Как писать почту
Что такое адрес электронной почты
Адрес электронной почты (email) — индивидуальный адрес, который присваивается каждому пользователю для получения электронных писем. Email состоит из уникального имени пользователя почты, значка «@», обозначающего, что это email-адрес, и доменного имени.
Электронная почта — это такой же важный инструмент связи, как и телефон. Электронная почта используется для общения по работе, для регистрации в социальных сетях и мессенджерах, для покупок в интернет-магазинах, для официальных запросов в госорганы.
Всего в мире более 4 млрд почтовых аккаунтов на 7,9 миллиардов населения Земли. Конечно, не у каждого жителя есть электронная почта, зато у некоторых пользователей по 5 электронных ящиков для разных целей.
Адреса бывают личные и корпоративные. Личные email используют для личного общения, покупок в интернет-магазинах, получения рассылок.
Чтобы завести личную почту, нужно зарегистрироваться на сайте одного из популярных почтовых провайдеров: Gmail, Mail. ru, Яндекс. Почты, Рамблера. При этом домен выбранного провайдера будет присутствовать в полученном адресе электронной почты. Например, [email protected].
Корпоративную почту используют в рабочих целях: для общения и обмена информацией с коллегами, клиентами или партнерами. В отличие от личной почты, в корпоративном адресе вместо доменного имени почтового клиента указывается домен компании (адрес ее сайта). Например, [email protected].
Кроме того, корпоративную почту с соответствующими настройками аутентификации можно использовать для email-рассылок. Слать массовые рассылки с личной почты не стоит.
Как создать личный электронный ящик
Для создания электронной почты нужно уникальное имя пользователя, состоящее из латинских символов и пароль, защищающий почту. Уникальное имя пользователя + знак «@» + домен, к которому привязана почта — это и есть электронный адрес.
Все адреса электронной почты должны быть уникальными, чтобы точно идентифицировать получателя.
Именно поэтому сейчас нельзя зарегистрировать почту, к примеру, [email protected] — этот адрес уже занят каким-то пользователем. Но если ivan.ivanov удалит свой ящик на Gmail — имя снова будет свободно и вы сможете его занять.
На разных доменах может быть одинаковое имя пользователя. К примеру, [email protected] и [email protected].
В почте можно использовать латинские буквы, символ нижнего подчеркивания «_», иногда точку. Символы, которые можно использовать, ограничены протоколами RFC, это общие правила использования символов в интернете. Почтовик, как правило, указывает, какие символы можно и нельзя использовать в логине. Недопустимые спец-символы почтовый сервис подчеркнет во время создания почтового ящика.
Вот ограничения по символам в Почте Mail.ru. У остальных провайдеров они примерно такие же.
Для примера создадим электронную почту на сайте Почта Mail.ru.
1. Заходим на главную Почта Mail.ru.
2. Выбираем «Создать ящик» возле окошка «Вход в почту».
3. Попадаем на главную страницу создания аккаунта в Почте Mail.ru.
4. Заполняем форму создания почтового ящика.
Форма регистрации Почты Mail.ru
5. Заходим в почту с помощью пары логин-пароль, которую ввели при регистрации.
6. Электронная почта готова. Вы можете указывать ее в формах регистрации, подписываться на рассылки — вам будут приходить письма.
Чтобы письма приходили, важно точно указывать адрес электронной почты. Если при заполнении почты опечататься хотя бы на один символ, почта придет другому человеку или вернется отправителю с сообщением «Не существует такого email-адреса».
Для создания почты достаточно пары логин-пароль. Но современные почтовые системы часто просят номер телефона или резервный электронный почтовый адрес, чтобы можно было восстановить доступ к почте, если пользователь забудет свой пароль. Также просят заполнить имя, пол, дату рождения, чтобы сервис идентифицировал пользователя, который регистрирует почту.
Имя будет указано в поле «Отправитель».
Если это поле не заполнено, в поле «Отправитель» будет дублироваться адрес электронной почты.
Советы по выбору адреса личной электронной почты
- Если вы собираетесь использовать почту для официальной переписки типа общения с заказчиками или поиска работы, лучше сделать почту с именем и фамилией.
- Если у вас популярная фамилия, можно добавить в логин почты цифры, так как ваше имя может быть уже занято.
- Если вы собираетесь использовать почту для получения фриланс-заказов, укажите в логине почты ваш номер телефона — вам будет удобно диктовать почту по телефону и лично.
- Логином почты может быть ваш ник в интернете, то есть ваше прозвище. Этот ник можно использовать в портфолио, как имя пользователя в соцсетях. С помощью ника ваш аккаунт на разных платформах можно будет найти через поиск. Если вы заведете почту на ник, больше шансов, что почтовый адрес будет уникальным. Пример: ksoftware — это блог Николая Товеровского, известного эксперта в области дизайна интерфейсов и управления проектами.
