как использовать эту функцию
Логистика встречи может стать нечеткой без конкретного адреса или конференц-зала. К счастью, в Календаре Google есть функция, которая все это исправит. Вместо того, чтобы ходить туда-сюда, я мог бы просто отправить своему другу приглашение в календаре с конкретным адресом в поле «Где». Он интегрируется с Google Maps, поэтому очень легко определить, где вы встречаетесь и как туда добраться.
12. Используйте уведомления на рабочем столе.
Как вы, наверное, уже поняли, я люблю Календарь Google... но есть одна особенность, которую я не люблю.
Если ваш Календарь Google открыт как вкладка в вашем браузере, когда до следующего события остается 10 минут, 10-минутное предупреждение прерывает все, что вы делаете, и занимает весь ваш экран. Забудьте о том, над чем вы работали — Календарь Google внезапно откроет вкладку с большим всплывающим предупреждением в сочетании с раздражающим звуком. Это худшее.
К счастью, в Календаре Google есть настройка, позволяющая сделать уведомления менее раздражающими: «Уведомления на рабочем столе». Вместо того, чтобы прерывать вашу работу, вы увидите гораздо более плавную рамку, выдвигающуюся из верхнего правого угла экрана вашего компьютера, отображающую название события, которое состоится через 10 минут.
Как использовать эту функцию
Чтобы включить «Уведомления на рабочем столе» в Календаре Google, перейдите в настройки с помощью значка шестеренки в правом верхнем углу в представлении календаря.
Прокрутите вниз до «Настройки событий» и щелкните поле «Уведомления», как показано ниже.
По умолчанию ваши уведомления могут быть настроены как «Оповещения», в результате чего 10-минутное предупреждение о каждом событии захватывает экран вашего компьютера. Вместо этого выберите «Уведомления на рабочем столе», вернитесь к представлению календаря, и вы успешно включите более мягкие уведомления о собраниях.
13. Изменить время уведомления о событии.
В предыдущем совете вы узнали, как смягчить уведомления, которые вы получаете перед встречей. Но знаете ли вы также, что можете изменить количество минут до события, о котором вы хотите получать уведомления?
Как использовать эту функцию
По умолчанию Google уведомляет вас за 10 минут до начала мероприятия. Чтобы изменить это время предупреждения для определенного события, щелкните событие в представлении календаря и выберите значок карандаша, чтобы изменить настройки события.
В сведениях о событии найдите значок колокольчика чуть ниже строки видеоконференции.
Наведите курсор на поле с цифрой «10» и переключайтесь вверх и вниз с помощью маленьких клавиш со стрелками, которые появляются справа, чтобы изменить количество минут, за которое вы хотите получать уведомления. Как вы можете видеть ниже, вы также можете попросить Google уведомить вас за несколько часов, дней или недель.
Совет для профессионалов: Слева от «10» вы можете изменить «Уведомление» на «Электронная почта», если вы предпочитаете получать уведомления о предстоящих встречах по электронной почте, а не на рабочем столе.
14. Организуйте места для встреч.
Вы когда-нибудь задумывались о включении "рабочих часов", чтобы другие сотрудники вашей компании могли бронировать у вас время? Возможно, вы являетесь консультантом, работающим неполный рабочий день, и у вас ограниченное количество часов для организации встреч, или вы хотите ограничить время, в течение которого ваша команда может бронировать время с вами, определенным временем дня.
Если какой-либо из вышеперечисленных сценариев вам подходит, подумайте об использовании слотов для назначений Google.
Места для встреч Google позволяют вам выделять определенное время дня в своем календаре, а затем делиться этим временем с избранными людьми через личную ссылку календаря. Когда эти люди нажимают на ссылку, они могут запланировать встречи с вами в любое время, которое вы для них выделили.
Если получатели вашей ссылки найдут время, которое им нравится, все, что им нужно сделать, это выбрать его, чтобы заказать с вами личное мероприятие, включая всю информацию, которая им понадобится для встречи.
Как использовать эту функцию
Чтобы настроить собственные слоты для встреч, начните с щелчка в любом месте представления календаря, чтобы создать событие. Когда появятся параметры события, нажмите «Слоты для встреч», как показано ниже в самом верху окна. Установите диапазон дат интервалов, которые вы хотите открыть для встреч, а также продолжительность каждой встречи по умолчанию рядом с «Промежуточные интервалы с продолжительностью».
Если вы хотите больше контролировать свои встречи, нажмите «Дополнительные параметры», и вы попадете в окно, показанное ниже. Нажмите «Страница встреч этого календаря», чтобы получить ссылку, которой вы можете поделиться с теми, кому вы хотите назначить встречи.