Такой адрес и у его почты. - Если вы хотите сохранить анонимность, выберите любое слово для логина почты и не заполняйте имя.
- Помните, что почту должно быть удобно диктовать и записывать от руки — с такой почтой вероятность, что все нужные письма до вас дойдут, гораздо выше.
Почта Mail.ru составила памятку о том, как организовать почту и как ею пользоваться.
Советы по созданию пароля для электронной почты
Пароль к электронной почте — один из самых важных паролей, так как получив доступ к почте, злоумышленники смогут сбросить пароли всех остальных сервисов и сайтов, которые зарегистрированы на эту почту. С одной стороны, пароль должен быть надежен, а с другой — его важно помнить.
Некоторые сайты создают дополнительные требования к паролям: не использовать пароли, которые уже были использованы, обязательно использовать и цифры, и буквы, и спецсимволы, использовать буквы разного регистра.
При регистрации почтовый сервис сам покажет дополнительные требования к созданию пароля.
Вот что Почта Mail.ru думает о стандартном пароле qwert
Несколько советов от разработчиков из «Студии Касперского»:
- Пароль должен содержать 8 символов.
- Лучше не указывать в пароле личную информацию типа даты рождения — ее легко узнать из профиля в соцсети.
- Пароль лучше менять хотя бы раз в 3 месяца.
- Не стоит использовать одинаковые пароли на разных сервисах.
Читать все советы
Как узнать свой адрес электронной почты и пароль
Адрес электронной почты всегда можно посмотреть в личном кабинете почтового сервиса, а в «Настройках почты» изменить пароль. Как правило, пароль нельзя посмотреть, его можно только восстановить. Для этого нужно или ввести старый пароль, или ввести резервную электронную почту, или номер телефона. На почту или телефон придет временный пароль, с помощью которого можно зайти в аккаунт почты и в «Настройках» установить новый пароль.
При создании корпоративной электронной почты все эти задачи выполняет системный администратор, а сотрудник получает пару логин-пароль и может зайти в уже созданную почту.
Читайте статью, о том, как сделать корпоративную почту на своем домене.
Как создать электронный ящик на Gmail
1.Зайти на главную страницу почтового сервиса Gmail.
2.Нажать на кнопку «Создать аккаунт».
3.Ввести имя, уникальный адрес почты и пароль.
Первый экран создания почты Gmail
4.Ввести номер телефона или резервную почту. Это не обязательно, но без них не получится восстановить доступ к почте.
Заполнение резервных способов восстановления пароля в Gmail
5.Принять правила Политики конфиденциальности Gmail (без этого создать почту не получится).
6.Почта создана!
Важно. Google постоянно меняет внешний вид экрана создания почты, поэтому когда вы будете регистрировать почту, этот путь может выглядеть немного по-другому.
Главные мысли
Как правильно написать адрес электронной почты
В наше время без электронной почты не обойтись никому. Общение по сети приобрело массовый характер.
Многие вопросы — и деловые, и личные — решаются именно таким образом. Это удобно, быстро и не требует особых усилий. Подобный метод обмена информацией доступен для каждого пользователя, у которого есть компьютер и интернет. Поэтому важно знать, что такое адрес электронной почты и как правильно его писать. Благодаря этому сервису можно оперативно с кем-то связаться, переслать важные документы или просто пообщаться с человеком, который находится далеко от вас.
Мы расскажем вам, как стать обладателем почтового ящика в Интернете
Об электронной почте
Сервисы Electronic Mail (e-mail) используются повсюду. У каждой организации или учреждения наряду с другими контактами всегда указан и адрес электронной почты. Он должен быть у любого пользователя ПК. Без него нельзя зарегистрироваться на сайтах, подписываться на рассылки, получать доступы к закрытым ресурсам и форумам. Он нужен также для работы некоторых программ.
Такое распространение электронной почты связано с тем, что сервисы для пересылки сообщений доступны и понятны каждому человеку.
Они появились очень давно, но до сих пор остаются актуальными. Для электронной почты не нужен мощный компьютер или быстрый интернет. Существует много различных сайтов, на которых её можно зарегистрировать. У всех разный интерфейс и функционал, поэтому найдутся варианты на любой вкус. Если вам не нравятся онлайн-сервисы, установите на компьютер специальные утилиты — почтовые клиенты.
Адрес e-mail уникален для каждого пользователя. Это как номер телефона или индекс — нет двух одинаковых.
Можно отправлять сообщения любой длины, добавлять к ним вложения: файлы, картинки, документы. Такое письмо будет доставлено мгновенно. Большинство сервисов электронной почты имеют огромный инструментарий для форматирования текста. Доступны разные шрифты, начертания, цвета, вставка фона, рисунков. Вы можете отправить настоящую поздравительную открытку. И получатель увидит её в тот же день.
Из чего состоит e-mail адрес?
E-mail имеет чёткую структуру и формируется определённым образом.
Он состоит из нескольких элементов. Сами элементы могут различаться, но они должны быть написаны латинскими буквами. Допустимо использование цифр, знаков препинания и некоторых других символов. Это общепринятый стандарт. Вот как выглядит адрес электронной почты: «login@domen». Разберём поподробнее каждую часть адреса.
Структура E-mail адреса не так уж сложна
- Login (логин). Это ваше имя пользователя или «никнейм». Уникальный идентификатор, по которому система приёма и отправки сообщений будет вычислять, что это именно ваш e-mail. Его надо придумать самостоятельно. Он может быть каким угодно, главное, чтобы не совпадал с никнеймом, который уже существует в почтовом сервисе. При регистрации электронной почты может появиться предупреждение «Этот логин уже занят» или нечто подобное. Тогда надо придумать и записать другое имя. Необязательно менять его полностью, — достаточно добавить к нему какие-то цифры или символы, чтобы он стал уникальным.
- Далее идёт символ-разделитель «@».
Его называют «Коммерческое at» или просто «Собака». На клавиатуре он находится там же, где кнопка с цифрой «2» (напечатать его можно в английской раскладке). Этот знак обязателен во всех e-mail — он стоит между логином и доменом. В разных странах его именуют по-разному. Например, в Финляндии это «Кошка» или «Кошачий хвост», в Италии — «Улитка», в Болгарии — «Обезьяна», в США — просто «at». На общественных интернет-ресурсах этот символ иногда заменяют на «at» в скобках. Это делается, чтобы адрес не попадал в базы спам-ботов. При отправке сообщений надо заменять «at» на «@». - Domen (домен). URL сервиса, на котором зарегистрирован e-mail. Это может быть корпоративный или любой бесплатный сайт (к примеру, mail.ru или gmail.com). Многие ресурсы предлагают несколько вариантов доменов. Его нельзя придумать самостоятельно — можно только выбрать. Многие организации создают собственные домены, но это делается за отдельную плату.
Посмотрите, как написать адрес электронной почты, на конкретном примере: «nickname@mail.
ru», «[email protected]».
Как зарегистрировать электронную почту?
Несколько сайтов с функцией бесплатной регистрации e-mail:
- Yandex
- Gmail
- Rambler
- Qip
Просмотр входящей почты в Гугл довольно удобен
Они предназначены не только для создания электронной почты. У каждого из них огромный набор информационных, развлекательных или просто полезных сервисов. Чтобы получить персональный адрес, необходимо сделать следующее:
- Зайдите на ресурс.
- Там будет кнопка «Создать аккуант», «Зарегистрироваться», «Зарегистрировать почту» или что-то подобное.
- Заполните поля. Обычно необходимо написать имя, желаемый логин, указать контрольный вопрос и ответ на него, задать пароль.
Если не хотите вводить реальные ФИО, можете заменить его на никнейм. Но в e-mail, которое нужно для работы или каких-то официальных дел, лучше писать корректные данные пользователя, чтобы они отображались в сообщениях вашим клиентам, коллегам и работодателям. - Пароль желательно сделать сложным. Не связанным с логином, именем, датой рождения или чем-то похожим. Таким, чтобы его нельзя было подобрать.
- Логин может состоять из букв латинского алфавита, цифр или специальных знаков. Если вы введёте недопустимый символ, система об этом предупредит.
- Подтвердите регистрацию.
Диалог создания почтового ящика в одной из систем
Крупные организации регистрируют собственные домены. Это выглядит презентабельно. Серьёзные компании предпочитают не использовать бесплатные сервисы e-mail.
Если не знаете, как придумать адрес электронной почты, попробуйте что-то в этом роде:
- Фамилия с инициалами или сокращённо полное имя. Можно добавить цифры, точки, тире, нижнее подчёркивание.
Удобно для делового общения. По логину сразу понятно, кому он принадлежит. - Никнейм, который вы часто используете в интернете. Те, кто знают вас по этому нику, смогут распознать вашу почту с первого взгляда.
- В некоторых сервисах адрес автоматически формируется из вашего имени (если вы его указали). Система предложит несколько логинов на выбор. Если вам подходит один из них — используйте его.
- Лучше создать ник, который легко запомнить. Не стоит задавать бессвязный набор букв или цифр, если вы собираетесь в дальнейшем использовать сервис для общения или работы.
Как отправить e-mail?