15. Просмотрите интересующие календари.
Хотите убедиться, что вы следите за праздниками в других странах, расписанием вашей любимой спортивной команды или просто временем восхода и захода солнца каждый день? Вы найдете эти календари (и многое другое) на левой боковой панели Календаря Google.
Как использовать эту функцию
Чтобы просматривать и добавлять интересные календари, щелкните знак плюс (+) рядом с «Добавить календарь коллеги». Затем выберите «Просмотреть интересующие календари». Оттуда выберите календари, на которые вы хотите подписаться.
16. Реализуйте пользовательский вид.
При первой настройке календаря у вас будет возможность просматривать его как неделю, месяц, следующие 4 дня или как повестку дня.
Вариант "4 дня"? Вы можете отключить это с другим интервалом в настройках «Пользовательского просмотра».
Как использовать эту функцию
Чтобы настроить количество дней, которые вы видите в представлении календаря, нажмите на настройки с помощью значка шестеренки в правом верхнем углу экрана. Прокрутите вниз до «Параметры просмотра». Нажмите «Настроить пользовательский вид» и выберите, сколько дней вы хотите видеть одновременно в представлении календаря, как показано ниже.
Вы также можете выполнять более быстрые и общие настройки пользовательского интерфейса прямо из представления календаря. Рядом со значком шестеренки в настройках вы увидите поле, в котором по умолчанию может быть написано «Неделя». Щелкните его, чтобы открыть раскрывающееся меню, в котором вы можете дополнительно настроить вид, как показано ниже.
17. Делитесь своими календарями с другими.
Если вы используете Google Apps для своей компании, вы также можете контролировать, кто видит ваш календарь, что они видят и есть ли у них разрешения на его редактирование.
(Если у вас есть помощник, очень важно запомнить этот совет.) Вы также можете сделать свой календарь общедоступным, если хотите.
Как использовать эту функцию
Чтобы изменить настройки общего доступа, щелкните значок плюса (+) рядом с нужным календарем и выберите «Настройки и общий доступ», как показано ниже.
Затем вы попадете на страницу, показанную ниже. Здесь вы можете выбрать одно из следующих действий:
- Сделать календарь общедоступным.
- Выберите отображение сведений о событии всем сотрудникам вашей компании или только информацию о занятости.
- Добавьте кого-нибудь в свой календарь и выберите для него индивидуальные разрешения (просмотр всех сведений, внесение изменений в события, скрытие всех сведений и т. д.).
Когда вы закончите, нажмите стрелку назад в верхнем левом углу экрана, чтобы вернуться к просмотру календаря. Google автоматически сохранит новые настройки календаря.
18.
Используйте сочетания клавиш. Вы действительно хотите упростить работу с Календарем Google? В Календаре Google можно использовать множество сочетаний клавиш, например:
- t = Переместить представление календаря на сегодняшний день
- с = Создать событие
- q = Быстрое добавление события
Ознакомьтесь с полным списком здесь.
19. Используйте быстрые клавиши, чтобы найти время или вернуться к текущему времени.
Вместо того, чтобы вручную прокручивать каждый месяц, чтобы найти время в далеком будущем, вы можете ввести букву «G», когда вы находитесь в своем Календаре Google, чтобы быстро найти дату в будущем.
В качестве альтернативы, если вы прокрутили слишком далеко на и хотите вернуться к текущему времени с помощью ручной прокрутки, введите букву «T», чтобы вернуться к текущей дате/времени.
20. Напишите всем приглашенным гостям.
Признаюсь, я был виновен в создании событий, а затем пропустил одного или двух получателей, когда пытался отправить всей группе по электронной почте дружеское напоминание или необходимую информацию для ознакомления перед встречей.
К счастью, с Календарем Google вам не нужно вручную вводить каждое имя в приглашении. Вместо этого перейдите в верхнюю часть мероприятия и нажмите на значок электронной почты, который позволит вам отправить электронное письмо всем вашим гостям из самого календаря:
21. Установите «Продолжительность по умолчанию», чтобы сделать встречи короче, или «Время по умолчанию», чтобы исключить выходные из обзора календаря.
Если вы чувствуете себя перегруженными 30-минутными или часовыми собраниями, которые постоянно лишают вас возможности выполнять другую работу, подумайте о том, чтобы установить «Продолжительность по умолчанию» на 15 или 20 минут для собраний, чтобы, когда вы планируете быстрые проверки на автопилоте, вы убедитесь, что вы спланировали свое время эффективно.
Видео-курс