Вы хотите отправить что-то на e-mail? Сделать это очень просто.
- Войдите на сайт электронной почты или запустите свой почтовый клиент.
- Нажмите кнопку «Новое письмо». Она может называться и по-другому.
- В поле «Кому» введите адрес.
- В поле «Тема» опишите вкратце, о чём ваше сообщение. У получателя первым делом отобразиться e-mail отправителя и эта тема.
- Самое большое поле предназначено для тела (содержания) письма.
- Когда закончите, кликните на «Отправить».
Интерфейс веб-почты у различных сервисов примерно одинаков
Разобраться, как формируется адрес пользователя электронной почты, достаточно легко. Он состоит из трёх частей: логина, символа-разделителя @ и доменного имени. Эти элементы фиксированы и их нельзя менять местами. Каждый e-mail — это уникальный набор символов, не существует двух одинаковых. Логин можно придумать, домен — только выбрать из предложенных вариантов. Адрес должен состоять из латинских букв, цифр или некоторых символов.
Как написать эффективное электронное письмо с примерами (+советы)
Несмотря на то, что существует несколько способов общения, электронная почта по-прежнему считается наиболее надежным и формальным способом общения.
В отличие от платформ социальных сетей или чатов, электронная почта универсальна. Это делает электронную почту одним из наиболее предпочтительных инструментов общения для работы. Поскольку все больше и больше организаций адаптируются к гибридному режиму, когда некоторые сотрудники работают в распределенных удаленных офисах, а некоторые сотрудники работают из дома, количество разговоров по электронной почте увеличилось во много раз. В то время как чат и комментарии в программном обеспечении для совместной работы могут быть конкретными и немного неформальными, деловая электронная почта по-прежнему считается формальной и продуманной. Это один из наиболее важных асинхронных способов связи. Получатели могут получить электронное письмо, прочитать его, понять его, а затем ответить на электронное письмо.
Хорошо составленное электронное письмо с четкой структурой дает читателю понимание того, что вы пытаетесь донести, и деталей, которые им необходимо сообщить. Хотя написание электронного письма — это искусство, его можно усовершенствовать с практикой.
Ниже перечислены некоторые рекомендации по составлению идеального электронного письма, которое получатель не упустит из кучи.Начните с положительного приветствия
Представьте, что вы менеджер по найму и получаете следующие два электронных письма -
От: [email protected] &
Какое электронное письмо вы чаще всего открываете и читаете и кого бы вы хотели нанять? Очевидно второй человек, учитывая, что все остальные параметры одинаковы.
Убедитесь, что вы отправляете неличные электронные письма с профессионального адреса электронной почты. Независимо от того, подаете ли вы заявку на новую должность или просто связываетесь со службой поддержки, чтобы получить ответы на свои вопросы, адрес электронной почты, который вы используете, поможет вам завоевать доверие нового получателя.
Настоятельно рекомендуется использовать собственный адрес электронной почты на основе домена при отправке официальных сообщений или отправке электронных писем своим деловым контактам. Однако, если у вас его нет, убедитесь, что ваш адрес электронной почты является профессиональным, с вашим именем или названием вашей компании.
Тема письма — это первое, что кто-либо читает (видит?) в любом электронном письме и часто является одним из факторов, влияющих на то, что получатель открывает и читает электронные письма. Что бы там ни говорилось, большинство читателей «судят» об электронном письме по строке «Тема».
На самом деле, многие получатели решают, открывать письмо или нет, в зависимости от темы — когда они получают электронные письма от незнакомых или незнакомых людей.
Это наиболее точное содержание электронного письма, и большинство деловых отношений начинается с отличных строк темы. Строка темы должна представлять собой небольшую сводку электронного письма, а также может указывать на призыв к действию, который должен содержаться в электронном письме. Короче говоря, ваша тема должна быть в состоянии привлечь внимание получателя, достаточного для того, чтобы щелкнуть письмо и прочитать его.
Примеры:
Тема: Квартальный отчет о доходах | Включает анализ
Тема: Наша встреча @ <событие> | Догоняем!
Тема: Запросите присутствие на <мероприятии>
Начните электронное письмо с позитивной ноты. Предоставьте получателю соответствующее приветствие в зависимости от региона, из которого он прибыл, времени года, когда он получил это электронное письмо, или просто скажите «Добрый день от…».
Когда электронное письмо превращается в ветку электронной почты или разговоры с большим количеством ответов туда и сюда, вы можете отказаться от приветствия.
Однако, когда вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, приветствие вызывает у читателя положительные эмоции, и вы можете быть уверены в положительном тоне ответа.
Примеры:
Спасибо за отличные идеи по <теме обсуждения> на <название мероприятия>
Было приятно познакомиться с вами в <>.
Если вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, представьтесь и укажите предысторию письма. Вы должны указать, откуда вы знаете получателя и почему вы отправляете ему электронное письмо. Например, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, с кем познакомились на мероприятии, или отправляете электронное письмо контакту, представленному другом, обязательно укажите название мероприятия или имя вашего друга, а также сведения о том, откуда вы знаете получателя.
Примеры:
Было здорово обсудить с вами тему <>.
Я пишу вам по электронной почте, чтобы перейти <> вперед.
Обращаюсь к вам по поводу <>.
Это основная часть электронного письма, в которой вы упоминаете основное содержание или цель электронного письма. Убедитесь, что вы пишете основное содержание письма четкими короткими предложениями. Избегайте нежелательного жаргона или слишком технических/отраслевых терминов в самом первом письме, если вы не уверены в знаниях получателя в этих областях. Если вы обращаетесь к нам на основе исследования или если кто-то порекомендовал этот контакт, обязательно упомяните об этом в электронном письме. Это поможет читателю лучше понять контекст письма. Если вам есть что сказать, было бы лучше сообщить главное и важное в первом письме, а остальное оставить на потом.
Слишком длинные электронные письма могут быть пропущены, и вы можете не получить столь необходимый ответ от другого человека.
Каждое электронное письмо по сути является списком задач для кого-то. Он либо ожидает ответа с некоторыми подробностями, либо действия от получателя. В некоторых случаях получателю может потребоваться связать вас с кем-то, кто может действовать по электронной почте.
В любом случае четко упомяните в письме ожидаемое от получателя действие. Это должно быть сразу после основного электронного письма, где вы указываете цель электронного письма.
Примеры:
Ответьте на электронное письмо со следующей информацией.
Можем ли мы встретиться за кофе и обсудить дальше.
Сообщите мне подходящее время и контактные данные, чтобы запланировать звонок по этому поводу.
В дополнение к призыву к действию добавьте заключительные комментарии, чтобы придать своему письму завершающий штрих. Используйте простые предложения, как в примере ниже, но не слишком напористо.
Примеры:
«Ждем вашего положительного ответа, чтобы продолжить».
'С нетерпением жду совместной работы над этим'.
'Не стесняйтесь звонить мне по номеру ######, если вам нужна дополнительная информация'.
Не забудьте поставить профессиональную подпись в конце письма. Ваша подпись помогает вам установить вашу подлинность, вашу роль, ваш бренд, а также необходимую контактную информацию.
Когда вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, используйте подпись электронной почты, в которой указано ваше полное имя, ваша роль и компания или бренд, с которым вы связаны. Кроме того, вы можете указать веб-сайт вашей компании и ссылки на социальные сети. Однако убедитесь, что вы используете простые подписи, когда электронное письмо превращается в длинный разговор, или настройте более простую подпись для ответов/пересылок.
Подпишите электронное письмо словами «С уважением», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Вы можете сохранить 2 или 3 шаблона подписи и включить соответствующие в отправляемые электронные письма.
Примеры:
С уважением ,
Ребекка Томсон,
Менеджер по маркетингу,
Zylker Inc.
С уважением,
Rebecca Thomson
Тел.: +1 234 234 2345
Электронная почта: [email protected]
Веб-сайт: www.zylker.com
После того, как вы закончите писать электронное письмо, еще раз прочтите его с точки зрения получателя и убедитесь, что это имеет смысл.
При необходимости добавьте прикрепленные файлы. Используйте проверку орфографии/грамматики, чтобы быстро проверить письмо на орфографию/грамматику/фразировку. Вы можете быть удивлены тем, как даже эксперты извлекают выгоду из проверки орфографии и проверки работоспособности в своих электронных письмах. Убедитесь, что вы заметили ошибку из-за часто путаемых слов, которые также могут привести к неловким ошибкам в электронном письме.
Вы можете включить другие соответствующие контакты в электронную почту cc/bcc, чтобы они были в цикле. Например, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого представил другой общий друг, хорошо скопировать этого общего друга в копию электронного письма, поблагодарить его/ее за представление и продолжить электронное письмо.
В общем, не рекомендуется отправлять скрытую копию кому-либо без ведома фактического получателя, если только вы не считаете, что будущие разговоры не имеют для него значения. В некоторых случаях вам может потребоваться добавить адрес электронной почты соответствия в BCC, чтобы архивировать электронные письма отдельно.
Плохо отформатированное электронное письмо не только выставляет отправителя в плохом свете, но и влияет на читабельность электронного письма. Убедитесь, что ваша электронная почта имеет одинаковый шрифт и семейство шрифтов. Используйте «профессиональный» и «читаемый» шрифт для своих электронных писем. Вы можете использовать форматирование «Жирный» или «Подчеркнутый», чтобы выделить части содержимого электронной почты. Большинство почтовых сервисов предоставляют «текстовые редакторы с расширенным форматированием» с несколькими параметрами форматирования. В некоторых случаях использование таблиц в электронных письмах может помочь уменьшить количество нежелательного раздутого контента в электронной почте.
Чтобы убедиться, что вы можете выбрать «предустановки» для семейства и размера шрифта по умолчанию, которые соответствуют вашим настройкам подписи. Таким образом, вы можете быть уверены, что ваши электронные письма будут аккуратно отформатированы и представлены получателям.
Если вы «сова» или работаете с людьми из разных часовых поясов, функция планирования в вашей электронной почте позаботится о том, чтобы ваша электронная почта дошла до получателей в нужное время и привлекла их внимание. Хотя люди просыпаются по электронной почте, в основном это делается для того, чтобы проверить, есть ли что-то срочное или слишком важное, что их ждет. Большинство людей отвечают на электронные письма только позже, когда они добираются до своих рабочих столов. Следовательно, планирование электронной почты, чтобы связаться с получателем в часы пиковой работы, повышает вероятность того, что они ответят немедленно.
Выполните небольшую домашнюю работу, чтобы проверить часовой пояс получателя и запланировать отправку электронной почты в нужное время, которое соответствует местоположению и часовому поясу получателя.
Даже после всей тяжелой работы получатель мог прочитать электронное письмо и пропустить его, а иногда даже пропустить ваше электронное письмо.
Поэтому настройте напоминания для электронных писем, чтобы уведомлять вас, когда получатель не отвечает в течение дня или двух после отправки электронного письма.
Настоящее последующее электронное письмо, напоминающее получателю, иногда может творить чудеса. Многие люди, которые пропускают первое электронное письмо или намеренно игнорируют его, часто отвечают на последующее электронное письмо в той же беседе, а не на новое электронное письмо по той же теме. Последующее электронное письмо может быть простым и содержательным.
Пример:
Привет!
У вас была возможность просмотреть мое предыдущее письмо? Пожалуйста, дайте мне знать, если вам потребуется дополнительная информация, чтобы продвигать это вперед.
Общение по электронной почте необходимо для установления контактов и построения отношений. Написание электронного письма может стать легкой задачей, если вы сделаете его простым, содержательным и соблюдаете правила этикета электронной почты.
8 советов по написанию эффективного и убедительного электронного письма
Вам когда-нибудь приходилось напрягаться, чтобы отправить электронное письмо? Потому что же.
Есть что-то монументальное в отправке электронного письма, которое вы не всегда получаете при других формах общения. А если вы не являетесь носителем английского языка, эта задача может показаться еще более сложной.
В этой статье вы найдете несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших электронных писем, независимо от вашей точки зрения. После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно и избавиться от этого беспокойства после отправки.
Начнем.
- Как написать эффективное электронное письмо
- Иметь убедительную тему письма.
- Начните с соответствующего приветствия.
- Привлекает внимание.
- Сообщение должно быть коротким и лаконичным.
- Будьте последовательны с вашим шрифтом.
- Напишите простое закрытие.
- Запланируйте свои электронные письма.
- Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.
-
Советы по написанию электронных писем для международных команд
Как составить эффективное электронное письмо
- Имейте убедительную тему письма.
- Начните с соответствующего приветствия.
- Привлекает внимание.
- Сообщение должно быть коротким и лаконичным.
- Будьте последовательны с вашим шрифтом.
- Напишите простое закрытие.
- Запланируйте свои электронные письма.
- Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.
1. Привлекательная тема письма.
Строки темы могут как сделать вашу электронную почту успешной, так и помешать ей.
Часто это решающий фактор в том, откроет ли кто-нибудь ваше письмо.
К сожалению, многие люди борются с этой частью.
Взгляните на этот пример:
Эта конкретная строка темы (кстати, пример из реальной жизни) расплывчата, косвенна и совершенно не намекает мне, о чем будет содержание письма.
Результат? Я мог бы удалить его или вообще проигнорировать.
Вот вариант получше:
Описательный, конкретный и говорит мне, что это введение.
Строки темы особенно важны, если вы обращаетесь к кому-то в первый раз. Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по вашей теме письма.
Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, стоит написать хорошую тему, чтобы получатель имел представление о том, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны электронных писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия по описательной строке темы.
Итак, как написать хорошую тему письма?
Будьте ясны, прямолинейны и описывайте содержание вашего электронного письма.
Не бойтесь поднимать всю тему. Вот несколько хороших примеров тем:
- [Требуется действие] Ежемесячная маркетинговая встреча
- FYI/Информационный
- Запрос на [Вставьте сюда]
- [Напоминание] Опрос для завершения | займет 2 минуты
- [Имя] предложил мне связаться с вами
- Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?
Если вы отправляете рекламное электронное письмо, избегайте вводящих в заблуждение строк темы, таких как:
- RE:
- ВПЕРЕД:
- Срочно
- Подтверждение заказа
- Состояние учетной записи
Нет необходимости прибегать к хитрым уловкам или кликбейтным заголовкам только для того, чтобы вызвать открытие. Согласно опросу Litmus 2019 года, они заставляют получателей чувствовать себя обманутыми и обманутыми. Вы потеряете доверие и в результате можете оказаться в их нежелательной почте.
Ваша электронная почта должна ассоциироваться с положительными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.
2. Начните с соответствующего приветствия.
Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. В приветствии есть два компонента: приветствие и вступительное предложение.
Надлежащее приветствие на самом деле зависит от ситуации. Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с «Уважаемый [X]».
Если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого знаете, или работаете в неформальной обстановке, то вполне нормально написать «Привет, [имя]» или «Привет, [имя]».
Есть также вариант «Кому это может быть важно», когда вы отправляете электронное письмо на групповой адрес электронной почты и не уверены, кто его прочитает.
Чего следует избегать, так это использования гендерных и неинклюзивных терминов, таких как «Привет, ребята» и «Мистер/миссис/миссис». в вашем приветствии.
Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете открыть в своих электронных письмах:
- Уважаемый [Имя]
- [Имя]
- Доброе утро/день
- Привет команда
- Привет
- Привет
3.
Привлекайте внимание. После того, как вы разобрались с приветствием, пришло время начать электронную почту.
В то время как строка темы определяет, будет ли открыто ваше электронное письмо, ваше вступительное предложение определяет, прочитано ли ваше электронное письмо до конца.
Если это введение, вы можете начать с чего-то, что, как вы знаете, заинтересует получателя. Вы можете узнать это, проведя небольшое исследование их профилей в социальных сетях. Возможно, они написали в Твиттере что-то интересное или недавно опубликовали что-то в LinkedIn, на которое вы можете сослаться.
Это поможет вам наладить взаимопонимание и показать, что вы не отправляете стандартное электронное письмо нескольким людям.
Конечно, в этом нет необходимости, если вы отправляете электронное письмо коллеге или знакомому, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.
С коллегой начните с «почему».
Ни у кого нет времени (и терпения), чтобы угадать, о чем электронное письмо.
Чем раньше вы ответите на вопрос «почему», тем быстрее вы привлечете их внимание.
Быстрый совет: Если вы рассылаете коммерческие электронные письма и вам нужно вдохновение, чтобы точно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны электронных писем HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути клиента.
4. Ваше сообщение должно быть кратким и лаконичным.
По данным Statista, мы отправляем и получаем примерно 319 миллиардов электронных писем в день по всему миру.
Эта статистика ясно показывает одну вещь: мы тратим много времени на чтение электронной почты. И из-за этого многие люди просто просматривают электронные письма, чтобы понять суть сообщения и перейти к следующему.
Имея это в виду, вы хотите оптимизировать свою электронную почту для удобства чтения и сканирования. Это будет выглядеть так:
- Абзацы должны быть короткими.
- Добавление маркеров.
- Использование визуальных элементов для разделения текста.
Хотя вам может показаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого.
Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе, пришедшего на почту. Подумайте об этом так: каков главный вывод из вашего электронного письма и есть ли конкретное действие, которое вы хотите, чтобы ваш получатель предпринял?
Оттуда набросайте свое электронное письмо и, когда будете его перечитывать, убедитесь, что каждая добавленная вами строка помогает вам достичь этой цели. Если это не так, удалите его.
Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, вероятно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу. Вы можете использовать этот бесплатный инструмент для проведения совещаний, чтобы быстрее планировать свои совещания и избегать переписки по электронной почте.
5. Поддерживайте соответствие шрифту.
Если я получу такое электронное письмо, я немедленно удалю или предполагаю, что это мошенничество.
Электронная почта может быть интересной. Вы можете добавлять изображения, GIF-файлы и цвета. Тем не менее, есть способ сделать это, который не слишком раздражает и не отвлекает.
Это пример того, что не следует делать. В электронном письме используется несколько шрифтов, разных размеров шрифта и разных цветов. В результате глаз не знает, куда идти, и это немного подавляет.
Кроме того, сообщение теряется, так как ваш получатель слишком отвлекается на все эти элементы, борющиеся за его внимание.
Итак, эмпирическое правило: придерживайтесь одного шрифта. Если вы хотите использовать вторичный, используйте его экономно. Следуйте тому же правилу для цвета.
Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут неправильно отображаться на устройстве другого человека. Вместо этого используйте веб-безопасные шрифты электронной почты, например:
- Arial .
- Курьер
- Грузия
- Гельветика
- Люсида Санс
- Тахома
- Таймс Нью Роман
- Требюше MS
- Вердана
Фактически, это точный список, который дает Gmail:
Это гарантирует, что ваш получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от устройства или операционной системы.
6. Напишите простое закрытие.
Когда вы закончите с содержимым вашего электронного письма, пришло время закрыть его.
Вам не нужно придумывать что-то особенное — просто делайте закрытие простым и понятным.
Ничего подобного:
Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия, и все будет хорошо.
Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных строк закрытия ниже:
- С уважением
- С уважением
- Лучший
- С уважением
- Теплые пожелания
- С уважением
- Добрые пожелания
- Спасибо
- Береги себя
7. Расписание электронной почты.
Исследование Sleep Advisor, проведенное в 2020 году, показало, что около 54% американцев проверяют свою рабочую электронную почту сразу после пробуждения или в течение часа после пробуждения.
Еще одно исследование Litmus о состоянии электронной почты в США в 2021 году подтверждает это.
Выяснилось, что самое популярное время для чтения электронной почты — утро. Открытые ставки начинаются около 6 утра, но обычно достигают пика с 9 утра до полудня по местному времени.
Имея эту информацию, вы можете следовать одной из двух стратегий: отправлять электронную почту утром, когда вы знаете, что они пролистывают, или ждать менее занятого времени.
С одной стороны, ваша электронная почта рискует быть похороненной, если вы отправите ее утром. Однако, если вы подождете позже, ваша электронная почта может никогда не открыться.
Чтобы выяснить, что лучше всего подходит для обмена электронной почтой с вашей командой, нужно методом проб и ошибок выяснить, что лучше всего работает.
Если вы пишете электронное письмо кому-то из другого штата или страны, вы также должны учитывать часовые пояса. Полдень для вас может быть 7 часов вечера. для кого-то еще. Таким образом, имейте в виду, кто ваш получатель и когда он будет наиболее восприимчив к вашему электронному письму.
Совет: вы можете использовать наш бесплатный инструмент планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма отправляются в нужное время.
8. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.
Вы почти у цели — не ошибитесь на последнем отрезке.
Представьте себе, что вы тратите время на создание идеального сообщения, а потом его игнорируют, потому что письмо изобилует орфографическими и грамматическими ошибками.
Вот как этого избежать: закончив составление электронного письма, скопируйте и вставьте его в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, формулировку и орфографию.
В качестве альтернативы вы также можете использовать бесплатные программы проверки, такие как Grammarly, чтобы автоматизировать процесс во время черчения.
Источник изображения
Кроме того, прочитайте сообщение вслух, чтобы убедиться, что предложения не слишком длинные, звучат неуклюже или роботизированно.
Вы хотите, чтобы ваша электронная почта звучала как человеческий .
Все эти советы помогут читателю сосредоточиться на вашем сообщении, а не на других элементах вашего письма.
Советы по написанию электронных писем для международных команд
Большинство людей вам этого не скажут, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы напишете хотя бы одно слово. Это начинается с вашего мышления.
Когда вы находитесь в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые общаются и убеждают.
Звучит логично… но как войти в «правильное настроение»? Что ж, есть два способа: поставить себя на место получателя и написать так, как вы говорите.
Подробнее об этом ниже.
Представьте, что вы получили электронное письмо, которое вы пишете.
Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли его прочитать, не говоря уже о том, чтобы ответить на него? Или включил совершенно не относящееся к делу предложение?
Источник изображения
Ahrefs — это инструмент SEO, однако они получили электронное письмо от рыболовной компании.
Одной из самых больших проблем, когда дело доходит до написания электронной почты, является отсутствие сочувствия к получателю. Задайте себе следующие вопросы:
- Почему я пишу этому человеку по электронной почте?
- Подходит ли мне этот человек, учитывая, чего я пытаюсь достичь?
- Ясно ли мое сообщение?
- Не лучше ли обсудить это на совещании?
- Каждая линия помогает или вредит моей цели?
Это особенно важно, когда вы отправляете электронное письмо кому-то новому, но все еще ценному при общении с коллегой.
Пишите так, как говорите.
Если вы не являетесь носителем английского языка, нормально чувствовать, что вы должны быть более формальными, когда дело доходит до написания электронной почты.
Однако это приводит к тому, что электронные письма слишком формальны и кажутся неуклюжими или жесткими. Например:
Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, как будто один человек разговаривает с другим.
Видео-курс
